|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Automatische betalingen |
Openstaande posten crediteuren kunnen automatisch worden betaald.
Het aanmaken van een bestand voor automatische betalingen start via het menu Administratie> Financieel> Telebanking> Automatische betalingen.
Deze functie kan niet worden uitgevoerd in een oud boekjaar.
De volgende betaalmethoden worden ondersteund.
1.SEPA Credit Transfer - Dit is de Europese standaard voor euro-betalingen binnen het SEPA-gebied.
2.Cheques - Deze kan gebruikt worden voor betaalopdrachten door middel van een bankcheque.
3.BTL91 - Is een Nederlands formaat voor betalingen van Nederlandse bankrekeningen aan buitenlandse bankrekeningen en voor betalingen aan Nederlandse bankrekeningen in een valuta anders dan EUR.
Sommige banken staan geen BTL91 betalingen toe aan bankrekeningen binnen het SEPA gebied.
4.iFile AutoPay - Is een standaard voor de Aziatische regio.
5.iFile Priority Payment - Is een standaard voor de Aziatische regio.
6.MT940 - Is een standaard voor Luxemburg voor euro-betalingen.
Per crediteur moet op het tabblad 'Aut. betalingen' de juiste Betaalmethode worden geselecteerd en de daarbij behorende verplichte velden worden ingevuld.
Global XML
Betalingen die niet voldoen aan de eisen van de formaten SEPA of BTL91 kunnen mogelijk toch worden aangeleverd door gebruik te maken van het bestandsformaat Global XML.
De keuze voor Global XML wordt gemaakt op het tabblad Aanmaken.
Niet alle banken ondersteunen alle bovengenoemde formaten. Neem contact op met uw bank als u wilt weten welke formaten u kan aanleveren en wat daar de kosten van zijn.
Autorisatie betalingen
Via de instelling Boeken> Overig> 'Autoriseren crediteuren facturen voor betaling' kan worden aangegeven dat openstaande posten eerst moeten worden geautoriseerd voordat ze kunnen worden betaald.
Als deze instelling is ingeschakeld dan worden alleen geautoriseerde posten in het betalingsvoorstel opgenomen.
Een gebruiker moet beschikken over het recht 'Autoriseren betaling crediteuren' nodig om een betaling te kunnen autoriseren. Autoriseren gebeurt in het scherm Administratie > Financieel > Autoriseer betalingen.
Clieop03
Clieop03 was een Nederlandse formaat voor euro-betalingen binnen Nederland. In 2014 is deze standaard vervangen door SEPA Credit Transfer.
Als er crediteuren met openstaande posten aanwezig zijn waarbij Clieop03 als betaalmethode staat ingesteld dan verschijnt de vraag of deze naar SEPA omgezet mogen worden.
Tabblad Selectie
Op dit tabblad kunnen de selectiecriteria voor de te betalen posten en de instelling van het betalingskenmerk worden ingevoerd.
Van - T/m crediteur
Openstaande posten die niet voldoen aan deze selectie maar al op het voorstel staan worden nog steeds getoond maar het vinkje bij deze posten wordt uitgeschakeld.
Vervallen posten per
Openstaande posten waarvan de vervaldatum ligt na deze datum maar al op het voorstel staan worden wel getoond in het betalingsvoorstel, maar het vinkje bij deze posten wordt uitgeschakeld.
Betaalmethode
Alleen de openstaande posten van crediteuren waarvan de betalingsmethode overeenkomt met de gekozen betalingsmethode worden in het voorstel getoond.
Overnemen bij betaling
Hier kan worden aangegeven welke velden gebruikt moeten worden om het betalingskenmerk te vullen. Bij meerdere gekozen velden wordt de volgorde zoals op het scherm aangehouden.
Tenminste één van de velden moet worden aangevinkt.
Wordt de opbouw van het betalingskenmerk gewijzigd dan moeten eerst de openstaande posten waar dit voor van toepassing is worden verwijderd van het voorstel. Bij het opnieuw opbouwen van het voorstel worden de posten worden toegevoegd maar dan met het nieuwe betalingskenmerk.
