|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Inlezen UBL facturen |
De functie wordt gestart vanuit het menu Administratie> Financieel> Inlezen UBL facturen.
Met deze functie kunnen elektronische inkoopfacturen volgens het UBL-formaat worden ingelezen en geboekt in een crediteurendagboek.
Het scherm is samengesteld uit drie onderdelen.
Linksboven wordt een lijst getoond met aanwezige factuurbestanden met daarbij enkele gegevens zoals die in de bestanden zijn aangetroffen.
Rechtsboven wordt informatie gepresenteerd over de crediteur, als die herkend is, zoals deze in Mill7 is geregistreerd.
Het boekingsvoorstel aan de onderkant laat zien in hoeverre de gegevens uit het geselecteerde factuurbestand door Mill7 herkend zijn aan de hand van de gegeven kenmerken.
De volgende voorwaarden zijn van toepassing voor een goede verwerking van UBL-bestanden:
–Het bestand moet een geldig UBL-bestand zijn. De bestandsnaam moet eindigen met de extensie .xml.
–In de administratie moet de afzender van de factuur als crediteur aanwezig zijn.
–De crediteur mag niet geblokkeerd zijn.
–De valuta van de crediteur moet gelijk zijn aan de valuta van de factuur.
–Er moet voor elke factuurregel met een bedrag een geschikte grootboekrekening aanwezig zijn.
–De grootboekrekeningen mogen niet geblokkeerd zijn.
–Er moet voor elke btw-categorie in de factuur een corresponderende btw-code aanwezig zijn.
De btw-code in de administratie wordt bepaald op basis van de btw-soort en het percentage.
–De factuurdatum moet passen binnen het boekjaar.
–De periode waarin de factuur moet worden geboekt mag niet gesloten of geblokkeerd zijn.
Bestanden niet in lijst (#)
Met deze knop kan worden bekeken welke UBL-bestanden niet in de lijst zijn opgenomen vanwege technische fouten.
Werking:
In principe bepaalt de BTW-code bij de crediteur hoe de factuur wordt geboekt.
Uitzondering: In de boekhouding in de Instellingen - Boeken - UBL facturen kan worden aangegeven dat er nooit BTW mag worden geboekt bij het inlezen van UBL facturen.
Alle facturen worden in dat geval behandeld alsof bij de crediteur een BTW-code met BTW-percentage 0 is gebruikt.
Geen BTW:
Indien bij de crediteur een BTW-code staat ingevoerd met 0% BTW van het type Standaard BTW of Geen BTW wordt er geen btw berekend bij het inlezen.
Het BTW-bedrag dat in de UBL bij de kostenregel staat wordt bij de kostenregel opgeteld. Indien in de UBL het BTW-bedrag niet in de kostenregel staat, maar wel bij de factuurtotalen, dan wordt het BTW-bedrag bij het boeken op de verschillenrekening geboekt.
Wel BTW:
Indien bij de crediteur een BTW-code met een percentage is ingevuld wordt de BTW berekend zoals deze in de UBL staat en geboekt.
BTW verlegd binnen NL:
Indien bij de crediteur een BTW-code voor BTW verlegd binnen NL staat ingesteld, dient er geen BTW aanwezig te zijn in de UBL-factuur.
Als dat wel het geval is, kan de factuur niet worden geboekt.
Bij het boeken van deze factuur wordt bij het verwerken gevraagd om de BTW-percentages die van toepassing zijn op het verleggen van de BTW.
Voor elk percentage worden er dan twee journaalposten toegevoegd.
BTW verlegd binnen en buiten EU.
Indien bij de crediteur een BTW-code voor BTW verlegd binnen of buiten EU staat ingesteld, dient er in principe geen BTW aanwezig te zijn in de UBL factuur, maar het kan wel.
Er zijn twee mogelijkheden:
1: Indien er geen BTW staat gespecificeerd, wordt bij het boeken gevraagd om de percentages en bedragen voor de ICP-aangifte. Voor elk pecentage worden er dan twee journaalposten toegevoegd.
2: Als er wel BTW in de factuur staat, wordt er niet gevraagd om percentages voor de ICP-aangifte. Wel wordt gevraagd op welke rekening het BTW-bedrag geboekt moet worden. Dit is voor eventuele terugvordering van het bedrag in het buitenland.
