|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Onderhoud > Instellingen |
Voordat u Mill7 gaat gebruiken dienen via menu Onderhoud, instellingen de instellingen te worden ingevoerd.
De instellingen zijn ondergebracht over verschillende tabbladen:
•Uren
De instellingen in het invoerblok Systeem gelden voor alle administraties en kunnen alleen gewijzigd worden door een gebruiker met supervisor rechten.
Gebruik oude helpsysteem
Met ingang van versie 7.6C.2 wordt de Mill7 help informatie geopend in de standaard web browser van de gebruiker.
Met de setting 'Gebruik oude helpsysteem' wordt de help geopend als chm bestand.
Zie ook de help topics Installatie Mill7 en Paden en netwerkinstallatie
Tijdsduur foutmelding
Het aantal seconden dat de gele foutmeldingen blijven staan. Standaard blijven de meldingen vijf seconden staan.
Dagen wachtwoord
Mill7 verplicht de gebruiker na het aantal dagen het wachtwoord te wijzigen.
Indien het aantal dagen gelijk is aan 0 (nul) dan hoeft het wachtwoord niet gewijzigd te worden.
Gebruik zinnen voor wachtwoorden
Met deze instelling is het mogelijk om een zin te gebruiken als wachtwoord. De maximum lengte is 64 karakters.
Wachtwoord verplicht
Hiermee kan worden afgedwongen dat elke gebruiker een wachtwoord gebruikt bij het inloggen in Mill7.
Als het wachtwoord verplicht is moet het voldoen aan de volgende regels.
Bij gewone (korte) wachtwoorden:
–Minimaal 5 en maximaal 10 karakters.
–Minimaal 3 letters en minimaal 2 andere karakters van ander type zoals cijfers, symbolen of leestekens.
Bij zinnen (lange wachtwoorden):
–Minimaal 11 en maximaal 64 karakters.
Overnemen OS gebruiker
Als deze optie is aangevinkt zal bij het opstarten van Mill7 de gebruikerscode automatisch worden ingevuld met de gebruikerscode waarmee bij windows is aangelogd.
Uitgebreid rechtensysteem (trust)
In de Trust-versie kan gebruik worden gemaakt van een uitgebreider rechtensysteem waarmee verschillende gebruikers groepen kunnen worden aangezet voor algemene rechten en toegangs rechten voor service companies en clientadministraties.
Na het aanzetten van deze optie moet Mill7 opnieuw worden gestart.
Na het aanzetten van de optie moet via menu Beheer> Gebruikers> Onderhoud> voor alle gebruikers de rechten groepen worden aangepast.
Verberg administratie zonder recht
Administraties waar geen rechten voor zijn, worden niet zichtbaar in de lijst administraties.
De instellingen in het invoerblok Boekhouding geldt alleen voor de geopende administratie.
Bedrijf masker
De code van een firma wordt automatisch aangemaakt op basis van dit masker. X staat voor alfanumeriek (letters), 0 voor numeriek (nummers). De letters zijn het begin van de naam, het nummer is een volgnummer. Het volgnummer wordt opgehoogd als de letters al eerder in een code voorkomen.
De code wordt aangevuld met nullen als de naam korter is dan het alfanumerieke deel van het masker.
Voorbeeld 1: Masker = XXX00, de 1e firma met naam Millogic software krijgt de code MIL01
Voorbeeld 2: Masker = XXX00, de 1e firma met naam Ve krijgt de code VE001
Personen masker
De code van een persoon wordt automatisch aangemaakt op basis van dit masker.
Alloceer conceptfacturen (Trust)
Conceptfacturen gebaseerd op uren, verschotten en vergoedingen die niet worden geboekt, worden verwijderd nadat ze zijn geprint en/of opgeslagen.
Met deze optie worden concepten niet verwijderd maar kunnen in Mill7 worden bekeken en geaccordeerd. De uren en fees waarop de conceptfactuur betrekking heeft worden gealloceerd en kunnen niet meer worden gewijzigd worden tenzij de conceptfactuur wordt verwijderd.
De conceptfacturen moeten worden goedgekeurd voordat ze gefactureerd kunnen worden.
Bij de instelling Facturering> Overig facturering kan gekozen worden voor 'Accorderen concepten door twee gebruikers'.
Zie ook het help onderwerp Facturering.
Periodeduur
Gekozen kan worden voor de volgende periodes: Jaar / Kwartaal / Maand / 4-week / Week. Op basis van deze instelling kan Mill7 voorstellen in een bepaalde periode te boeken. Bijvoorbeeld op 25 augustus zal Mill7, bij een maand periode, bij het aanmaken van een nieuw dagboekblad voorstellen in periode 8 te boeken.
Zodra er mutaties zijn gemaakt kan de Periode-duur niet meer worden gewijzigd.
Boekjaar van/tm
Begin en einddatum van het boekjaar.
Zodra er mutaties zijn gemaakt kan de boekjaar periode alleen worden gewijzigd via de de functie 'Herberekenen periodes'.
Boekhoudvaluta
De (boekhoud-) valuta waarin de administratie wordt gevoerd. Zodra er mutaties zijn gemaakt kan de Boekhoudvaluta niet meer worden gewijzigd.
Consolidatie boekhouding
Indien dit kruisvakje aan staat, kan de administratie alleen worden gebruikt om andere administraties in te consolideren.
Vrije velden
Bij relaties, firmas en personen, bij debiteuren en crediteuren en bij gebruikers zijn een aantal vrij te gebruiken velden beschikbaar.
De naam op het scherm kan hier per veld worden ingegeven.
Dat geldt ook voor de extra adresregels en het veld Straat/nr.
De scherm namen voor deze velden gelden zowel voor firmas als voor personen.
Basisgegevens - Mill7 online (Trust)
Gebruik E-mail validatie
Hiermee kan worden afgedwongen dat elke gebruiker een validatiecode moet ingeven bij het inloggen in Mill7 Mobile.
