Naast een (losse) handmatige factuur kunnen er automatische facturen worden gemaakt op basis van uren, verschotten en vaste vergoedingen.
Dit kan alleen voor actieve debiteuren.
Een debiteur is actief als de status van de debiteur ligt binnen de reeks van status codes die is ingevoerd bij de instellingen.
Zie ook het help onderwerp 'Status van debiteuren bij urenschrijven'.
Per debiteur wordt op het tabblad facturering aangegeven wat de specifieke instellingen zijn van een debiteur met betrekking tot factureren.
Automatische facturen kunnen alleen in het laatste boekjaar worden aangemaakt.
Zie ook de help onderwerpen 'Prolongatie boekjaar' en 'Vooruit factureren volgend boekjaar'.
Start de factuurmodule door in de knoppenbalk op de knop Facturering te drukken of kies Factureren in het Administratiemenu.
Het scherm Uren, vaste vergoedingen en verschotten wordt geopend met de knop met het klokje 
.
Op het scherm Uren, vaste vergoedingen en verschotten wordt
–in het info blok Afdrukken aangegeven wat er gedaan moet worden
–een selectie gemaakt van de te factureren debiteuren
–in het info blok Facturering aangegeven welke uren, vaste vergoedingen en verschotten gefactureerd moeten worden
De volgende opties zijn beschikbaar
–Rapport
–Concept aanpassen
–Alloceer conceptfacturen
–Afdrukken
–Afdrukken (opt. volgorde)
–Afdrukken en boeken
Rapport
Deze optie toont het scherm 'Overzicht uren & fees'.
Dit scherm geeft een overzicht per debiteur met te factureren bedragen uitgesplitst naar uren, verschotten en vaste vergoedingen.
De kolommen Verschot, Vergoeding en Totaal staan in de valuta van de debiteur. De kolom Totaal Adm geeft het bedrag weer in de boekhoudvaluta.
Het overzicht kan worden gebruikt voor de controle van geselecteerde facturen en totalen.
Op het overzicht scherm zijn de volgende opties mogelijk:
–<Toon alle debiteuren>
Met de knop <Toon alle debiteuren> worden alle debiteuren getoond of alleen debiteuren met een te factureren bedrag.
–<Toon bedragen onder minimum>
Wanneer in de instellingen een minimum bedrag is ingevoerd kunnen de debiteuren met een bedrag lager dan het ingesteld minimum met de knop <Toon bedragen onder minimum> ook worden getoond. Deze worden dan in rood weergegeven.
–<Rapport> / <Print uren L op rapport>
Met de knop <Rapport> wordt een excel rapport aangemaakt gelijk aan de selectie op het scherm.
Indien de optie <Print uren L op rapport> aanstaat wordt een extra kolom 'Uren L' op het rapport afgedrukt met daarin per debiteur het totaal openstaand bedrag aan Uren met status L.
Met deze optie wordt elke factuur eerst als concept getoond op het scherm 'Wijzigen factuur'.
Zie het help onderwerp 'Handmatige facturen' voor de veld beschrijvingen van dit scherm
In tegenstelling tot handmatige facturen worden deze facturen alleen in Mill7 bewaard als ze worden geboekt.
Met de print factuur button kan de factuur worden geboekt, ge-emaild, opgeslagen en geprint.
De volgende concept factuur wordt op het scherm getoond door te kiezen voor de knop en daarna voor <Concept aanpassen>.
Deze handeling kan worden uitgevoerd tot alle debiteuren die waren geselecteerd zijn afgehandeld.
Deze optie is alleen beschikbaar als in de Instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aanstaat.
Er worden gealloceerde concept facturen aangemaakt en opgeslagen in Mill7. De conceptfacturen kunnen worden geprint, ge-emaild en opgeslagen.
Voordat deze facturen kunnen worden geboekt moeten ze worden goedgekeurd. De betrokken uren, vergoedingen en verschotten worden gekoppeld aan de conceptfactuur en kunnen niet worden gewijzigd tenzij de conceptfactuur wordt verwijderd.
Afdrukken
Deze optie is niet beschikbaar als in de Instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aanstaat.
Met deze optie worden facturen geprint op de standaard printer van de gebruiker.
In een popup scherm kan worden aangegeven welke documenten moeten worden geprint.
Wanneer bij een debiteur de optie 'Urenspecificatie afdrukken' uit staat wordt er voor die debiteur geen urenspecificatie aangemaakt.
Met de optie 'Altijd urenspecificatie afdrukken' wordt voor elke debiteur een urenspecificatie gemaakt.
Afdrukken (opt. volgorde)
Deze optie is niet beschikbaar als in de Instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aanstaat.
Met deze optie worden facturen geprint op de standaard printer van de gebruiker.
In een popup scherm kan worden aangegeven welke documenten moeten worden geprint.
Wanneer bij de debiteur de optie 'Urenspecificatie afdrukken' uit staat wordt er voor die debiteur geen urenspecificatie aangemaakt.