Verderop staat aangegeven hoe dit in batch aangestuurd kan worden.
De volgende onderwerpen worden hieronder beschreven:
a.Herkennen crediteur
b.Herkennen tegenrekeningen
6.Inlezen UBL-facturen in batch
De lijst kan op verschillende manieren worden gesorteerd. Klik op de kolomtitel om de volgorde te veranderen. Bij elke volgende klik op dezelfde kolomtitel wordt de volgorde omgekeerd.
Toon alleen facturen voor huidige administratie
Door middel van dit selectievakje kunnen facturen die voor andere administraties bestemd zijn buiten beeld worden gehouden. Als het vinkje ontbreekt dan worden alle nog te verwerken facturen getoond.
<Bestandslocatie>
Met de knop <Bestandslocatie> kan worden ingesteld waar de factuurbestanden voor de administratie zich bevinden.
Als het veld Locatie factuurbestanden is geselecteerd kan via de promptknop of met F4 een locatie worden aangewezen.
Na de bevestiging van de nieuwe locatie met <OK> wordt de bestandenlijst opnieuw gevuld.
Indien nodig kan de bestandenlijst ook ververst worden door op F5 te drukken.
Let op
Service Companies delen de instelling voor de bestandslocatie. Hier kan op twee manieren mee worden omgegaan.
1. Zet alle UBL-bestanden voor de service companies bij elkaar in één map en maak het onderscheid tussen de geadresseerde administraties o.b.v. van de inhoud van de bestanden.
2. Sla de UBL-bestanden op in verschillende mappen en controleer/wijzig de instelling elke keer wanneer UBL-bestanden voor een service company worden ingelezen.
Bestanden kunnen alleen worden verwerkt als
•het xml-bestanden zijn en
•deze opgebouwd zijn volgens de ubl-specificaties (versie 2.1).
<Toon PDF>
Als van de factuur een pdf-bestand aanwezig is kan deze met de knop <Toon PDF> worden geopend.
Een bijbehorend pdf-bestand kan alleen worden geopend als het dezelfde naam heeft als het UBL-bestand en op dezelfde locatie is opgeslagen.
Indien het pdf-bestand is opgeslagen in het UBL-bestand zal Mill7 de pdf uit het UBL-bestand openen en opslaan op dezelfde locatie en met dezelfde naam als het UBL-bestand.
De bestandenlijst is gesorteerd op de naam van de crediteur en het nummer van de factuur.
Er kan door de lijst gebladerd worden om een bepaalde factuur te selecteren.
Gegevens over de herkende crediteur en het boekingsvoorstel worden ververst zodra een andere factuur is geselecteerd.
Aan de hand van de getoonde gegevens kan gecontroleerd worden of de juiste crediteur aan de factuur gekoppeld is.
Ook wordt duidelijk of voor alle factuurregels een koppeling met de grootboekrekeningen gemaakt kan worden.
Factuurregels die niet herkend of anderszins niet in orde zijn worden met een roodgekleurde foutmelding in de statuskolom aangeduid.
Een nadere specificatie van de fout staat op de statusregel onder het boekingsvoorstel.
Selecteer de betreffende regel om deze specificatie in beeld te krijgen.
Uit de omschrijving van de fout zou moeten blijken wat er nodig is om de herkenning te laten slagen.
Met behulp van de knop <Rekeningherkenning> kunnen herkenningsregels worden vastgelegd.
Dit kan zowel voor het herkennen van een crediteur als voor het herkennen van een grootboekrekening.
Herkenningsregels kunnen ook worden vastgelegd via menu Onderhoud> Herkenning UBL factuurregels.
Rekeningherkenning is alleen beschikbaar voor gebruikers met het recht 'Onderhoud rekeningherkenning UBL facturen'.
De herkenningsregels worden opgeslagen in de tabel die is ingesteld bij Instellingen> Boeken> Overig.
Een herkenningstabel kan in verschillende administraties worden gebruikt.
Rekeningherkenning kan gebruikt worden voor het herkennen van nieuwe crediteuren en grootboekrekeningen, maar ook voor het wijzigen van bestaande herkenningsregels.