Deze code wordt verstuurd naar het e-mailadres welke ingegeven is bij de gebruikersinstellingen.
- Overig
Eerste W/V rek.
De eerste winst en verlies grootboekrekening.
Lagere rekeningnummers worden beschouwd als balansrekeningen, hogere rekeningnummers als winst- en verliesrekeningen.
Balanscode eerste W/V-rekening
Met ingang van versie 7.6C.1 is deze instelling komen te vervallen.
Zie ook het help onderwerp Onderhoud> Balanscodes.
Rekening Te verdelen resultaat
Op deze rekening wordt in de beginbalans van het nieuwe boekjaar het resultaat winst en verlies van het vorig boekjaar geboekt.
Rekening betalingskorting crediteuren
Indien in het voorstel bij automatische betalingen het te betalen bedrag wordt verlaagd wordt het verschil geboekt op de rekening betalingskorting crediteuren.
Rekening dagboek verschillen
Het saldo van alle mutaties samen op dagboekbladen van het type debiteuren en crediteuren hoort nul te zijn. Verschillen doordat een blad niet is afgemaakt worden geboekt op deze rekening.
Rekening afboeken betalingsverschillen
Bij het gedeeltelijk afboeken van een openstaande post, wordt de optie geboden om op deze rekening het resterende bedrag te boeken, waarmee de openstaande post komt te vervallen.
Tussenrekening autom. betalingen
Na het aanmaken van een bestand automatische betalingen worden de facturen op deze rekening afgeboekt in een memoriaal dagboek op deze tegenrekening.
Zowel het dagboek als de tegenrekening worden opgegeven tijdens het proces automatische betalingen.
Als de tegenrekening in het betalingsproces wordt veranderd dan wordt die verandering ook hier opgeslagen.
De tussenrekening wordt ook gebruikt als voorstel in het incassoproces als daarvoor geen speciale tegenrekening is toegewezen. Als de rekening in het incassoproces gewijzigd wordt dan wordt die apart opgeslagen zonder de tegenrekening voor de automatische betalingen te beïnvloeden.
Dagboek memoriaal creditfacturen
Bij het boeken van een credit-factuur voor een debiteur wordt in dit dagboek de memoriaal boeking gemaakt om de originele factuur en de credit-factuur tegen elkaar weg te boeken.
Tabel balanscode
Dit is de standaard balanscodetabel voor deze administratie.
Bij het koppelen van een grootboek rekening aan een balanscode kan alleen een balanscode uit deze tabel worden gekozen.
Gebruik rekeninginstellingen vorig boekjaar
Het activeren van deze optie heeft tot gevolg dat de twee kolommen voor het vorige boekjaar in de balanspresentatie bij Balance, P&L gebaseerd worden op de instellingen met betrekking tot de balanscodes bij de rekeningen in het vorige boekjaar. Anders worden de instellingen in het huidige boekjaar toegepast. Voor rekeningen die in het vorige boekjaar gebruikt zijn, maar in het huidige boekjaar ontbreken worden hoe dan ook de instellingen in het vorige jaar toegepast.
Eerste balanscode passiva
Met ingang van versie 7.6C.1 is deze instelling is komen te vervallen.
Indien deze optie aangevinkt is worden alle mutaties van journaalposten gelogd. Gelogd worden wijzigingen van datum, rekening, documentnummer en bedrag. Tevens wordt gelogd door wie en wanneer de wijzigingen zijn gemaakt.
Vreemde valuta in bank NIET toestaan
Indien dit kruisvakje aanstaat kan in de bank niet rechtstreeks op vreemde valuta debiteuren of crediteuren worden geboekt. Ook Ctrl+K voor afwijkende valuta werkt niet in dagboeken van type bank.
Boeken buiten periode of boekjaar NIET toestaan
Indien dit kruisvakje aanstaat kan niet op een datum worden geboekt die buiten het boekjaar, of buiten de periode valt. Indien het kruisvakje uitstaat volgt een waarschuwing indien buiten het boekjaar wordt geboekt.
Balanscodes bij rekeningen uitschakelen
Als deze opties aanstaat is het niet mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening balanscodes voor positief en negatief saldo in te voeren.
Als deze optie aanstaat zijn de functies koppelen en ontkoppelen bij Onderhoud> balanscodetabellen niet beschikbaar.
Grootboekrekeningen kunnen alleen via een reeks gekoppeld worden aan een balanscode.
Autoriseren crediteurenfacturen voor betaling
Indien deze optie in de administratie is geactiveerd, moeten openstaande posten van crediteuren eerst worden geautoriseerd voordat ze in het betalingsvoorstel verschijnen.
De optie moet per administratie worden aangezet en wordt geactiveerd nadat Mill7 opnieuw is opgestart.
Om te kunnen autoriseren moet een gebruiker beschikken over het recht Autoriseren betaling crediteuren. Het autoriseren zelf gebeurt in het scherm Administratie > Financieel > Autoriseer betalingen.
Tabel rekeningherkenning (alleen beschikbaar in de Pro- en Trust-versie)
Per administratie kan 1 tabel worden ingesteld voor het herkennen van omschrijvingen bij het inlezen van bankmutaties en het inlezen van UBL facturen.
standaard is 0. Een tabel kan worden toegevoegd of onderhouden in het scherm onderhoud - rekeningherkenning.
Standaard valuta tabel nieuw dagboek creatie (alleen beschikbaar in de Pro- en Trust-versie)
Hier kan een standaard valuta tabel worden opgegeven die wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuw dagboek.
De volgende opties zijn alleen beschikbaar in de Trust-versie:
Factureren volgend boekjaar voor prolongatie
Indien deze optie aan staat worden journaalposten van facturen met een datum die na einde huidig boekjaar ligt, aangemaakt in een tijdelijk bestand.Op het moment dat er wordt geprolongeerd worden deze journaalposten automatisch in het nieuwe boekjaar aangemaakt in het juiste dagboek.
