Uren en facturering > Status van debiteuren bij urenschrijven

Afhankelijk van de status van de debiteur worden uren gefactureerd.

Voor de rapportage kan het belangrijk zijn welke status een debiteur heeft voor het berekenen van het onderhanden werk. Het onderhanden werk kan worden berekend via het uren rapport 'Statusoverzicht uren'.

Status Uren en debiteuren

Het rapport 'Statusoverzicht uren' geeft totalen uren registratie. De totalen zijn gegroepeerd op status per debiteur of uren registratie. Hoe procedureel om te gaan met de verschillende statussen is hieronder beschreven:

Actief

Een debiteur is actief als de status van de debiteur ligt binnen de reeks van status codes die is ingevoerd bij de instellingen.

Prospect

Voor prospects worden debiteuren aangemaakt met een niet actieve debiteuren status (bijvoorbeeld status Prospect). Op deze debiteuren kunnen uren worden geschreven, met uren status J (te factureren). De uren worden hierdoor meegeteld als onderhande werk, maar worden door de debiteuren status niet gefactureerd.

Prospect wordt geen klant

Bij de debiteur wordt het kruisvakje Blokkeren urenschrijven aangezet. Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen de uren in één keer op te factureren Nee worden gezet, maar dat kan eventueel ook per urenregel worden aangepast. Hierdoor tellen deze uren niet meer mee als onderhande werk. Uren met status Nee, of waar het Debiteuren kruisvakje Uren Factureren uitstaat, worden niet meegenomen naar het volgende jaar. In het volgende jaar kan de debiteur worden verwijderd.

Prospect wordt (gewone) uren klant

De debiteuren status wordt veranderd naar Actief, en het kruisvakje Uren Factureren wordt aangezet, waardoor de debiteur mee gaat in de facturering. Per urenregel kan de factuurstatus worden aangepast als niet alle prospect uren gefactureerd moeten worden. Eventueel worden vaste vergoedingen ingevoerd.

Prospect klant wordt all-in fee klant

De debiteuren status wordt veranderd naar Actief, en het kruisvakje Uren Factureren wordt uitgezet. Hierdoor gaan uren niet, en vaste vergoedingen wel mee in de facturering. Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen de uren in één keer op te factureren Nee worden gezet, maar dat kan eventueel ook per urenregel worden aangepast. Hierdoor tellen deze uren niet meer mee als onderhande werk. Een all-in vaste vergoedingen wordt ingevoerd.

Uren klant wordt all-in fee klant

Het kruisvakje Uren Factureren wordt bij de debiteur uitgezet. Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen geschreven uren in één keer op te factureren Nee worden gezet, maar dat kan eventueel ook per urenregel worden aangepast. Hierdoor tellen deze uren niet meer mee als onderhande werk. Een all-in vaste vergoedingen wordt ingevoerd, en evt. direct gefactureerd.

Rapportage onderhande werk

Het onderhande werk wordt getoond in het rapport Uren Status. Eventueel kan het worden gecontroleerd door in dat rapport de details in Excel te bekijken.

All-in fee klant wordt uren klant

Het kruisvakje Uren Factureren wordt bij de debiteur aangezet. Uren die al geschreven waren worden hierdoor gefactureerd. Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen geschreven uren in één keer op te factureren Nee worden gezet, maar dat kan eventueel ook per urenregel worden aangepast. Hierdoor tellen deze uren niet meer mee als onderhande werk. De all-in fee wordt handmatig aangepast. Eventueel wordt er een deel van de all-in fee gecrediteerd.

Tijdelijk blokkeren uren facturen

Indien een paar individuele uren nog even niet gefactureerd hoeven te worden, kan per urenregel de uren factuur status op Later worden gezet.

Pas op: Uren kunnen ook tijdelijk geblokkeerd worden door het kruisvakje Uren Factureren bij de debiteur uit te zetten, en na de facturering weer aan, maar hierdoor verdwijnt het onderscheid met all-in fee klanten, doe dat dus bij voorkeur niet.

Deblokkeren uren facturen

Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen (alle) uren van Later in één keer op te factureren worden gezet, maar dat kan eventueel ook per urenregel worden aangepast.

Afvoeren klant

Als op een klant geen uren meer mogen worden geschreven, dient het kruisvakje Blokkeren urenschrijven bij de debiteur te worden aangezet.

Nog te factureren uren worden wel gefactureerd. Indien de debiteur definitief niet meer mag worden gefactureerd kan het beste de status naar een niet-actieve status worden veranderd. Met de beheer functie Urenstatus wijzigen kunnen geschreven uren in één keer op te factureren Nee worden gezet.