|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Inlezen bankafschriften |
Met deze (reconciliatie) functie kunnen elektronische bankafschriften worden ingelezen.
Vanuit het Administratie menu> Financieel> Telebanking kan de optie inlezen bankmutaties worden opgestart.
De functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het recht 'Inlezen bankmutaties'.
Voor het uitvoeren van de rekeningherkenning is het recht 'Onderhoud rekening herkenning bankmutaties' verplicht.
Er verschijnt een scherm met een reconciliatievoorstel.
Het scherm zal leeg zijn tenzij er een bestand is ingelezen en nog niet verwerkt.
Het jaar van de huidige administratie is bepalend voor het inlezen van de banktransacties.
Stel dat administratie 222, Holland import BV, van het jaar 2003 is geopend, dan zal er een voorstel worden gemaakt voor alle administraties in 2003.
Door het vinkje bij 'Alleen rekeningen van de huidige administratie' te plaatsen wordt het voorstel beperkt tot de huidige administratie.
Door het vinkje aan te zetten bij 'Verwerk alle .XML bestanden in folder geselecteerd bestand' worden alle CAMT.053-bestanden in de betreffende map die nog niet verwerkt zijn ingelezen.
Formaat dagafschrift
Bankafschriften kunnen worden gedownload in verschillende elektronische formaten.
Mill7 ondersteunt MT940, MT940 structured en CAMT.053.
MT940 structured kan ook ingelezen worden als MT940.
Raadpleeg uw bank wanneer u deze opties niet heeft.
Andere formaten kunnen worden toegevoegd aan Mill7 als maatwerk.
Voorwaarden inlezen bankmutaties:
–Mutaties waarvan de boekdatum niet ligt binnen de begindatum en einddatum van het boekjaar kunnen niet worden ingelezen en komen ook niet op het voorstel.
–Mutaties waarvan de bankrekening niet gevonden kan worden in Mill7, worden niet ingelezen en komen ook niet op het voorstel.
–Mutaties voor een administratie die niet geopend mag worden (leesrechten), kunnen niet worden ingelezen en komen ook niet op het voorstel.
–Mutaties voor een administratie die wel geopend mag worden maar niet gewijzigd (schrijfrechten), kunnen wel worden ingelezen en komen ook op het voorstel, maar kunnen niet worden verwerkt.
Er bestaan verschillen in het MT940-formaat van de verschillende banken.
De functionaliteit is getest voor ABN-AMRO, ING en Rabobank.
Bankrekeningen
De bankrekening en de valuta van de mutatie bepalen in welk dagboek en in welke administratie de journaalpost wordt aangemaakt.
Hiervoor moet in de bankdagboeken van de diverse administraties de rubrieken bankrekening en valuta zijn ingevoerd.
Tevens moet bij het dagboek worden aangegeven of de mutaties per dag of per maand op een dagboekblad moeten worden geplaatst.
Administraties
Een importbestand kan transacties bevatten van verschillende bankrekeningen en van verschillende administraties.
Om mutaties voor een administratie in te kunnen lezen, moet de gebruiker de rechten hebben om deze administratie te openen en daarin wijzigingen aan te brengen.
Bestand
Als eerste dient het reconciliatiebestand te worden geselecteerd.
In dit bestand mogen afschriften uit meerdere administraties staan.
Alle gevalideerde mutaties in het bestand worden geboekt in bankdagboeken.
Rekening onbekend
Deze rekening wordt gebruikt als geen gebruik wordt gemaakt van rekeningherkenning.
Zorg dat deze rekening voorkomt in alle administraties waarin mutaties worden ingelezen.
Als aan de grootboekrekening een kostensoort is gekoppeld zal bij het verwerken van de bankmutaties GEEN kostenplaats worden bij gezocht.
Voorstel
Door op de knop voorstel te drukken wordt het scherm Reconciliatievoorstel gevuld met mutaties vanuit het importbestand.
Bij elke bankrekening wordt het aantal mutaties en het begin- en eindsaldo van de bankrekening vermeld.
Controleer eventueel het eindsaldo met de bankafschriften.
Standaard worden de mutaties op de rekening onbekend geboekt tenzij via rekeningherkenning een grootboekrekening, debiteur of crediteur wordt gevonden.
De extensie van het reconciliatiebestand is na het aanmaken van het voorstel hernoemd naar .old.
Tevens is een tijdstempel verwerkt in de bestandsnaam om de naam uniek te maken, zodat deze in een volgende verwerking niet overschreven wordt.
Mill7 bevat de functionaliteit om te leren op welke grootboekrekening een mutatie geboekt moet worden.
Dit herkennen gebeurt op basis van de omschrijvingen in de banktransactie.
De omschrijving met het rekeningnummer wordt opgeslagen in de tabel rekeningherkenning.