Meer info hierover is te vinden onder Vooruit factureren.
Bereken kosten en opbrengsten in valuta van de factuur.
Indien deze optie aan staat, wordt bij het inboeken van een factuur van een vreemde valuta debiteur of crediteur de kosten en opbrengsten ook in de valuta van deze factuur uitgerekend.
Dit geldt alleen voor boekingen die na activeren van deze instelling worden aangemaakt. Historische boekingen in het boekjaar kunnen via de optie herberekenen boekhoudtotalen worden uitgerekend.
Toon Luxemburg XML codes
Deze optie laat extra kolommen zien bij het instellen van de balanscodes ten behoeve van de aangifte in XML in Luxemburg.
Voor Luxemburg klanten is een aparte Mill7 eCDF module ontwikkelt die ondersteuning biedt bij de XML aangifte. Indien u hierin geïnteresseerd bent kunt u contact opnemen met info@Millogic.nl.
Toon KVK XBRL labels
Deze optie laat extra kolommen zien bij het instellen van de balanscodes ten behoeve van de deponering in XBRL bij de Kamer van Koophandel in Nederland.
Indien u geïnteresseerd bent in deponering KvK via Mill7 kunt u contact opnemen met info@Millogic.nl.
Indien de boekhoudvaluta niet in euro is maar toch aangifte in euro moet worden gedaan kan dit veld worden ingesteld op de euro. Alle BTW-boekingen worden dan ook uitgerekend in euro tegen dagkoersen. De informatie wordt opgeslagen in de CTRL-K velden bij de journaalpost.
Dit geldt alleen voor BTW-boekingen die na activeren van deze instelling worden aangemaakt. Historische boekingen in het boekjaar kunnen via de optie herberekenen boekhoudtotalen worden uitgerekend.
Via BTW-aangifte NL kan aangifte worden gedaan in euro.
Standaard folder Auditfiles
Hier kan een standaard locatie voor het opslaan van Auditfiles worden ingegeven.
Bij het aanmaken van de Auditfiles via Administratie > Financieel > XML Auditfile aanmaken zal dit pad worden getoond als: [DEFAULT folder]\{B-folder}.xaf.
Hiermee is het werkelijke pad niet zichtbaar. Gebruiker kan tijdens het aanmaken van de Auditfile een andere locatie kiezen.
MT940:Bankrekeningnummer 16 cijfers
Hiermee is het mogelijk een MT940 of MT940 Structured bestanden in te lezen waarin het bankrekeningnummer 16 posities lang is in plaats van 10.
- Opmaak
Laatste factuur
Het laatst gebruikte factuurnummer. Dit nummer wordt automatisch opgehoogd bij het boeken van nieuwe facturen via de factuur module.
Laatste concept (alleen in de Trust-versie)
Het laatst gebruikte nummer voor conceptfacturen met betrekking tot uren en vergoedingen. Deze wordt bij facturering automatisch opgehoogd.
De nummer reeks wordt voor alle service companies gebruikt.
Afwijkend nr./Dagboek voor creditfacturen (alleen in de Trust-versie)
Met deze optie worden creditfacturen aangemaakt met een aparte reeks nummers en in een apart dagboek.
De optie geld voor alle service companies.
Nummer en Dagboek moeten per service company worden ingegeven.
Laatste nr/dagboek
Het laatst gebruikte factuurnummer voor creditfacturen. Deze wordt bij facturering automatisch opgehoogd.
Wanneer geen nummer is gevuld wordt het nummer Laatste factuur gebruikt.
Dit nummer wordt niet gebruikt voor facturen die geboekt worden in het volgende boekjaar.
Het dagboek waarin creditfacturen worden geboekt.
Wanneer geen dagboek is ingevuld wordt het dagboek van de debiteur gebruikt.
Verschotten tekst vanaf t/m
De groep met artikelen die op periodieke facturen als verschotten wordt getoond.
Bewerkingen waar deze artikelen aan gekoppeld zijn worden in het urenscherm beschouwd als verschotten.
De factuurstatus van verschotten waarbij ook een zaak is ingevoerd wordt bepaald door de bewerking en niet door de zaak.
Inleidende tekst
De periodieke facturen tonen groepen artikelen voor vaste vergoedingen, uren en verschotten. Deze drie groepen kunnen worden voorafgegaan met een inleidende tekst. Deze tekst dient ook als artikel te worden ingevoerd.
Factuur volgorde
Facturen kunnen, nadat ze zijn geboekt, in een optionele, vrij te kiezen volgorde worden afgedrukt.
Die optionele volgorde is hier in te stellen. Bij het aanmaken van een factuur wordt deze volgorde in de factuur opgeslagen.
Wanneer deze volgorde veranderd wordt kan met de knop sorteren facturen deze verandering in de facturen worden doorgevoerd.
Deze velden kunnen ook gebruikt worden voor de naamgeving van facturen die worden opgeslagen als bestand.
Rapport layout
Voer hier de namen van de rapporten die worden gebruikt bij facturering.
Wanneer geen rapport layout is ingevuld worden de Mill7 standaard layouts gebruikt.
Dit is voor:
–Factuur: factuur.rpt
–Begeleidend schrijven: begeleidend schrijven.rpt
–Urenspecificatie: urenspecificatie.rpt
–Aanmaningen: aanmaningen.rpt
De standaard layouts worden meegeleverd met elke Mill7-update en staan in de Mill7\reports folder.
Wanneer een maatwerk rapport layout is ingevuld moet het bijbehorende bestand opgeslagen staan in de Mill7\reports\custom folder.
Factuurtaal
Gekozen kan worden om alle facturen in een vaste taal af te drukken, of om de factuurtaal te laten bepalen door de taal die bij de debiteur is ingesteld.
Valuta, Minimumbedrag uren/verschotten en koers
Facturen kunnen in meerdere valuta worden geboekt. De koers kan uitgerekend worden via de koerstabel of via vaste koersen.