Er verschijnt een popup-scherm waarin de gevonden omschrijvingen van de factuurregel worden getoond.
Met de knoppen <Vorige> en <Volgende> worden alle regels op het scherm doorgelopen en worden nieuwe en gewijzigde herkenningsregels opgeslagen.
Informatie, bedrag, datum
In het Informatie blok staat alle tekst uit het UBL-bestand met betrekking tot de geselecteerd regel.
Herkenningstekst
Dit is het deel van de tekst in de informatie die kenmerkend is om een crediteur / grootboekrekening te herkennen.
Rekening
Selecteer hier de crediteur of grootboekrekening.
Kostenplaats
Wanneer de geselecteerde grootboekrekening een kostensoort heeft moet de kosten plaats gevuld zijn.
Als de kostensoort van de grootboekrekening een standaard kostenplaats wordt deze alvast in het veld ingevuld.
Herkennen crediteur
Wanneer er een herkenningsregel aanwezig is voor de crediteur zal op de crediteurregel het rekeningnummer gevuld worden met de crediteurcode.
Indien er geen herkenning is op basis van de herkenningsregels dan zal Mill7 controleren of er een crediteur aanwezig is met overeenkomende stamgegevens.
1.Eerst wordt er gezocht naar een crediteur met exact dezelfde zoeknaam als de naam van de crediteur in het UBL-bestand.
2.Als op basis van de naam geen crediteur herkend is dan zal er gezocht worden naar overeenkomsten op basis van
a.btw-id-nummer of
b.KvK-nummer of
c.IBAN-nummer of
d.het debiteurnummer dat door de crediteur is uitgegeven.
Een gevonden crediteur wordt alleen herkend als de valuta van de crediteur overeenkomt met de valuta van de factuur.
Als een crediteur is herkend worden relevante gegevens van de crediteur getoond in het info blokje 'Herkende crediteur'.
Herkennen grootboekrekening
Wanneer er een herkenningsregel aanwezig is voor de grootboekrekening zal het rekeningnummer worden gevuld worden met de gevonden grootboekrekening.
Wanneer er geen herkenningsregel is zal Mill7 controleren of bij de crediteur een vaste tegenrekening is ingevuld.
Rekening
Afhankelijk van de regel staat hier de code van de crediteur of het grootboekrekeningnummer.
Datum
De factuurdatum volgens het UBL-bestand.
Vervaldatum
De vervaldatum volgens het UBL-bestand.
Wanneer deze niet is gevonden zal Mill7 op basis van de betalingscondities bij de crediteur de vervaldatum berekenen.
Kostenplaats
Wanneer de grootboekrekening een kostensoort heeft is de kostenplaats verplicht.
De kostenplaats wordt gevuld op basis van onderstaande regels;
1.de kostenplaats in de herkenningsregel
2.de kostenplaats van de crediteur
3.de standaard kostenplaats horend bij de kostensoort van de grootboekrekening
Valuta
De valuta volgens het UBL-bestand.
Koers
In geval van een factuur in een andere valuta dan de boekhoudvaluta zal Mill7 de koers bepalen op basis van de koerstabel horend bij het dagboek en de factuurdatum.
Debet / Credit
Factuurregelbedragen volgens het UBL-bestand.
BTW-code
Op basis van het btw-percentage in het UBL-bestand zal Mill7 een bijpassende btw-code bepalen.
BTW-bedrag
Het btw-bedrag volgens het UBL-bestand.
Factuurnummer crediteur
Het factuurnummer volgens het UBL-bestand.
Omschrijving
Informatie uit het UBL-bestand behorend bij een factuurregel.
Status
Geeft aan of de informatie in de regel voldoende is om de regel als journaalpost te kunnen boeken.
Een nadere specificatie van de fout staat in de geel gekleurde statusregel onderaan het scherm.
Tijdens het herkenningsproces kan blijken dat het nodig is om een bijvoorbeeld crediteur of grootboekrekening aan te maken of te wijzigen.
Gebruik F5 om het boekingsvoorstel na dergelijke wijzigingen opnieuw te vullen en te controleren op basis van de actuele gegevens in Mill7.
