<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Uren en facturering > Facturering |
De factuur module wordt gestart door in de knoppenbalk op de knop Facturering te drukken of via de functie Factureren in het Administratie menu.
Er kunnen 2 soorten facturen worden gemaakt:
–Handmatige incidentele facturen
–Automatische facturen gebaseerd op uren, verschotten en vaste vergoedingen
Voor bestaande facturen kunnen handmatig de volgende functies worden uitgevoerd:
–Crediteer factuur
–Kopieer factuur
–Wijzigen factuuradres
Met de printknop in de knoppenbalk worden facturen
–geboekt
–op het scherm getoond
–geprint
–opgeslagen buiten Mill7
–per e-mail verzonden
–overgezet naar de clienten administratie
Bewaarde facturen
De volgende facturen worden opgeslagen in Mill7 en kunnen worden opgehaald met behulp van de zoek lijst bij het veld factnr.
–geboekte facturen
–gealloceerde concept facturen gebaseerd op uren, verschotten en vaste vergoedingen
–niet geboekte handmatige facturen, creditfacturen, kopiefacturen
Logging
Bij elke geboekte factuur wordt als extra informatie de aanmaakdatum van de factuur opgeslagen.
Deze datum is te gebruiken op de rapporten uren en facturering.
Volgend boekjaar
Het is mogelijk om facturen aan te maken voor het nieuwe boekjaar zonder dat het nieuwe boekjaar is aangemaakt.
Factuur layout
Het is mogelijk om op maat gemaakte layouts te gebruiken voor de factuur, de urenspecificatie en het begeleidend schrijven.
Voorbeeld procedures voor het aanmaken van facturen
Handmatige incidentele factuur
1.Open de factuur module via de knop Facturering in de knoppenbalk of de functie Factureren in het Administratie menu voor het invoeren van factuurgegevens
2.Gebruik de printknop in de knoppenbalk voor het boeken en/of tonen, printen, opslaan of e-mailen van de factuur.
Automatische facturen
1.Open de factuur module via de knop Facturering in de knoppenbalk of via de functie Factureren in het Administratie menu. Gebruik daarna de knop met het klokje (rechtsboven naast de Verkoper).
2.Kies een actie (rapport, concept aanpassen, afdrukken, boeken)
3.Selecteer te factureren debiteuren, uren, verschotten en vergoedingen
4.Uitvoeren met <OK>
Alloceer conceptfacturen
Indien in de instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aanstaat is het proces als volgt:
1.Open de factuur module via de knop Facturering in de knoppenbalk of via de functie Factureren in het Administratie menu. Gebruik daarna de knop met het klokje (rechtsboven naast de Verkoper).
2.Kies de actie alloceer concepten
3.Selecteer de te factureren debiteuren, uren, verschotten en vergoedingen
4.Uitvoeren met <OK>
5.Accordeer conceptfacturen via menu Administratie > Uren> Accorderen conceptfacturen
6.Open de factuur module via de knop Facturering in de knoppenbalk of via de functie Factureren in het Administratie menu
7.Kies de printknop in de knoppenbalk,
8.Kies een actie (bijvoorbeeld boeken, e-mail) en <Concepten>
9.Selecteer op het voorstel de te verwerken conceptfacturen en voer uit met behulp van de actieknop rechts onderin het scherm.
Afgekeurde conceptfacturen moeten eerst worden verwijderd alvorens de betrokken uren en/of vaste vergoedingen kunnen worden gecorrigeerd. Het verwijderen van conceptfacturen kan via het voorstel. Na het verwijderen van de conceptfacturen kunnen de uren en vaste vergoedingen worden aangepast waarna een nieuwe (concept) factuur kan worden gemaakt.
Andere handmatige facturen
1.Open de factuur module via de knop Facturering in de knoppenbalk of via de functie Factureren in het Administratie menu.
2.Kies de keuzeknop bij het veld Factnr
3.Kies de soort factuur die in het overzicht getoond moet worden (geboekt, ongeboekt of concept)
4.Selecteer een factuur uit de lijst
5.Kies een actie (credit factuur, kopie factuur, aanpassen adres)
6.Wijzig indien nodig factuur gegevens
7.Gebruik de printknop in de knoppenbalk om de factuur te boeken, tonen, printen, opslaan of e-mailen.