Per valuta kan een vaste koers en een minimum bedrag worden ingesteld. Als het te factureren bedrag met betrekking tot uren inclusief verschotten en BTW lager is dan het minimum wordt de factuur niet aangemaakt.
Op facturen met fixed fees en uren en/of verschotten is het minimum bedrag niet van toepassing.
De ingevoerde valuta bepalen de valuta bedragen die bij de uren tarieven kunnen worden ingevoerd.
Facturering - Opslag/vrije uren
Opslagen gebruiken
Hier kan aangegeven worden of opslagen gebruikt moeten worden.
De opslagen zelf worden ingevoerd via menu Onderhoud -> Uren en facturering -> Opslagen en kortingen.
Vrije uren
Bij vrije uren wordt ingevoerd voor welke artikelen de vrije uren gelden, en of de vrije uren zichtbaar of onzichtbaar zijn op de factuur.
Facturering - Overig facturering
Periode vergoedingen en uren afdrukken
Keuze of en hoe een periode op een urenfactuur wordt afgedrukt.
Datumformaat
Hiermee kan de factuurdatum als tekst of als datum worden afgedrukt.
Adm. losse facturen
Wanneer een factuur handmatig wordt aangemaakt (niet via urenfacturering) kan deze instelling gebruikt worden om de aangemaakte factuur in een andere administratie te boeken dan de administratie horend bij de service company van de debiteur.
Op deze manier is het mogelijk om alle handmatige facturen in een administratie te boeken.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de Trust-versie
Accorderen concepten door twee gebruikers
Bij de instellingen voor Basisgegevens kan gekozen worden voor 'Alloceer conceptfacturen'.
Standaard moeten conceptfacturen door een (1) gebruiker worden goedgekeurd. Met de optie 'Accorderen concepten door twee gebruikers' moeten conceptfacturen door 2 gebruikers worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden gefactureerd.
Afwijkende Service Company per vaste vergoeding
Het is mogelijk om meerdere vaste vergoedingen van een (1) debiteur in verschillende administraties door te boeken.
Hiervoor moet het keuzevakje aangevinkt zijn.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de Trust-versie.
Eenmalige vergoedingen NIET verwijderen
Deze instelling heeft betrekking op Service en vergoedingen binnen Relatiebeheer.
Zodra de eenmalige vergoeding is gefactureerd, worden de gegevens in de factuur frequentie van de vaste vergoeding op 0 gezet zodat deze niet opnieuw zal worden gefactureerd.
Alleen uren factureren indien accoord supervisor
Selecteer deze optie om alleen de uren welke ook zijn geaccordeerd door de supervisor, mee te nemen in de facturering.
Verschotten altijd factureren tm vandaag
Standaard zal bij de facturering van verschotten, de verschotten worden gefactureerd volgens de selectie in het facturering scherm uren/verschotten tm.
Met deze optie geselecteerd, worden alle verschotten welke nog niet zijn gefactureerd tot en met vandaag, meegenomen op de factuur. Voor meer informatie, zie Factureren uren, verschotten en vaste vergoedingen.
Artikel selectie vaste vergoedingen
Wanneer deze optie aanstaat kan bij het factureren een selectie worden gemaakt op artikelen gebruikt in vaste vergoedingen. op deze manier kan een specifieke vergoeding worden gefactureerd in plaats van allemaal.
Gebruik factuurtekst in journaalpost
Met deze optie wordt bij het boeken van een factuur via de factuurmodule de factuurtekst overgenomen in de omschrijving van de journaalregel.
Bedrag achter inleiding uren tekst
Normaal wordt achter elke factuurtekst een bedrag getoond. Met deze optie wordt een totaal bedrag achter de inleidende tekst gezet. Omdat deze optie niet werkt met andere opties als opslagen, vrije uren en commissie wordt deze optie afgeraden.
Bedragen optellen
Met deze optie kunnen factuurteksten worden gesplitst indien het tarief niet altijd gelijk is binnen een factuurtekst.
Alleen uren/verschot. fact. als vaste verg. worden gefactureerd
Indien deze optie aan staat worden uren en verschotten alleen gefactureerd als er ook een vaste vergoeding wordt gefactureerd.
Status actieve debiteur van/tm
Actieve vennootschappen horen allen dezelfde status te krijgen om bijvoorbeeld gefactureerd te kunnen worden. De status kan ondermeer bij de debiteur worden ingevoerd. Alle debiteuren binnen de aangegeven reeks kunnen worden gefactureerd.
Venster
Briefpapier Venster: Het adres wordt links of rechts op rapporten getoond.
Bovenmarge en linkermarge
Marges op het briefpapier.
Printvertraging
Hier kun je optioneel het aantal seconden tussen de prints instellen, bij het printen van facturen.
Deze optie is handig bij oudere printers / servers, welke moeite hebben met de verwerking van grotere aantallen prints.
Onderstaande instellingen zijn voor alle service companies gelijk.
Voor client administraties moeten ze per administratie worden aangegeven.
Gebruik Win2pdf driver om facturen aan te maken in PDF
Deze alternatieve driver voor het printen naar PDF kan een betere kwaliteit geven dan de ingebouwde standaard driver. Dit is een commerciele externe driver welke niet via Millogic Software wordt geleverd.
De Win2pdf printer moet bij de gebruiker geselecteerd zijn als standaard printer om met deze optie te kunnen werken.
Default E-mail adres factuur en aanmaning
Indien facturen en aanmaningen per e-mail worden verstuurd wordt de geadresseerde van de e-mail bepaald aan de hand van de hier gemaakte keuze.
–Persoon in begeleidend schrijven adres van de debiteur
–Persoon in het begeleidend schrijven van de debiteur met een CC naar de accountmanager van de debiteur
–Naar de accountmanager van de debiteur
–Naar personen in het relatiebeheer bestand Overige relaties (bestand F115) waarvoor is aangegeven dat ze een e-mail ontvangen (veld 9 = ja)
UBL is een internationaal formaat (bestands formaat .xml) voor facturen.