Het is dus niet nodig om de functie voor het inlezen van de factuur af te sluiten en opnieuw te starten.
Met de knop <Uitvoeren> wordt de factuur geboekt.
Als een UBL-bestand is verwerkt dan wordt het bestand hernoemd.
Er wordt een tijdstempel aan de bestandsnaam toegevoegd en het bestand krijgt de extensie ".old".
Het UBL-bestand verdwijnt dan uit de bestandenlijst.
Hieronder worden enkele bijzondere situaties met betrekking tot de btw besproken.
Btw verlegd NL en leveringen vanuit binnen of buiten EU
Deze functie wordt niet uitgevoerd wanneer UBL-facturen worden ingelezen in de batch.
Als er sprake is van verlegde btw of van leveringen vanuit het buitenland dan kunnen er ten behoeve van de btw-aangifte extra btw-regels worden gecreëerd.
Na de knop <Uitvoeren> zal het scherm btw-berekening worden geopend.
Het (netto) bedrag van de factuur kan in één tot drie delen worden opgesplitst. Aan elk deel kan een btw-percentage worden toegewezen.
Met de knop <OK> wordt het boekingsproces afgerond en worden extra btw-regels aangemaakt.
Met de knop <Annuleren> wordt het scherm btw-berekening gesloten. Wanneer de vraag 'Boeken van verlegde btw overslaan' met ja wordt beantwoord dan wordt het boekingsproces afgerond zonder dat de extra btw-regels worden aangemaakt.
Buitenlandse btw om te boeken
Deze functie wordt niet uitgevoerd wanneer UBL-facturen worden ingelezen in de batch.
Indien bij de crediteur een BTW-code voor verlegde BTW binnen of buiten de EU wordt gevonden en in het UBL-bestand staat een BTW-bedrag gespecificeerd, dan wordt er gevraagd om een grootboekrekening waarop dat bedrag kan worden geboekt. Deze boeking kan worden gebruikt om het bedrag op een later moment terug te vorderen in het land van de crediteur. De kostenregels worden dan exclusief BTW geboekt.
Het rekeningnummer wordt onthouden voor de volgende keer.
Als de knop <Annuleren> wordt gebuikt dan wordt het BTW-bedrag op de standaard verschillenrekening geboekt.
BTW om te boeken op kostenrekeningen
Deze functie wordt niet uitgevoerd wanneer UBL-facturen worden ingelezen in de batch.
Als de btw moet worden opgenomen in de kosten, bijvoorbeeld omdat de onderneming niet btw-plichtig is, en de informatie ontbreekt om de btw correct te verdelen over de verschillende factuurregels, dan wordt er gevraagd om een grootboekrekening waarop de btw (tijdelijk) kan worden geboekt. Op een later tijdstip kan de verdeling dan door de gebruiker worden gemaakt door journaalposten te wijzigen of toe te voegen.
Het rekeningnummer wordt onthouden voor de volgende keer.
Als de knop <Annuleren> wordt gebuikt dan worden de BTW-bedragen op de standaard verschillenrekening geboekt.
Crediteur niet btw-plichtig
Wanneer bij de crediteur een btw-code van het soort btw 'Geen BTW' staat worden de btw-bedragen geboekt op de tegenrekeningen.
Als de informatie in het UBL-bestand onvoldoende is wordt het btw-bedrag geboekt op de grootboekrekening horend bij de btw-code.
Voor het inlezen van UBL-facturen in batch moet Mill7 worden opgestart met de volgende opdracht:
Millogix.exe /READUBL “<Bestandslocatie>” <BTW-percentage voor BTW verlegd (*100)> <Grootboekrekening voor te vorderen buitenlandse BTW> <Grootboekrekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen>.
<Bestandslocatie>
Alle UBL (XML)-bestanden moeten op deze locatie worden opgeslagen.
Het logbestand dat wordt aangemaakt wordt ook op deze locatie opgeslagen. In de naam van het logbestand staan de datum en tijd van de batch.
Facturen die zijn verwerkt worden hernoemd met de extensie ".old".
<BTW-percentage voor BTW verlegd (*100)>
Dit percentage wordt toegepast op alle UBL-facturen voor crediteuren waarbij een BTW-code verlegd is gebruikt.
