Boeken > Aanmaningen

Aanmaningen worden aangemaakt voor openstaande posten die na een bepaalde termijn nog niet betaald zijn.

De functie kan worden opgestart via menu Administratie> Financieel> Aanmaningen.

Aanmaningen kunnen alleen gemaakt worden voor openstaande facturen in de huidige administratie.

Er kunnen 7 termijnen (bijv. 30, 60, 90,120, etc dagen) worden gebruikt bij het aanmanen van debiteuren.

Termijnen kunnen worden ingevoerd via menu Onderhoud> Financieel> Schema's.

Groeperen aanmaningen

Aanmaningen kunnen op 2 manieren worden gegroepeerd:

–per adres debiteur

–per adres begeleidend schrijven

Het adres begeleidend schrijven kan worden ingevuld bij de debiteur.

Hierdoor is het mogelijk om aanmaningen van verschillende debiteuren te verzamelen naar 1 adres.

Hoe de aanmaningen worden gegroepeerd is afhankelijk van de optie geselecteerd bij Onderhoud> Instellingen> Facturering> E-mail> Adres voor facturen per e-mail.

Groepering op adres Debiteur indien de geselecteerde optie is:
- To: Accountmanager

- To: RM bestand: Overige relaties

Groepering op adres begeleidend schrijven indien de geselecteerde optie is:
- To: Persoon begeleidend schrijven

- To: Persoon BS, CC:Accountmanager

Als het verzendadres van een debiteur niet is ingevuld zal het adres van de aanmaning bepaald worden door het adres van de debiteur zelf.

Per verzendadres wordt bepaald welke post het langst openstaat in termijnen.

De tekst die hoort bij deze termijn wordt afgedrukt op de aanmaning.

Layout

Via Onderhoud> Instellingen> Facturering> Opmaak kan de te gebruiken layout worden ingegeven.

Het bestand van deze layout moet opgeslagen staan in de Mill7\reports\custom folder.

Is bij de instellingen geen layout aangegeven dan wordt Aanmaningen.rpt in de Mill7\reports gebruikt.

Tabblad Selectie

Aanmaandatum

De Aanmaandatum is standaard gevuld met de huidige datum maar kan gewijzigd worden.

Deze datum wordt gebuikt voor het bepalen hoe lang een factuur onbetaald is gebleven en welke aanmaantermijn van toepassing is.

Er kan geselecteerd worden op:

Laatste aanmaandatum
Door gebruik te maken van deze selectie kunnen debiteuren die al een aanmaandatum hebben gelijk of na de laatste aanmaandatum worden uitgesloten.

Deze optie werkt alleen goed als bij het aanmaken van de aanmaningen is gekozen voor de optie 'Log aanmaandatum openstaande post'.

Account manager

Hier kan gekozen worden voor 1 account manager of voor alle.

Begeleidend schrijven

Het gaat hier om de firma welke kan worden opgegeven in het adres begeleidend schrijven bij de debiteur op het tabblad Adressen.

Debiteur

Een debiteur kan worden geblokkeerd voor aanmaningen. In dat geval zal de debiteur nooit meegaan in de selectie.

Oprichtingsdatum

Voor de selectie wordt gebruik gemaakt van veld 11 in het relatie beheer bestand 111.

Af te drukken gebruikerstekst

Afhankelijk van de termijn dat een openstaande post onbetaald is gebleven kan een andere tekst op de aanmaning worden afgedrukt. De teksten voor de aanmaningen worden ingevoerd bij gebruikersteksten.

Voor de aanmaningen zijn standaard de gebruikersteksten 1 tot en met 9 gereserveerd. De teksten kunnen worden ingevoerd via Onderhoud> Gebruikersteksten.

Tabblad Voorstel

Aan de hand van de selecties wordt een voorstel opgebouwd. Standaard worden alle aan te manen debiteuren aangevinkt.

Indien bepaalde debiteuren incidenteel niet aangemaand mogen worden, kan dit vermeden worden door het vinkje in de betreffende regels te verwijderen.

Tabblad Aanmaken

Aanmaningen kunnen worden opgeslagen, afgedrukt of verstuurd via e-mail .

Linksboven in het kader staat de gebruikte groepering.

Aanmaningen Afdrukken

Indien aanmaningen worden afgedrukt wordt er 1 document gemaakt waarin alle aanmaningen staan.