–Creëer UBL-bijlagen voor factuur e-mails
Wanneer facturen per e-mail worden verstuurd gebeurt dat standaard als PDF-document. Met deze optie wordt de factuur ook als UBL-bestand als bijlage toegevoegd aan de e-mail.
–Neem pdf op in UBL-bestanden
Als deze optie aanstaat wordt bij het aanmaken van het UBL-bestand de PDF opgenomen in de UBL. Bij het e-mailen van de factuur wordt het PDF-bestand ook nog als losse bijlage toegevoegd.
Andere gegevens dan de factuurdetails die in de UBL kunnen worden geplaatst zijn:
–naam, postadres, BTW-ID-nummer en KvK-nummer van de debiteur
–naam, postadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, BTW-nummer en KvK-nummer uit de Bedrijfsgegevens
–naam, en email adres van de accountmanager
–telefoonnummer en faxnummer werkgever van de accountmanager
Mollie-instellingen
Onderstaande instellingen zijn voor alle service companies hetzelfde.
–Betaallink voor Mollie betalingen toevoegen
Deze instelling activeert de mogelijkheid om in e-mailberichten voor facturen een weblink toe te voegen, waarmee de factuur betaald zou kunnen worden.
–Adres webservice Mollie betalingen
Het adres van de Mollie webservices die gebruikt wordt om met Mollie te kunnen communiceren.
Voor meer informatie over dit over dit onderwerp zie Mollie betalingen.
Wijzigen relatiecode
Als het keuzevakje aanstaat kan bij het aanmaken van een nieuwe relatie (firma/persoon) zelf een code worden ingegeven.
Wanneer u deze code leeg laat maakt Mill7 zelf een code aan. Als het keuzevakje niet is aangevinkt maakt Mill7 altijd de code aan.
Wijzigingen relatiebeheer loggen
Als het keuzevakje aanstaat worden alle wijzigingen in relatiebeheer en m.b.t. firma's, personen, debiteuren en crediteuren gelogd.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de Trust-versie.
Elfproef rekening
Als het keuzevakje aanstaat worden bankrekeningen bij invoer gecontroleerd met de elf-proef.
Deze instelling kan alleen worden gebruikt voor Nederlandse bankrekeningen.
Wordt alleen nog gebruik gemaakt van SEPA dan kan deze instelling uitstaan.
Bewaar voltooide acties bij prolongatie
Met deze optie worden acties die zijn voltooid meegenomen bij het aanmaken van een nieuw boekjaar.
Standaard worden acties die zijn voltooid niet gecopieerd naar het nieuwe boekjaar.
Toon documenten per persoon (opnieuw opstarten)
Selecteer deze optie als u de mogelijkheid wilt hebben om aan personen documenten te koppelen.
Hiermee wordt het tabblad documenten zichtbaar onder personen in relaties.
Toon tabblad vrije velden bij personen (herstarten)
Door het vinkje te plaatsen, wordt een extra tabblad geactiveerd onder Personen.
Dit tabblad kan gevuld worden met verschillende velden, via het menu Beheer, Relaties, Vrije velden personen.
Vervaltermijn debiteuren
Hier wordt de standaard vervaltermijn voor de openstaande posten debiteuren ingegeven.
Deze termijn wordt gebruikt voor het bepalen van de vervaldatum bij het aanmaken van de journaalpost debiteuren.
Waarde 0 geeft aan standaard van 30 dagen. Indien een vervaltermijn van 0 dagen is gewenst moet de waarde -1 worden ingevoerd.
Bij de debiteur kan een afwijkende vervaltermijn worden ingevoerd op het tabblad incasso.
Voor crediteuren is de standaard vervaltermijn altijd 30 dagen. Per crediteur kan een vervaltermijn worden ingesteld op tabblad Aut. betalingen.
Voorstel BTW-code
Hier kan de standaard BTW-code voor debiteuren en crediteuren worden ingevoerd.
Bij het aanmaken van een debiteur of crediteur wordt deze code overgenomen
Volgorde adres
Hier kan worden ingesteld hoe een adres wordt opgebouwd. Eerst de firma of eerst de persoon.
Aantal adresregels
Het aantal adresregels dat wordt getoond op de tabbladen Firma>Adressen en Personen>adressen uitgebreid.
Type e-mail document
In Mill7 kan je e-mails aanmaken waarbij een rapport als bijlage wordt toegevoegd.
Het formaat waarin het rapport wordt bijgevoegd wordt hier bepaald.
Indien wordt gekozen voor het formaat PDF of RTF moet de knop "Registreer export dll's" worden uitgevoerd.
Export Brief
Hier kan worden ingesteld dat bij het opstarten van een brief deze als Word document wordt getoond of wordt geëxporteerd naar exportfiles.
Default map query bestanden
Hier worden de aangemaakte queries opgeslagen.
Status prospect
Hiermee wordt aangegeven door welke status een prospect herkend kan worden.
Gebruikers zonder het recht 'Wijzigen vennootschappen alle statussen' kunnen alleen clienten met de status prospect wijzigen.
Kleuren verplichte velden Relatiebeheer
Hiermee kunnen velden in Relatie management verplicht zijn maar nog niet gevuld van een signaal kleur voorzien worden.
Default instellingen debiteuren
De standaard instellingen hebben betrekking op het aanmaken van nieuwe debiteuren.
De debiteur wordt aangemaakt met de instellingen zoals die hieronder zijn ingegeven.
Default serv. comp.
De belangrijkste service company is vaak de service company van de hoofdboekhouding.
Deze service company wordt standaard bij nieuwe debiteuren ingevoerd.
Default taal
De factuurlayout kan in meerdere talen zijn opgemaakt. Hier kun je de standaard taal kiezen welke wordt gekozen als deze niet nader is gespecificeerd in het tabblad facturering bij de specifieke debiteur. 0 Staat voor Nederlands, 1 voor Engels.
