Via menu Onderhoud> Financieel> Balanscodes kunnen balanscodetabellen worden opgevoerd en onderhouden.
Deze functie is alleen beschikbaar in Mill7 Pro en Mill7 Trust.
Alleen gebruikers met het financieel recht 'Onderhoud balanscodes' kunnen de functie uitvoeren.
Nieuw onderhoudscherm
Met ingang van Mill7 versie 7.6C.1 is het onderhoudscherm voor balanscodetabellen ingrijpend gewijzigd.
De tabellen worden nu onderhouden door middel van een boomstructuur.
In dit hoofdstuk vindt u beschrijvingen voor de volgende onderwerpen:
–In gebruik nemen van een balanscodetabel
–Schermindeling onderhoud balanscodetabellen
De balanscodetabel is een verdichting van het rekeningschema en wordt gebruikt voor de presentatie van de Balans en Winst en Verlies.
Een balanscodetabel kan naar eigen wens worden ingedeeld, daarmee is de presentatie van de cijfers volledig te personaliseren.
Een balanscode tabel kan worden gebuikt in meerdere administraties.
Per administratie kan bij Instelling> Boeken> Basisgegevens de default balanscode tabel worden aangegeven.
Op het scherm Boeken> Balans,W&V kan een afwijkende balanscode tabel worden gekozen.
TIP
Wanneer er gewerkt wordt met een standaard rekenschema waarbij de grootboekrekeningen in een standaard balanscode tabel zijn gekoppeld via reeksen kan er naast de standaard balanscode tabel een administratie eigen balanscode tabel worden aangemaakt waarbij de grootboekrekeningen eveneens aan een balanscode zijn gekoppeld via reeksen of aan de balanscode zijn gekoppeld via de grootboekrekening zelf. Zie voor meer details Koppelen grootboekrekeningen.
TIP
Wanneer de balanscode tabel en/of de koppeling van grootboek rekeningen aan balanscodes voor meerdere jaren moet worden aangepast kan dit het beste worden gedaan in het oudste jaar.
Mill7 zal de wijzigen dan op verzoek automatisch doorvoeren in de opvolgende jaren.
Tabel indeling.
De tabel wordt ingedeeld met hoofdtitels, subtitels en balanscodes. Samen bepalen ze de visuele presentatie van de cijfers.
De balanscodes zijn het diepste niveau in de tabel.
Grootboekrekeningen worden gekoppeld aan balanscodes.
Cijfermatig vindt de verdichting plaats van beneden naar boven:
hoofdtitel = som onderliggende subtitels = som onderliggende balanscodes = som gekoppelde grootboekrekeningen.
De Nederlandse Kamer van Koophandel en de Luxemburgse eCDF hanteren standaard indelingen voor het presenteren en deponeren van de jaarcijfers.
Deze standaard indelingen worden in Mill7 ondersteund middels de balanscodetabellen. Zie de beschrijvingen bij tabelbeheer en koppelen grootboekrekeningen voor uitleg hierbij.
Voor Luxemburg klanten is een aparte Mill7 eCDF-module ontwikkelt die ondersteuning biedt bij de XML-aangifte. Indien u hierin geïnteresseerd bent kunt u contact opnemen met info@Millogic.nl. Indien u geïnteresseerd bent in electronische deponering bij de Nederlandse KvK via Mill7 kunt u eveneens contact opnemen met info@Millogic.nl.
In gebruik nemen van een balanscodetabel
De stappen hieronder worden verderop in dit helponderwerp gedetailleerd beschreven.
1.Maak een tabel aan.
2.Definieer in de tabel hoofdtitels, subtitels en balanscodes.
3.Open een administratie waarin deze tabel gebruikt moet gaan worden.
Voer bij de instellingen het tabelnummer in als standaard tabel.
4.Koppel grootboekrekeningen aan de balanscodes.
5.Controleer via het scherm Balans en W&V of de presentatie van de cijfers naar wens is.
Schermindeling onderhoud balanscodetabellen
Het scherm bestaat uit de volgende onderdelen.
De werking van het scherm wordt in combinatie met de eerder genoemde stappen verderop in dit help onderwerp gedetailleerd beschreven.
–Knoppenbalk
Hier zijn knoppen opgenomen voor het selecteren, aanmaken, wijzigen en verwijderen van tabellen en voor het verplaatsen van items in de boomstructuur.