<Volgende>
Door naar het tabblad Voorstel te gaan of de knop <Volgende> te gebruiken wordt het betalingsvoorstel getoond.
Tabblad Voorstel
Het betalingsvoorstel toont de openstaande posten van crediteuren waarvan de betalingsmethode overeenkomt met de betalingsmethode uit de selectie.
Openstaande posten met een negatief bedrag worden niet op het voorstel getoond.
Als autorisatie voor betalingen vereist is, zie 'Autoriseren crediteuren facturen voor betaling' in de instellingen, dan moet de post geautoriseerd zijn om op het voorstel getoond te kunnen worden.
Het is niet mogelijk om in het voorstel posten toe te voegen.
Posten kunnen worden verwijderd uit het voorstel. Dit heeft geen gevolgen voor de openstaande post bij de crediteur
Wijzigingen in betalingsgegevens kunnen worden aangebracht bij de crediteur of in het crediteuren dagboek.
Met de knop <Bijwerken> of door terug te gaan naar het tabblad Selectie worden de gewijzigde gegevens in het voorstel verwerkt.
Bedrag
Het is mogelijk een lager bedrag in te geven dan het openstaande bedrag. Dit is handig als de post in termijnen moet worden betaald.
Verzenden
In de kolom Verzenden kan met een vinkje worden aangegeven of een post verwerkt mag worden.
Bij posten die niet de status "OK" hebben is het vinkje uit.
Status
Posten die verwerkt kunnen worden hebben de status "OK".
Als een post niet verwerkt kan worden wordt bij Status de reden vermeld.
Indien de firma gegevens van de crediteur zijn versleuteld kan dit leiden tot een afkeuring.
<Bijwerken>
Met de knop <Bijwerken> wordt het voorstel bijgewerkt op basis van actuele gegevens. Dit gebeurt ook als via het tabblad selectie het voorstel opnieuw wordt opgebouwd.
Nieuwe posten komen op het voorstel met het vinkje uit en kunnen handmatig worden aangezet.
Bij posten die al op het voorstel stonden, maar niet meer voldoen aan de selectie, wordt het vinkje uitgeschakeld. Deze kunnen handmatig weer worden ingeschakeld.
Als gegevens bij een post gewijzigd zijn, zoals bijvoorbeeld de omschrijving in een journaalpost, dan moet de betreffende post eerst uit het betalingsvoorstel worden verwijderd. De post wordt dan met de bijgewerkte gegevens opnieuw op het voorstel getoond.
<Vorige> / tabblad Selectie
Voor het aanpassen van de selectiecriteria of de velden voor het betalingskenmerk kan met de knop <Vorige> terug worden gegaan naar het tabblad Selectie.
<Volgende> / tabblad Aanmaken
Het betaal bestand kan worden aangemaakt door de knop <Volgende> te kiezen of door naar het tabblad Aanmaken te gaan.
Alleen posten met Status "OK" en Verzenden "aan" komen voor betaling in aanmerking.
<Print voorstel>
Een rapport wordt gemaakt van de op het scherm getoonde posten.
Standaard worden alleen de posten gerapporteerd die geselecteerd zijn voor betaling, maar er kan ook voor gekozen worden om alle posten uit de lijst in het rapport op te nemen, of alleen de posten die afgekeurd zijn in de validatie (status ongelijk aan "OK").
Op dit tabblad worden de instellingen voor het betaal bestand ingevoerd.
Alleen posten op het voorstel met Status "OK" en Verzenden "aan" worden verwerkt..
Betaal vanaf rekening
De betalingen worden afgeschreven van de gekozen bankrekening.
Alleen bankrekeningen gekoppeld aan een dagboek met Soort "Kas/Bank" kunnen worden geselecteerd.
Bij de betaalmethodes "SEPA" en "BTL91" moeten bij het betreffende dagboek de velden 'IBAN nummer' en 'BIC nummer' gevuld zijn.
Betalingen met betaalmethode SEPA buiten het SEPA-gebied en betalingen met betaalmethode BTL91 vanaf een niet-Nederlandse bank moeten als Global XML uitgevoerd worden.