Default valuta
De standaard valuta kan hier worden ingegeven. Deze valuta wordt meegenomen in de facturering als voor de debiteur geen specifieke valuta is geselecteerd in het tabblad facturering.
Default urenspecificatie
Als deze optie is geselecteerd zal er een standaard urenspecificatie worden afgedrukt als deze niet nader is gespecificeerd in het tabblad Facturering bij de Instellingen of bij de debiteur zelf in het tabblad facturering.
Default zaak urenregistratie verplicht
Indien deze optie is geselecteerd wordt bij aanmaak van de debiteur de optie zaak urenregistratie verplicht actief. Bij het registreren van uren op deze debiteur moet dan een zaak worden ingevoerd.
Accountmanager
Hier wordt de code ingevoerd die in relatiebeheer wordt gebruikt om accountmanager in te vullen.
Deze code is belangrijk om de accountmanager in relatiebeheer te synchroniseren met de verkoper (AM) in het debiteurenscherm.
De codes die hier worden ingevoerd zijn vervolgens te gebruiken in de Mill7-rapportage en -queries.
Trustmedewerker2 t/m trustmedewerker5
Deze worden gebruikt in bepaalde rapporten.
Synchroniseren kostenplaats met relatiebeheer.
Bij de debiteur kan een kostenplaats worden ingegeven voor de facturering.
Via deze optie kan de waarde bij de debiteur gesynchroniseerd worden met het relatiebeheer bestand 111 veld 30 (bestand Algemeen, veld Team).
Firma voorafgaand aan persoon altijd overschrijven
Door deze optie aan te zetten wordt in relatiebeheer bij het wijzigen van een persoon, de bijbehorende firma altijd overschreven door de werkgever van de persoon. Dit gebeurt alleen indien het personen veld wordt voorafgegaan door het firma veld.
Relatie rood kleuren bij code risico
Hier kan een risico code worden ingegeven.
Indien een relatie voldoet aan deze risico code, wordt deze in de Relatiebeheer module rood gekleurd.
Interval autocomplete in millsecondes (default 300)
Hiermee kan de interval van de autocomplete functionaliteit in het Uren en Boek scherm worden ingesteld.
De standaard is 300 milli secondes. Door de interval heel hoog te zetten wordt de autocomplete praktisch uitgeschakeld.
Versleutel adres informatie relaties
Deze optie maakt het mogelijk om gegevens van bepaalde personen en firma's afgeschermd in te voeren.
Tevens moet een gebruiker het recht hebben om deze gegevens in te voeren en te wijzigen.
Default pad documenten
Het zoekscherm welke gestart wordt bij het koppelen van documenten aan bijvoorbeeld personen, uren, maar ook binnen Relatiebeheer wordt standaard op deze disk locatie gestart.
Extern DMS
De CRM module kan gekoppeld worden aan een extern DMS systeem. Hiervooer moet dan een maatwerk programma ontwikkeld worden.
Hier kunnen de instellingen voor berekening van penalties en het aanmaken van vergoedingen door de wizards worden ingegeven.
Dit heeft betrekking op de oprichtings- en overige vergoedingen, welke afgedragen moeten worden aan de overheid.
Automatische doorbetalingen
Hier kan een percentage m.b.t. doorbetalingen worden ingegeven
Indien een deelbetaling van een factuur procentueel groter is dan dit percentage verschijnt het scherm doorbetaling maken bij het boeken van de betaling.
Tevens kan worden ingesteld of bij deelbetaling het bedrag geheel of pro-rata wordt doorbetaald.
Voor het doorbetalen van BTW is het gebruikelijk dat de bedragen pro-rata worden doorberekend.
Government Fees worden in zijn geheel doorbetaald op het moment dat een klant een bepaald percentage van de factuur heeft betaald.
Dagboek doorbetalingen
Via rapport doorbetalen kunnen de door te betalen bedragen geboekt worden.
De journaalposten worden geboekt in het dagboek wat hier staat ingesteld.
Tegenrek. doorbetalingen
Bij het aanmaken van de voornoemde boekingen wordt de hier ingevoerde grootboekrekening als tegenrekening gebruikt.
Commissie factuurtekst
Deze factuurtekst bepaalt op welke grootboekrekening de commissie van een vaste vergoedingen wordt geboekt.
Bij vaste vergoedingen per debiteur wordt commissies als een negatieve vergoeding met de commissie-factuurtekst ingebracht.
De commissie-factuurtekst wordt niet op de factuur getoond.
De commissie wordt afgetrokken van de eerste opbrengst boeking en tegengeboekt op de rekening ingegeven bij de commissie-factuurtekst.
De valuta van de commissie-factuurtekst en eerste opbrengstrekening moeten in de boekhoudvaluta zijn.
Er wordt geen BTW op deze boeking verrekend.
Controle
Hier kan voor UBO's, Aandeelhouders en Vennootschappen worden aangegeven welke documenten aanwezig moeten zijn.
Zie ook compliance
Gebruik Relian controle (herstart Mill7)
Bij gebruik van Relian wordt een extra tabblad geactiveerd in relatie management bij Firma's en Personen ten behoeve van de controle bij Relian.
Na het aanzetten van deze optie moet Mill7 opnieuw gestart worden.
Gebruikersnaam
De gebruikersnaam bij Relian (meestal een e-mail adres).
Wachtwoord
Het wachtwoord voor Relian.
Om paspoortgegevens naar Relian te kunnen sturen moet in het invoerblok Controle UBO en aandeelhouders (personen) de juiste code voor dit document zijn ingevuld.
Uren afronden
Gekozen kan worden om ingevoerde uren niet af te ronden, om wel af te ronden of om omhoog af te ronden.
Uren afronden op
Gekozen kan worden tussen afronden van ingevoerde uren op zes minuten of een kwartier.