–Tabblad 'Tabelinstelling'
Linker deel: Bevat de tabel indeling weergegeven in een boomstructuur met hoofdtitels, subtitels, balanscodes en gekoppelde grootboekrekeningen.
Rechter deel boven: Bevat een overzicht van grootboekrekeningen die nog niet gekoppeld zijn aan een balanscode.
Rechter deel onder: Bevat een overzicht van grootboekrekeningen die gekoppeld zijn aan een balanscode die niet voorkomt in de geselecteerde tabel.
–Tabblad 'Reeksen en XBRL-instellingen'
Wordt gebruikt voor het koppelen van reeksen grootboekrekeningen aan een balanscode.
Dit tabblad wordt ook gebruikt voor het koppelen van de standaard indeling die van toepassing is in Luxemburg en voor het koppelen van de standaard indeling van de Nederlandse KvK.
Rechtermuisknopmenu, sneltoetsen
Behalve de knoppen in de knoppenbalk zijn diverse functies uit te voeren via een sneltoets.
Functies zijn te vinden in het rechtermuisknopmenu.
De beschikbare functies in de knoppenbalk en in het rechtermuisknopmenu zijn afhankelijk van het item waar men met de cursor op staat en van het actieve tabblad.
Slepen
Binnen de boomstructuur in het linkerdeel van het scherm is het mogelijk om met de muis items naar boven of naar beneden te verslepen.
In de boomstructuur worden de verschillende items aangeduid met een symbool.
Hoofdtitels
Dit is het hoogste presentatieniveau in de tabel.
Normaliter zijn er twee hoofdtitels aanwezig, één voor de balans en één voor de winst en verliesrekening.
Subtitels
Met subtitels kan een verdere onderverdeling worden gemaakt.
Subtitels kunnen zelf ook weer worden onderverdeeld met subtitels in een ouder-kindstructuur.
Begin Winst en Verlies
In de tabel moet worden aangegeven welk deel van de tabel bedoeld is voor het weergeven van de balans en welk deel bedoeld is voor het weergeven van winst en verlies.
Winst en verlies kan alleen beginnen bij een hoofdtitel of subtitel en komt altijd na het deel dat betrekking heeft op de balans.
Balanscodes
Dit is het laagste presentatie niveau in de tabel.
Een balanscode kan alleen voorkomen onder een subtitel.
Grootboekrekening is direct gekoppeld aan de balanscode
Grootboekrekening is gekoppeld aan een verkeerde balanscode
Als met de muis over de betreffende grootboekrekening wordt gegaan verschijnt een melding met uitleg.
Grootboekrekening is via een reeks gekoppeld aan de balanscode
Grootboekrekening is via een reeks gekoppeld aan een verkeerde balanscode
Als met de muis over de betreffende grootboekrekening wordt gegaan verschijnt een melding met uitleg.
De volgende symbolen geven informatie over de tabel.
Foutmelding
In de tekst van de foutmelding staat een uitleg.
Subniveaus aanwezig
Door te klikken op het symbool worden subniveaus getoond.
Deze functie wordt ook geactiveerd door erop te dubbelklikken.
Bij een balanscode betekent dit dat de gekoppelde grootboekrekeningen getoond worden.
Subniveaus worden getoond
Door te klikken op het symbool worden subniveaus verborgen.
Deze functie wordt ook geactiveerd door erop te dubbelklikken.
Bij een balanscode betekent dit dat de gekoppelde grootboekrekeningen verborgen worden.
In het rechtermuisknopmenu zijn de volgende functies aanwezig waarmee wat getoond wordt op het scherm kan worden bepaald.
Uitklappen
Hiermee worden van het geselecteerde item de subniveaus getoond.
Bij een balanscode betekent dit dat de gekoppelde grootboekrekeningen getoond worden.
Alles uitklappen
Hiermee worden alle niveaus in de tabel getoond, inclusief de grootboekrekeningen.
Inklappen
Hiermee worden van het geselecteerde item alle subniveaus verborgen.
Alles inklappen
Hiermee worden alle niveaus in de tabel verborgen met uitzondering van de hoofdtitels.
Toon alle rekeningen
Hiermee worden alle grootboekrekeningen die gekoppeld zijn aan een balanscode in de tabel getoond.