Boek in dagboek
Alleen een dagboek met Soort "Memoriaal" kan worden geselecteerd.
Na <Aanmaken> worden de verwerkte posten afgeboekt in het geselecteerde dagboek met als tegenrekening 'Tussenrekening autom. betalingen' zoals ingevoerd bij Instellingen> Boeken.
Door deze journaalposten later te verwijderen kan een post opnieuw worden aangeboden middels de automatische betaalfunctie.
Tegenrekening
De tegenrekening voor de automatische betaling. Dit is dezelfde grootboekrekening als aangegeven in de instellingen bij Onderhoud> Instellingen> Boeken> Basisgegevens> Tussenrekening autom. betalingen. Wanneer een andere rekening wordt geselecteerd zal deze rekening ook worden aangepast in de instellingen.
Betaalmethode
Alleen betalingen voor de genoemde methode worden behandeld. De betaalmethode is ingesteld op het eerste tabblad en kan op deze plaats niet worden veranderd.
Locatie betaalbestand
Dit is de locatie waar het aangemaakte bestand wordt opgeslagen.
Naam bestand
Naam van het aan te maken betaal bestand.
Aanmaakdatum
De gewenste verwerkingsdatum.
Kosten
Dit is alleen van toepassing bij BTL91 en bij BTL91 via Global XML.
Hiermee wordt geregeld hoe de transactiekosten verdeeld worden tussen opdrachtgever en begunstigde. Het is een algemene instelling die op alle betalingen in het bestand wordt toegepast. Het is daarom van belang dat bij de selectie van betalingen voor gelijksoortige transacties wordt gekozen. Transacties binnen de Europese Economische Ruimte (EER) in EER-valuta, zoals de euro, dienen altijd te worden gedeeld.
Global XML
Controleer eerst of uw bank dit formaat ondersteunt.
Deze optie kan worden gebruikt voor...
–betalingen met betaalmethode BTL91 worden uitgevoerd vanaf een niet-Nederlandse bank.
–betalingen met betaalmethode SEPA worden uitgevoerd vanaf een bankrekening buiten het SEPA-gebied.
–gewone SEPA en BTL91 betalingen
Voor betalingen aan niet-SEPA-landen is Global XML mogelijk als de crediteur een IBAN-rekening heeft en de bank van de crediteur een BIC heeft. Een zogenaamde clearing code als alternatief voor de BIC wordt ook ondersteund. Een clearing code bestaat uit een betaalsysteem code van 5 letters gevolgd door een bank identificatie code van een variërend aantal cijfers en/of letters. Voorbeeld: USABA044525225. Een clearing code moet worden ingevuld in het veld voor BIC bij de crediteur.
Spoed
Dit is alleen van toepassing bij BTL91 en bij BTL91 via Global XML.
Door het aanvinken van deze optie worden alle betalingen verwerkt als spoedbetaling. Hiervoor kan de bank extra kosten in rekening brengen.
Voeg betalingen voor crediteur samen
Deze optie is niet beschikbaar bij de betaalmethoden Cheques en MT940.
Met deze optie worden alle betalingen van een en dezelfde crediteur in het betaalbestand samengevoegd tot 1 betaling. Het bedrag is de sommatie van alle bedragen en de omschrijving is een samenvoeging van de omschrijvingen per post.
Het samenvoegen vindt alleen plaats in het betaal bestand en heeft geen invloed op de openstaande posten bij de crediteur.
Sjabloon cheque
Hier moet de sjabloon worden ingevuld die gebruikt moet worden als Betaalmethode is "Cheque".
Eerste cheque nummer
Dit is het eerste nummer dat gebruikt wordt bij het aanmaken van de betalingen als Betaalmethode is "Cheque".
iFile instellingen
'Connect Customer ID' en 'Net customer ID' worden afgegeven door de bank en zijn verplicht bij betaalmethode "iFile".
<Aanmaken>
Na het kiezen van deze knop wordt het bestand aangemaakt conform de instellingen.
Er wordt een melding gegeven als het bestand succesvol is aangemaakt.
