Boeken > Autoriseer betalingen

Inleiding

Openstaande posten van crediteuren kunnen worden goedgekeurd voor betaling via menu Administratie> Financieel> Autoriseer betalingen.

Deze functie is alleen beschikbaar

•Als de instelling Autoriseren crediteurenfacturen voor betaling is geactiveerd.

•In het laatste boekjaar van een administratie.

•Voor gebruikers met het recht Autoriseren betaling crediteuren.

Als de instelling Autoriseren crediteurenfacturen voor betaling geactiveerd is, worden in het betalingsvoorstel van de functie Telebanking > Automatische betalingen alleen de geautoriseerde betalingen getoond.

In journaalposten horend bij een geautoriseerde factuur kunnen de bedragen en de velden Rekening, Doc.nr. en Fact.nr. cred. alleen worden gewijzigd als de autorisatie eerst wordt verwijderd.

Als andere velden in de journaalpost worden gewijzigd dan wordt de autorisatie door Mill7 automatisch ongedaan gemaakt.

Schermindeling

Selectie

Alle crediteuren / Crediteur

Standaard worden de openstaande posten van alle crediteuren getoond.

Als het vinkje bij Alle crediteuren wordt verwijderd dan kan de code van een crediteur worden ingevoerd om alleen de posten van die crediteur in beeld te brengen.

Dagen openstaand

Het is mogelijk om alleen de posten te selecteren met een bepaalde minimale ouderdom in dagen.

De waarde die hier wordt ingevuld wordt onthouden en zal worden toegepast bij een volgende keer dat de autorisatiefunctie wordt uitgevoerd.

Geautoriseerd / Niet geautoriseerd

Met deze opties is het mogelijk om alleen posten te laten zien die zijn geautoriseerd, of juist de posten die nog niet geautoriseerd zijn.

Openstaande posten

Centraal in het scherm wordt de lijst met openstaande posten van crediteuren weergegeven.

Openstaande posten met een negatief saldo worden niet getoond in de lijst.

De laatste kolom biedt de mogelijkheid om de betaling van een openstaande post te autoriseren of de autorisatie hiervan op te heffen. Wijzigingen in deze kolom worden direct opgeslagen.

De lijst kan voor elke kolom door middel van één of twee muisklikken op de kolomkop oplopend of aflopend gesorteerd worden.

Er kan gezocht worden in de lijst door in een van de volgende kolommen te klikken en vervolgens een zoekterm in te typen.

•Crediteur

•Naam

•Nummer

•Fact.nr. cred.

•Omschrijving

De zoekfunctie kan ook met Ctrl+F worden gestart.

Crediteur totalen en Crediteur opmerkingen

Onder de lijst van openstaande posten, worden van de geselecteerde crediteur een aantal bedragen die betrekking hebben op alle openstaande posten van die crediteur.

Het gaat om het bedrag totaal gefactureerd, het bedrag totaal betaald en het saldo van die twee. Openstaande posten met een negatief saldo staan niet in de lijst maar zijn wel meegenomen bij de berekening van deze totalen.

Als er voor de crediteur openstaande posten aanwezig zijn waaraan geen factuur verbonden is, bijvoorbeeld omdat deze betaald is terwijl de factuur nog geboekt moet worden, dan wordt dat gemeld in het vak Opmerkingen.

Crediteur betalingsgegevens

Hier worden enkele kenmerken van de crediteur getoond waarmee geverifieerd kan worden of de betalingsgegevens van de crediteur overeenkomen met de gegevens op de factuur van de openstaande post.

Deze gegevens worden onderhouden bij de crediteur in het tabblad Aut. betalingen.

Notities

Het is mogelijk om notities met betrekking tot een openstaande post bij te houden. Deze notities kunnen ook worden onderhouden bij de crediteur in het tabblad Openstaande posten.