Verberg alle rekeningen
Hiermee worden alle grootboekrekeningen die gekoppeld zijn aan een balanscode in de tabel verborgen.
Alvorens een tabel te kunnen inrichten moet eerst een tabelnummer worden aangemaakt.
In de knoppenbalk zijn de volgende functies beschikbaar.
Aanmaken nieuwe tabel
Bij het aanmaken van een nieuwe tabel moet gekozen worden uit een van de beschikbare sjablonen.
Een tabel wordt vervolgens aangemaakt met hoofdtitels, subtitels en balanscodes conform het gekozen sjabloon.
–Leeg
Hierbij moet gekozen worden voor de taal van de omschrijvingen (Nederlands of Engels).
De tabel bevat alleen de standaard hoofdtitels en subtitels.
–Eenmanszaak
De balanscodetabel wordt gevuld met een standaard indeling hoofdtitels, subtitels en balanscodes geschikt voor een eenmanszaak.
Wanneer een nieuwe administratie wordt aangemaakt met het standaard rekeningschema eenmanszaak is er rekening gehouden met een balanscodetabel 11 volgens het sjabloon eenmanszaak.
–Firma
De balanscodetabel wordt gevuld met een standaard indeling hoofdtitels, subtitels en balanscodes geschikt voor een BV.
Wanneer een nieuwe administratie wordt aangemaakt met het standaard rekeningschema BV is er rekening gehouden met een balanscodetabel 12 volgens het sjabloon firma.
–KvK Nederland
Bij het sjabloon KvK Nederland kan gekozen worden uit bedrijfsklasse de taal van de omschrijvingen, de bedrijfsklasse en het aangiftejaar. Er wordt een tabel aangemaakt met hoofdtitels, subtitels, balanscodes en XBRL-labels die aansluiten op de verplichte indeling van de KvK Nederland voor de gekozen bedrijfsklasse/jaar.
–Luxemburg
De volgende sjablonen zijn beschikbaar Balance sheet, Abridged balance sheet, Profit and loss, Abridged profit and loss en Chart of accounts.
Wijzigen tabelnaam
Kopiëren tabel
Hiermee wordt een bestaande tabel gekopieerd naar een nieuwe tabel.
De kopie bevat alle hoofdtitels, subtitels en balanscodes en alle instellingen van het tabblad 'Reeksen en XBRL-instellingen'.
Verwijderen tabel
Het is niet mogelijk een tabel te verwijderen die bij een administratie voorkomt als default tabel.
Met behulp van het rapport Basisgegevens> Administratielijst kan een overzicht aangemaakt worden van administraties die een specifieke tabel als default in de instelling hebben staan.
Hieronder wordt verstaan het aanmaken, wijzigen en verwijderen van hoofdtitels, subtitels en balanscodes.
Daarvoor dienen de hieronder genoemde functies die te vinden zijn in de knoppenbalk en in het rechtermuisknopmenu.
De beschikbaarheid van de functies hangt af van het geselecteerde item.
Items toevoegen
Dit kan een hoofdtitel, een subtitel of een balanscode zijn.
Bij het toevoegen van een nieuw item kan worden aangegeven of het nieuwe item voor of na het geselecteerde item in de boom moet komen.
Wanneer het geselecteerde item een subtitel is kan met deze functie een kind-subtitel worden aangemaakt.
Items verplaatsen naar andere niveaus in de boomstructuur
Hiermee kan de ouder-kindstructuur bij subtitels worden gewijzigd.
Met de pijl naar links komt de subtitel, met al zijn kinderen, op het zelfde niveau als de ouder.
Met de pijl naar rechts wordt de subtitel, met al zijn kinderen, kind van de voorliggende broeder subtitel.
Een alternatief voor deze functie is het met de muis verslepen van een subtitel.
Volgorde van items in de boomstructuur aanpassen
Hiermee kan de volgorde van gelijksoortige items (hoofdtitel, subtitel, balanscode) die op hetzelfde niveau liggen worden aangepast. Alle onderliggende items verhuizen mee.
Deze functie kan ook worden uitgevoerd door een item te verslepen met de muis.
Items verwijderen
Instellen als begin Winst en Verlies
In de tabel moet worden aangegeven welk deel van de tabel bedoeld is voor het weergeven van de balans en welk deel bedoeld is voor het weergeven van de winst en verlies. Dit kan door een hoofdtitel of een subtitel aan te wijzen als begin Winst en Verlies.