Per boekhouding kan in de instellingen worden ingesteld welke tabel moet worden gebruikt.
Om gebruik te kunnen maken van de rekening herkenning functie heeft de gebruiker het recht 'Onderhoud rekeningherkenning bank mutaties' nodig.
De tabel rekeningherkenning kan op drie manieren worden bijgehouden:
–via menu Onderhoud> Financieel> Herkenning bank transacties
–tijdens inlezen bankmutaties via de knoppen <Rekeningherkenning> en <Herkenning huidige regel>.
–in het boeken scherm bij het wijzigen van de rekening in een journaalpost die geboekt is op reken onbekend.
Met de knop <Rekeningherkenning> kunnen alle ingelezen banktransacties waarvan de rekening gelijk is aan 'Rekening onbekend' is worden doorlopen.
Er verschijnt een popup-scherm waarin de gevonden omschrijvingen van de banktransactie worden getoond.
In dit scherm kunnen de volgende velden worden ingevuld:
Bankmutatie voortaan herkennen met tekst:
Hier wordt aangegeven welke omschrijving kenmerkend is voor deze transactie.
Door een regel te selecteren in het informatie blok 'Omschrijvingen in bankmutatie' wordt deze regel gekopieerd naar 'Bankmutatie voortaan herkennen met tekst:' waarna de regel indien gewenst kan worden aangepast.
Bankmutatie boeken op rekening:
Dit betreft de grootboekrekening waar de transactie op moeten worden geboekt.
Stel dat hier de grootboekrekening 2100 wordt ingevuld en bij 'Bankmutatie voortaan herkennen met tekst:' het woord "Belasting".
Gevolg is dat elke banktransacties waarbij het woord "Belasting" voorkomt in de omschrijving zal worden geboekt op grootboekrekening 2100.
Kostenplaats
Wanneer de Grootboekrekening een kostensoort heeft moet hier een kostenplaats worden ingevoerd.
De gegevens worden opgeslagen in de tabel rekeningherkenning zodat in volgende verwerkingen deze mutaties ook herkend worden en automatisch op juiste grootboekrekening worden geboekt.
<Herkenning huidige regel>
Met de knop <Herkenning huidige regel> wordt het scherm rekeningherkenning geopend. Hierin worden alle bestaande herkenningsregels getoond. De regel die betrekking heeft op de geselecteerde bankmutatie is actief.
De regel kan worden aangepast, ook kunnen regels worden toegevoegd of verwijderd.
Deze wijzigingen worden toegepast bij de volgende keer dat bankmutaties worden ingelezen.
In dit scherm kunnen dezelfde velden worden ingevuld als hiervoor omschreven.
<Volgende>
Met de knop <Volgende> wordt de volgende banktransactie met 'Rekening onbekend' getoond.
<Annuleren>
Met de knop <Annuleren> te drukken wordt het aangeven van herkenningsregels onderbroken.
Het proces van de rekeningherkenning loopt nog wel door om de wijzigingen die zijn gemaakt door te voeren in de overige banktransacties.
Openstaande posten
Wanneer d.m.v. rekeningherkenning wordt bepaald dat een banktransactie betrekking heeft op een debiteur of een crediteur dan zal worden geprobeerd om de bijbehorende openstaande post te zoeken. Dit gebeurt op basis van het bedrag.
Als dit niet lukt dan wordt de post op documentnummer 99999999 geboekt.
In het voorstel wordt dit in de kolom Status vermeld.
Na verwerking kan in het scherm Boeken de journaalpost gewijzigd worden door alsnog het juiste documentnummer in te voeren. Ook is het dan mogelijk om met behulp van CTRL+W de betaling te splitsen over meerdere facturen.
BTW
Indien BTW moet worden uitgerekend voor een mutatie met een grootboekrekening anders dan rekening onbekend moet bij deze grootboekrekening een standaard BTW-code zijn ingevuld.
Wanneer de BTW-soort Afdragen / Vorderen niet in overeenstemming is met het bedrag Debit/Credit zal Mill7 een passende BTW-code zoeken met hetzelfde percentage.
Verwerken (aanmaken journaalposten)
In de kolom Uitvoeren van het reconciliatie voorstel kan d.m.v. een vinkje aangegeven worden of de mutaties voor een bankrekening verwerkt moeten worden.
Tevens moet per bankmutatie worden aangegeven of deze verwerkt kan worden.
De kolom Status in het voorstel bevat de tekst 'OK' of een foutmelding.
Alleen posten met status 'OK kunnen worden verwerkt.
Mutaties met de melding 'Kostenplaats niet gevonden' worden wel verwerkt maar zonder kostenplaats.
Via de knop <Uitvoeren> worden de mutaties vervolgens geboekt in de betreffende boekhouding.