Indien percentage niet wordt gebruikt, dan worden er geen additionele boekingen voor BTW verlegd geboekt.
Het percentage dient vermenigvuldigd met 100 te worden meegegeven om problemen met instellingen m.b.t. decimalen te voorkomen.
7,5% wordt dus 750 als parameter.
<Grootboekrekening voor te vorderen buitenlandse BTW>
Indien bij de crediteur een BTW-code voor verlegde BTW binnen of buiten de EU wordt gevonden en in het UBL-bestand staat een BTW-bedrag gespecificeerd, dan wordt dat bedrag op deze rekening geboekt. Deze kan worden gebruikt om het bedrag terug te vorderen in het land van de crediteur. De kostenregels worden dan exclusief BTW geboekt.
Als deze rekening niet wordt gespecificeerd in de batch, dan worden deze facturen niet geboekt.
De gespecificeerde rekening moet bestaan en mag niet worden gebruikt als dagboekrekening en mag ook niet zijn geblokkeerd, anders worden deze facturen ook afgewezen.
<Grootboekrekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen>
Indien de BTW niet gevorderd kan worden, bijvoorbeeld omdat de onderneming niet btw-plichtig is, dan moet de BTW in de kosten worden opgenomen. Om dit goed te kunnen doen moet bekend zijn welk BTW-bedrag of welk BTW-percentage op elke kostenregel van toepassing is. De informatie hiervoor kan per factuurregel in het UBL-bestand zijn opgenomen. Als deze informatie op het niveau van de factuurregels ontbreekt het percentage per regel kan niet op een andere manier worden vastgesteld, dan moet de gebruiker zelf de verdeling make. In de tussentijd worden de BTW-totalen van de factuur dan op een speciale grootboekrekening geboekt.
Als deze rekening niet wordt gespecificeerd in de batch, dan worden deze facturen niet geboekt.
De gespecificeerde rekening moet bestaan en mag niet worden gebruikt als dagboekrekening en mag ook niet zijn geblokkeerd, anders worden deze facturen ook afgewezen.
Facturen die niet zijn verwerkt kunnen handmatig worden ingelezen via de optie in menu Administratie> Financieel> Inlezen UBL facturen.
Op deze manier kunnen herkenningsregels worden toegevoegd waardoor soortgelijke facturen de volgende keer wel via de batch kunnen worden verwerkt.
Voor elk UBL (XML)-bestand wordt één van de volgende regels aangemaakt in het logbestand, met daarbij vermeld de naam van het UBL (XML)-bestand.
1.Verwerkt in administratie
2.Op voorhand afgewezen
a.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand [verwerkingsfout]
b.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand [geen root element]
c.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand of ondersteund UBL-bestand
d.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand [ongeldige waarde]
e.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand [netto totaalbedrag en som van grondslagen voor btw zijn niet gelijk]
f.Fout: Dit is geen geldig XML-bestand [netto totaalbedrag en som van bedragen in factuurregels zijn niet gelijk]
g.Fout: Bookkeeping with suitable start and end date not found for client name:
The client name (Bookkeeping name) is detected via the XML element <AccountingCustomerParty - Name> in the UBL file.
3.Probleem ontdekt tijdens verwerking
a.Waarschuwing: BTW-percentage ontbreekt, BTW verlegd is niet geboekt.
b.Fout: Administratie is gevonden, maar bestand kan niet worden verwerkt.
c.Fout: Rekening voor buitenlandse BTW ontbreekt.
d.Fout: Rekening voor buitenlandse BTW niet gevonden.
e.Fout: Rekening voor buitenlandse BTW is geblokkeerd.
f.Fout: Rekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen ontbreekt.
g.Fout: Rekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen niet gevonden.
h.Fout: Rekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen is geblokkeerd.
De rekening voor buitenlandse BTW refereert aan de grootboekrekening die wordt gebruikt als parameter <Grootboekrekening voor te vorderen buitenlandse BTW> bij het uitvoeren van de batch-verwerking.
De rekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen refereert aan de grootboekrekening die wordt gebruikt als parameter <Grootboekrekening voor BTW om te boeken op kostenrekeningen> bij het uitvoeren van de batch-verwerking.