Door de optie 'Altijd urenspecificatie afdrukken' aan te zetten zal er toch een urenspecificatie worden gemaakt.
De facturen worden geprint in de optionele volgorde zoals ingegeven bij instellingen.
Afdrukken en boeken
Deze optie is niet beschikbaar als in de Instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aanstaat.
De facturen worden geboekt en geprint op de standaard printer van de gebruiker.
In een popup scherm kan worden aangegeven welke documenten moeten worden geprint.
Wanneer bij de debiteur de optie 'Urenspecificatie afdrukken' uit staat wordt er voor die debiteur geen urenspecificatie aangemaakt.
Door de optie 'Altijd urenspecificatie afdrukken' aan te zetten zal er toch een urenspecificatie worden gemaakt.
De facturen worden bewaard in Mill7 en kunnen, indien gewenst, worden ge-emaild, geprint en opgeslagen.
Er zijn verschillende selecties mogelijk om te bepalen welke debiteuren gefactureerd moeten worden.
Deze selectie mogelijkheden kunnen onderling worden gecombineerd.
Vanaf debiteur, T/m debiteur
Hier kan een reeks van debiteuren worden ingegeven.
Selecteer zaak, Zaken
Uren en vaste vergoedingen kunnen worden geschreven op een zaak.
Wanneer de optie 'Selecteer zaak' aanstaat wordt de selectie op debiteuren beperkt tot de 'Vanaf debiteur'. Bij Zaken kan dan een zaak geselecteerd worden van die debiteur. Alleen de uren en vaste vergoedingen die op de geselecteerde zaak betrekking hebben worden gefactureerd.
Alle admin.
Een debiteur hoort bij een service company.
Door de optie 'Alle admin.' aan te zetten worden debiteuren van alle service companies gefactureerd.
Er kan ook gekozen worden voor 1 service company zodat alleen de debiteuren van die service company worden gefactureerd.
Alle Verkopers (AM)
Bij de debiteur kan een Verkoper (AM) worden ingegeven.
Door de optie 'Alle Verkopers (AM)' aan te zetten worden alle debiteuren gefactureerd.
Er kan ook gekozen worden voor 1 verkoper(AM). Alleen de debiteuren van deze accountmanager worden dan gefactureerd.
Alle kostenplaatsen
Bij de debiteur kan een kostenplaats ingegeven worden.
Door de optie 'Alle kostenplaatsen' aan te zetten worden de debiteuren van alle kostenplaatsen gefactureerd.
Er kan ook gekozen worden voor 1 kostenplaats zodat alleen de debiteuren van die kostenplaats worden gefactureerd.
Alle groepen
In Relatiebeheer Algemeen (bestand F111) kan een Groep (veld 7) worden ingegeven.
Door de optie 'Alle groepen' aan te zetten worden alle debiteuren van alle groepen gefactureerd.
Er kan ook gekozen worden voor 1 groep zodat alleen de debiteuren van die groep worden gefactureerd.
Factuurdatum en periode
De factuurdatum wordt gebruikt op de factuur maar ook als boekdatum in de journaalpost bij het boeken van de factuur.
De periode wordt standaard afgeleid van de factuurdatum maar kan worden aangepast en wordt gebruikt in de journaalpost bij het boeken van de factuur.
Vaste vergoedingen / <selecteer vergoeding> / Factuurmaand
Vaste vergoedingen kunnen per debiteur worden ingevoerd in
–relatiebeheer bestand F117 of in
–tabblad Periodieke facturen bij debiteuren
Om vaste vergoedingen te factureren moet het kruisvakje 'Vaste vergoedingen' worden aangevinkt en een factuurmaand / jaar worden ingevoerd.
Alle vaste vergoedingen (relatiebeheer bestand F117 velden 16, 20 t/m 23 of Periodieke facturen bij debiteuren) die voldoen aan de maand/jaar en artikel selectie worden gefactureerd.
Wanneer in de instellingen is gekozen voor 'Artikelselectie vaste vergoedingen' kan een extra selectie op artikel worden gemaakt met behulp van de knop <Selecteer vergoeding>.
Indien bij een vaste vergoeding of een periodieke factuur geen artikel is ingevoerd wordt het te factureren bedrag zonder tekst op de factuur getoond.
Uren, Verschotten
Als in de instellingen is aangegeven dat alleen geaccordeerde uren mogen worden gefactureerd dan moeten uren en verschotten eerst geaccordeerd worden voordat ze op een factuur kunnen worden geboekt.
Er kan worden gekozen worden voor het factureren van alleen uren of verschotten of voor beide tegelijk.
Bij uren en verschotten t/m moet de datum worden ingevoerd tot wanneer de ingevoerde uren moeten worden gefactureerd.
Is in de instellingen gekozen voor 'Verschotten altijd factureren t/m vandaag' dan worden alle verschotten met een datum t/m vandaag gefactureerd.
Bij 'Factuurmaand debiteuren' wordt aangegeven welke debiteuren op basis van het debiteuren veld 'Factuur uren/versch.' moeten worden gefactureerd.