Scherminstellingen
Op het urenscherm zijn de volgende velden optioneel.
Toon Zakenkolom:
Met deze optie wordt in het urenscherm een zakenkolom getoond. Hiermee kan bij een debiteur een zaak worden gespecificeerd.
Extra kolom omschrijving in lijst:
Als de optie aanstaat wordt de kolom 'Extra omschrijving' getoond op de schermen 'Uren per datum', 'Uren per debiteur' en op het 'Accorderen conceptfacturen' scherm 'Bewerk uren'. Deze omschrijving kan ook gebruikt worden bij de urenspecificatie in plaats van de interne omschrijving.
Uren Omschrijving verplicht:
Hiermee wordt afgedwongen dat de gebruiker altijd een omschrijving invoert bij het invoeren van uren.
Omschrijving in stopwatch:
Als het keuzevakje is aangevinkt is het mogelijk om via de stopwatch ook een omschrijving in te geven.
Verberg kolom Tarief en bedrag
Deze optie verbergt de kolom tarief indien de gebruiker geen recht heeft om het tarief te wijzigen.
Bewerking Vrij en Ziek
Hier kunnen de bewerkingen die betrekking hebben op ziekte en verlof worden ingesteld indien ziekte en verlof geadministreerd worden in de urenadministratie.
Controle urenschrijven
Alleen directe uren schrijven op clienten:
Als deze instelling aan staat is het niet mogelijk om voor een client uren te schrijven op een bewerking met een default factuur status N.
Gebruikers met het recht 'Factuur status wijzigen' kunnen de status wel aanpassen naar N.
Ook is het mogelijk om uren te schrijven op een zaak met een default factuur status N.
Alleen indirecte uren schrijven op service companies:
Als deze instelling aan staat is het niet mogelijk facturabele uren, factuur status J, te schrijven op een service company.
Invoer uren chronologisch
Door deze instelling kan worden afgedwongen dat er alleen uren op een datum kunnen worden ingevoerd indien de dag ervoor geheel is ingevuld. Bij gebruikers met de optie 'Uren accorderen als weektotaal' moeten eerst de uren van de vorige week zijn ingevuld.
Bewerkingen urenschrijver per bewerking ingeven
1. Standaard werkwijze:
Bij de rubriek bewerkingen in het scherm voor onderhoud gebruikers worden de eerste letters ingegeven van de bewerkingen waarop een urenschrijver mag schrijven. Stel dat de juridische bewerkingscodes met een L beginnen en de administratieve met een A: Als men bij deze rubriek LA invoert mag de gebruiker alleen voor juridische en administratieve bewerkingen uren schrijven.
2. Afwijkende werkwijze:
Door deze instelling wordt i.p.v. de beginletter van een bewerking de hele bewerkingscode gecontroleerd.
Via een promptlijst kunnen deze in het scherm onderhoud gebruikers worden ingegeven.
Indien bij een gebruiker bijvoorbeeld alleen de code "MAN" wordt ingevuld dan mag deze gebruiker alleen op de bewerking "MAN" tijdschrijven.
Max. uren/dag
Hierdoor wordt gecontroleerd of er meer uren op een dag worden geschreven dan toegestaan.
Indien het veld leeg is wordt er niets gecontroleerd.
Interval herinnering accordering
Hierdoor wordt gecontroleerd of de urenschrijvers al hun uren van de voorgaande week hebben geaccordeerd.
De ingevoerde waarde bepaalt de interval van de herinnering die op het scherm zal verschijnen in minuten.
Indien het veld 0 is wordt er niets gecontroleerd.
Overig
Uren met zelfde bewerking in stopwatch niet samenvoegen
Uren voor dezelfde debiteur op dezelfde datum met dezelfde bewerking worden standaard samengevoegd.
Door dit vakje aan te vinken kan dit worden voorkomen.
Afwijkend tarief debiteuren ook voor verschotten gebruiken
Het is mogelijk om een afwijkend tarief per debiteur of per case in te stellen.
Standaard geldt dit tarief alleen voor uren en niet voor verschotten.
Via deze instelling wordt het afwijkende tarief ook voor verschotten toegepast.
Altijd tarief urenschrijver controleren na urentarief debiteur.
Indien bij de debiteur of bij een case een afwijkend urentarief is ingevuld zal het tarief voor een bewerking aan de hand van deze tariefcode worden bepaald.
Als er geen tarief wordt gevonden dan kijkt het systeem bij de standaard code ALL.
Als deze optie aanstaat en er is voor de bewerking geen tarief gevonden wordt eerst naar een tarief gezocht bij de tariefcode van de urenschrijver. Indien daar ook geen tarief voor de bewerking wordt gevonden kijkt het systeem naar de code ALL.
Negeer tarief 0 bij urenregistratie
Tijdens het schrijven van uren verschijnt er een waarschuwing bij urenregels die gefactureerd moeten worden maar waarvoor geen tarief is gevonden.
Door het aanzetten van deze optie wordt de waarschuwing niet getoond.
Kostprijsmethode
De methode van kostprijsberekening.
Koerstabel effecten
De koerstabel m.b.t. effecten die gebruikt wordt in de portfolio administratie.
Ongerealiseerde winst niet boeken
Als deze optie aanstaat wordt tijdens het herwaarderen de ongerealiseerde winst niet berekend.
Effect
Dit is het rekeningnummer van de subadministratie effecten.
Te reconciliëren effecten
Wanneer journaalposten aan de hand van dagafschriften in de bankdagboeken worden ingevoerd kunnen de journaalposten m.b.t. portfolio op deze grootboekrekening worden ingevoerd. Bij het reconciliëren van de portfolio transacties wordt naar alle aanwezige journaalposten met deze grootboekrekening gekeken.
Transactie kosten
De kosten die worden ingegeven in de transactie, worden op deze rekening geboekt.