Het wijzigen van deze instelling kan door een andere hoofdtitel of subtitel aan te wijzen.
Alle items boven de geselecteerde hoofdtitel of subtitel worden gebruikt voor het tonen van de balans.
Eigenschappen wijzigen
Hiermee kan de naam van het geselecteerde item worden gewijzigd.
Dit kan ook via een enkele muisklik op de naam van een item in de boomstructuur.
Het koppelen van grootboekrekeningen is alleen mogelijk in een administratie waarbij de geselecteerde tabel in de instellingen is aangegeven als default tabel.
Grootboekrekeningen moeten gekoppeld zijn aan een balanscode.
Wanneer een grootboekrekening niet is gekoppeld aan een balanscode in de tabel zal het saldo van de rekening niet geteld worden in de balans of W&V.
Het koppelen kan op twee manieren.
–Indirect via reeksen.
Dit kan via het tabblad 'Reeksen en XBRL-instellingen'
–Direct per grootboekrekening.
Dit kan via het tabblad 'Tabelinstelling'.
Wanneer in de instellingen de optie 'Balanscodes bij rekeningen uitschakelen' aanstaat kunnen grootboekrekeningen alleen als reeks gekoppeld worden.
Wanneer de optie niet aanstaat kan de situatie ontstaan dat een grootboekrekening via een reeks is gekoppeld aan een balanscode maar via de Rekeningkaart aan een andere balanscode.
In dat geval zal de balanscode voor de reeks worden toegepast.
Het is mogelijk om een grootboekrekening in geval van een negatief saldo te koppelen aan een andere balanscode dan in geval van een positief saldo.
Dit kan zowel bij gebruik making van een reeks als bij koppelen per grootboekrekening.
Wanneer in de knoppenbalk de optie 'Toon expliciete toewijzingen voor negatieve bedragen' aanstaat worden alleen de koppelingen met betrekking tot negatieve saldi in de boomstructuur getoond.
De balanscode voor een positieve saldo zal ook bij een negatief saldo gebruikt worden tenzij er een afwijkende balanscode voor negatieve saldi is ingesteld.
Grootboekrekening opzoeken (knoppenbalk)
Met deze functie kan een grootboekrekening worden opgezocht.
Als de rekening is gekoppeld aan een balanscode dan zal de rekening in de boomstructuur worden gevonden en wordt het item geselecteerd.
Als de rekening bestaat, maar nog niet gekoppeld is, dan wordt de rekening gevonden en geselecteerd in één van de twee lijsten aan de rechterzijde van het scherm.
Als de rekening niet wordt gevonden dan wordt dat gemeld.
Koppelen per grootboekrekening
Dit kan via tabblad 'Tabelinstelling' en via Onderhoud> Financieel> Grootboek.
Grootboekrekening koppelen aan een balanscode
Grootboekrekeningen die niet gekoppeld zijn of gekoppeld zijn aan een balanscode die niet voorkomt in de geselecteerde tabel, kunnen met deze knop gekoppeld worden aan de balanscode die geselecteerd is in de boom.
Grootboekrekening ontkoppelen van een balanscode / Item verwijderen
De geselecteerde grootboekrekening wordt verwijderd uit de boom. De rekening komt te staan in de lijst niet gekoppelde grootboekrekeningen.
Verplaatsen naar een andere balanscode
Grootboekrekeningen kunnen worden verplaatst naar een andere balanscode door ze te slepen of met behulp van plakken en knippen.
Voor het koppelen in reeksen wordt het tabblad 'Reeksen en XBRL-instellingen' gebruikt.
Handmatig invullen van reeksen
Reeksen kunnen alleen ingevoerd worden bij balanscodes. Er kunnen aparte reeksen worden ingevoerd voor grootboekrekeningen met een positief saldo en met een negatief saldo.
Reeksen mogen elkaar onderling niet overlappen.
Reeksen bepalen aan de hand van het grootboekschema
Met deze knop worden de reeksen automatisch gevuld op basis van het grootboekschema van een te kiezen administratie.
In de gekozen administratie wordt bij elke grootboekrekening gekeken welke balanscodes zijn ingevuld.
Komen deze codes voor in de te vullen tabel dan wordt het grootboekrekeningnummer opgenomen in de reeks van de betreffende balanscode.