Het document wordt eerst op het scherm getoond waarna het naar behoeven kan worden geprint of ge-exporteerd bijvoorbeeld naar PDF en opgeslagen.

Bewaar aanmaningen

De aanmaningen worden opgeslagen in een te kiezen formaat en op een aan te geven locatie.

Aanmaningen e-mailen

Aanmaningen worden verstuurd naar het e-mail adres dat is aangegeven in Onderhoud> Instellingen> Facturering> E-mail.

Indien er geen e-mailadres of persoon wordt gevonden zal de aanmaning worden geprint.

De aanmaning wordt in de e-mail als attachment toegevoegd.
Afhankelijk van de gekozen instelling worden de aanmaningen verstuurd via SMTP of via de lokale e-mail client.

Onderwerp tekst

Hier kan een vrije tekst worden ingevuld die als onderwerp in de mail gebruikt moet worden

Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail kan naar keuze worden aangevuld met de code/naam van de firma begeleidend schrijven. Als er geen firma begeleidend schrijven wordt gevonden wordt de code /naam van de debiteur gebruikt.

Body tekst e-mail

Voor de body tekst kan een gebruikerstekst worden geselecteerd. Deze wordt dan voor alle aanmaningen gebruikt. Als er geen body tekst voor de e-mail is geselecteerd wordt de gebruikerstekst gebruikt die per termijn is ingegeven op het tabblad selecties.

Voor de aanhef in de body text wordt gebruik gemaakt van het veld 'Aanhef' van de persoon naar wie de aanmaning wordt verstuurd.

Locatie bestanden

Per verzendadres wordt er fysiek een document aangemaakt dat verstuurd of afgedrukt wordt.

De locatie van deze fysieke bestanden kan worden ingegeven.

Export formaat

De aanmaning kan worden aangemaakt in verschillende formaten.

PDF en RTF zijn formaten die niet automatisch werken.

De drivers moeten via menu Onderhoud> instellingen> Relaties worden geregistreerd op het werkstation.

Voor meer informatie zie het onderwerp Rapporten> E-mail.

Naam bestand

De naamgeving van het bestand kan geselecteerd worden.

In geval er geen begeleidend schrijven is ingevuld zal de debiteuren code/naam gebruikt worden.

Verwijder bestanden

Wanneer deze optie aan staat worden de documenten nadat ze verstuurd zijn verwijderd.

Log aanmaandatum openstaande post

Deze optie kan niet tegelijk gebruikt worden met de optie Test voorbeeld tonen.

Wanneer voor deze optie gekozen is wordt per factuur de termijn en de aanmaandatum opgeslagen.

Bij Relaties>debiteuren>openstaande posten wordt per factuur aangegeven hoe vaak de factuur is aangemaand.

Op het rapport Openstaande posten debiteuren kan per factuur per termijn de laatste aanmaandatum worden geprint.

Overschrijf aanmaandatum

Indien gewenst kan de aanmaandatum van een bepaalde termijn, die bij een openstaande post is geregistreerd, bij een nieuwe aanmaning voor diezelfde termijn overschreven worden.

De oude registratie, de eerdere aanmaandatum en het gegeven dat de aanmaning voor die termijn al eerder was gemaakt, gaat daarmee verloren. Een extra aanmaning voor dezelfde termijn zal dan ook niet meetellen in het aantal aanmaningen die voor de openstaande post zijn gemaakt.

E-mail direct verzenden

Deze optie is alleen beschikbaar als in de e-mail instelling gekozen is voor lokale e-mail client en niet voor SMTP.

Met deze optie worden de aanmaningen automatisch verzonden zonder tussenkomst van de gebruiker.

Zonder deze optie wordt voor elke aanmaning een e-mail aan de gebruiker getoond via de lokale e-mail client (bijv. outlook). De gebruiker moet elke e-mail zelf sluiten of versturen.

Printmarges

Bij het aanmaken van de aanmaning worden print marges gebruikt.

Deze bepalen waar het adres van de geadresseerde wordt afgedrukt.

Deze instellingen zijn vooral handig bij het gebruik van venster enveloppen.

Test voorbeeld tonen

Als de optie Test voorbeeld tonen is gekozen zal er 1 e-mail worden aangemaakt en getoond.
Het voorbeeld kan gebruikt worden om te controleren of het resultaat naar wens is.

Let op: Dit voorbeeld kan handmatig worden verzonden.