Ongerealiseerd resultaat
Tegenrekening waar het ongerealiseerd resultaat op wordt weggeboekt
Gerealiseerd resultaat valuta winst
De grootboekrekening waarop het positieve gerealiseerde resultaat op valuta wordt geboekt.
Gerealiseerd resultaat valuta verlies
De grootboekrekening waarop het negatieve gerealiseerde resultaat op valuta wordt geboekt.
Gerealiseerd resultaat effecten winst
De grootboekrekening waarop het positieve gerealiseerde resultaat op effecten wordt geboekt.
Gerealiseerd resultaat effecten verlies
De grootboekrekening waarop het negatieve gerealiseerde resultaat op effecten wordt geboekt.
Ongerealiseerd resultaat valuta
De grootboekrekening waarop het ongerealiseerde resultaat op valuta wordt geboekt.
Ongerealiseerd resultaat effecten
De grootboekrekening waarop het ongerealiseerde resultaat op effecten wordt geboekt.
Interest
De grootboekrekening waarop de interest op obligaties wordt geboekt.
Overige bankmutaties
Grootboekrekening waar transacties van het type "Overige bankmutaties" worden geboekt.
Dagboek memoriaal resultaten
Journaalposten m.b.t. resultaten uit de portfolio worden in dit dagboek geboekt.
Mill7 biedt de mogelijkheid om facturen en aanmaningen per e-mail te versturen.
Dit kan per individuele factuur of aanmaning met de lokale e-mail client zoals bijvoorbeeld Outlook express of Outlook.
Voor het op de achtergrond batchgewijs verzenden kan gekozen worden tussen het gebruiken van een SMTP (in het netwerk) of de lokale Outlook client.
Lokale client: Gebruik Outlook driver
Deze optie zorgt ervoor dat er een speciale driver gebruikt wordt in plaats van de standaard Simple Mapi.
Werkt alleen bij het versturen van e-mails via de lokale e-mail client en alleen via MS Outlook.
Bij het versturen van facturen per email zijn met deze driver meer opties mogelijk.
SMTP instellingen
Deze instellingen gelden voor alle service companies.
Voor clienten administraties moeten ze per administratie worden ingesteld.
Voor het gebruik van een SMTP server, moet de server Mill7 kunnen verifiëren als een gebruiker.
Gebruik SMTP-server
Deze optie is alleen van toepassing bij het per e-mail versturen van facturen en aanmaningen.
Andere functies waar e-mails gestuurd kunnen worden maken geen gebruik van SMTP (bijv. E-mail Excel).
Uitzonderingen zijn
–de rapport scheduler. Deze functie maakt altijd gebruik van de SMTP server. Wil men via de rapport scheduler kunnen e-mailen dan moet in de Hoofdadministratie de gegevens van de SMTP server zijn ingevuld.
–relatie mailingen. In deze functie kan gekozen worden voor mailingen versturen via de SMTP server.
In beide gevallen hoeft de optie 'SMTP server gebruiken' niet aan te staan. Echter, de gegevens van de SMTP server moeten wel ingevuld zijn.
SMTP server
Geef hier het adres op van de SMTP server.
SMTP Gebruiker
Geef hier de gebruikersnaam op van een gebruiker met rechten op de SMTP server.
SMTP Wachtwoord
Geef hier het wachtwoord van bovenstaande gebruiker in.
SMTP e-mailadres afzender
Dit e-mailadres moet ingevuld zijn en wordt gebruikt als afzendadres.
Met sommige SMTP servers, zoals bijvoorbeeld smtp.office365.com, dient hier hetzelfde e-mailadres te staan als bij SMTP Gebruiker.
SMTP e-mailadres errors
Als er een fout plaatsvindt bij het verzenden of ontvangen van factureren of aanmaningen, dan wordt de foutmelding naar dit adres gestuurd.
SMTP e-mail CC Adres
Indien via de SMTP server facturen of aanmaningen worden verstuurd zal er een CC worden verstuurd naar het hier ingevulde e-mailadres.
SMTP Port
De standaard poort is 25 tenzij anders ingevuld.
SMTP SSL
Activeer deze optie als de SMTP server het encryptieprotocol SSL (Secure Socket Layer) vereist.
Indien smtp.office365.com als SMTP server gebruikt wordt dient deze optie uit te staan.
SMTP TLS
Activeer deze optie als de SMTP server het encryptieprotocol TLS (Transport Layer Security) vereist
Indien smtp.office365.com als SMTP server gebruikt wordt dient deze optie aan te staan.
Herhaal eenmaal na zendfout
Deze optie zorgt ervoor dat er nog 1 poging gedaan wordt om een e-mail te verzenden na een zendfout.
Test SMTP
Een testmail wordt via de SMTP server verzonden naar het adres dat is ingesteld bij SMTP e-mailadres errors.
Als het verzenden niet lukt dan zou dat kunnen liggen aan hierboven genoemde instellingen, maar ook aan beperkingen die zijn opgelegd aan gebruikers via rechten en beleidsinstelling van Windows, een firewall of een virusscanner.
Outlook instellingen
Deze instelling geldt voor alle administraties.
Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van SMTP worden e-mails verstuurd via de lokale e-mailclient zoals Outlook.
De e-mails worden verstuurd vanuit de standaard e-mail account van de gebruiker.
Wanneer e-mails direct worden verzonden zal bij elke e-mail een beveiligingswaarschuwing worden gegeven waarop de gebruiker akkoord moet geven.
Deze beveiliging kan worden uitgeschakeld door de optie 'Beveiligingswaarschuwing Outlook uitschakelen (herstarten)' aan te zetten. E-mails kunnen hiermee zonder tussenkomst van de gebruiker op de achtergrond worden verstuurd.
Om van deze optie gebruik te kunnen maken moeten de juiste drivers in Mill7 geregistreerd zijn. Dit staat vermeld op het scherm. Als de drivers niet zijn geladen kies dan voor 'Registreer drivers'. Hierna moet Mill7 opnieuw gestart worden.