Er kunnen overlappingen in de reeksen ontstaan. Deze moeten handmatig worden gecorrigeerd.
Luxemburg XML
Voor de XML-aangifte in Luxemburg kunnen twee extra kolommen zichtbaar worden gemaakt. Hiervoor moet in de Instellingen bij Boeken> Overig de optie 'Toon Luxemburg XML-codes' aan staan.
In deze kolommen kunnen de codes voor de aangifte worden geplaatst.
De eerste kolom is voor debetbedragen of bedragen in het huidige jaar. De tweede kolom is voor creditbedragen of bedragen uit het voorgaande jaar.
Er kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om via de knoppenbalk balanscodetabellen aan te maken aan de hand van sjablonen, waarbij zowel de XML-codes als de reeksen van grootboekrekeningnummers al zijn ingevuld.
Voor Luxemburgse klanten is een aparte Mill7 eCDF-module ontwikkelt die ondersteuning biedt bij de XML-aangifte. Indien u hierin geïnteresseerd bent kunt u contact opnemen met info@Millogic.nl.
KvK XBRL
De KvK heeft een verplichte indeling van de balans voor verschillende bedrijfsklassen gedefinieerd.
Als in de Instellingen bij Boeken> Overig de optie 'Toon KvK XBRL-labels' aan staat zijn er in de tabel extra kolommen beschikbaar voor het invoeren van de XBRL-labels van de afgelopen twee boekjaren.
Met behulp van deze kolommen kan een balanscode gekoppeld worden aan een KvK XBRL-label.
Een balanscodetabel kan voor één bedrijfsklasse worden gebruikt.
Door op een regel in de kolom 'XBRL-label {current aangiftejaar}' F4 te gebruiken verschijnt een lijst met beschikbare XBRL-labels.
Onderin het scherm moet de bedrijfsklasse worden geselecteerd.
Door een XBRL-code te selecteren en te kiezen voor <OK> wordt de code gekoppeld aan het geselecteerde Mill item.
Hetzelfde kan eventueel gedaan worden met XBRL {voorgaande aangiftejaar}. Deze kolom is nuttig als referentie bij het invullen van de koppelingen voor het nieuwe aangiftejaar. De koppelingen m.b.t. het voorgaande jaar spelen geen rol bij de aangifte van het huidige jaar.
De XBRL labels op het hoogste niveau, "Activa" en "Passiva", moeten altijd worden opgenomen in de balans. Deze labels moeten worden gekoppeld aan een subtitel op het hoogste niveau in de boom.
De labels "Activa" en "Passiva" zijn onderverdeeld in sublabels.
Over het algemeen zullen deze sublabels worden gekoppeld aan een subtitel op een laag niveau in de boom.
Bij sommige van de sublabels is een verdere detaillering aanwezig.
Deze detaillabels zullen in de regel in aan een balanscode worden gekoppeld, maar kunnen ook aan een subtitel worden gekoppeld.
Indien er detaillabels aanwezig zijn moeten die gekoppeld worden aan een balanscode en niet aan een hogere subtitel.
Let op
–Een balanscode tabel kan worden ingericht met de XBRL-labels van verschillende jaren.
–Afhankelijk van het boekjaar van de geopende administratie worden de XBRL-labels van het actuele boekjaar en het vorige boekjaar getoond.
–Een XBRL-label kan meerdere keren worden gekoppeld in een tabel.
–Alle balanscodes waarbij een bedrag voorkomt moeten gekoppeld zijn aan een XBRL-label.
Wanneer alle balanscodes onder 1 subtitel gekoppeld moeten worden aan hetzelfde XBRL label kan het label gekoppeld worden aan de subtitel.
–Wanneer aan een subtitel een XBRL label is gekoppeld dan mag aan de onderliggende balanscodes geen XBRL label gekoppeld worden.
–Wanneer aan een balanscode een XBRL-label is gekoppeld mag er aan de bovenliggende subtitels geen XBRL label gekoppeld worden. Bovendien moet dan aan alle balanscodes horend bij dezelfde subtitel ook een XBRL label gekoppeld worden.
–Een XBRL-label mag niet tegelijkertijd gekoppeld worden aan subtitels en aan balanscodes.
Er kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om via de knoppenbalk balanscodetabellen aan te maken aan de hand van sjablonen, waarbij de XBRL-labels reeds zijn ingevuld.