Betaalmethodes
Zie ook het help onderwerp crediteur voor eventuele verplichte velden per betaalmethode.
Het SEPA-bestand Credit Transfer bevat het veld 'ChrgBr'. Dit veld kan bij bepaalde banken tot waarschuwingen leiden, maar niet tot fouten. Het bestand zal normaal verwerkt worden.
Ten behoeve van SEPA-betalingen moeten IBAN- en BIC-codes worden ingevoerd. Niet alleen bij de crediteur, maar ook bij de dagboeken van het Soort <Kas/Bank>.
Het IBAN-nummer wordt gecontroleerd tijdens het opbouwen van het betalingsvoorstel.
–De landcode moet gelijk aan die in het BIC-nummer
–De lengte mag niet langer zijn dan 35 posities
–In geval van een Nederlandse IBAN moeten de laatste cijfers van het IBAN-nummer gelijk zijn aan het bankrekening nummer
–In geval van een Nederlandse IBAN wordt het validatienummer gecontroleerd op basis van het bankrekeningnummer en de landcode.
Ondanks deze controles kan het gebeuren dat de IBAN en BIC bij de bank worden afgekeurd. Controleer in dat geval of u de juiste IBAN en BIC van uw relatie heeft ontvangen.
Acceptgiro via SEPA (alleen geldig in Nederland)
Om het betalingskenmerk van een acceptgiro goed te verwerken via SEPA dient het betalingskenmerk inclusief voorloop nullen (16 of 24 posities) in het crediteurendagboek ingevuld te worden in het veld 'Factnr cred.'
Het nummer wordt getoetst aan de elfproef voor acceptgiro’s.
Als deze hieraan voldoet, wordt de betaling verwerkt als zijnde een acceptgirobetaling.
Voldoet deze niet aan de elfproef, dan wordt het nummer gezien als een factuurnummer en zal dit nummer als normale betaal omschrijving worden opgenomen.
Om van iFile gebruik te kunnen maken, moet u beschikken over een autorisatiecode van uw bank.
Uw bank geeft u een Connect Customer ID en een Net Customer ID.
Deze ID-velden kunnen ingevoerd worden op het tabblad Aanmaken.
Bij betalingen via cheque wordt op basis van een sjabloon een Excel-bestand aangemaakt en naar de printer gestuurd. Voor het aanmaken van de cheques moet de printer geladen zijn met de juiste formulieren.
In de Mill7/Reports folder zijn 2 voorbeeld sjablonen meegeleverd: Report_cheque.xls en Report_cheque_words.xls .
Het is mogelijk een eigen sjabloon te maken en te gebruiken. Deze moet dan niet opgeslagen worden in de Reports-folder, maar in de Mill7/Reports/Custom-folder.
In het sjabloon kunnen de volgende velden worden gebruikt:
-<Cheque_no>
-<Pay_date>
-<Docno>
-<Invoice_line>
-<Amount>
-<Invoice_name>
-<Invoice_date>
In een BTL91-bestand kunnen betalingen van verschillende valuta worden verwerkt.
Het BTL91-bestand is opgebouwd uit verschillende batches, elke batch betreft 1 valuta.
In een batch kunnen meerdere betalingen voorkomen. Per betaling wordt een transactieopdracht aangemaakt.
Naast gegevens van de te betalen posten worden de volgende velden gebruikt bij de opbouw van het betalingsbestand:
Bedrijfsgegevens
Naam
Adres
Postcode
Plaats
Land *
Crediteurgegevens
Betaalnaam
Betaalplaats
BIC-code
IBAN-code
Banknaam
Bankland *
Straat/nr
Plaats
Land
Postadres
Dagboekgegevens bankrekening
Bankrekening
BIC-code
IBAN nummer (verplicht als de optie Global XML is ingeschakeld)
De velden die hierboven zijn gemarkeerd met een sterretje zijn optioneel, alle andere zijn verplicht.
Adresgegevens worden uit postadres gehaald. Als een postadres niet is ingevuld dan wordt het bezoekadres gebruikt.