Open de factuur module via de knop Facturering 
in de knoppen balk of via de functie Factureren in het Administratie menu. Kies daarna de print knop 
voor het openen van het Facturen scherm.
In dit scherm kunnen de volgende acties worden uitgevoerd.
–Boeken
Deze actie kan worden uitgevoerd in combinatie met een van de volgende acties voor een handmatige, nog niet geboekte, factuur en voor concept facturen.
–Tonen op scherm
–E-mail (lokale e-mailclient)
–E-mail (SMTP-server)
–Opslaan in bestand
De E-mail acties zijn alleen beschikbaar als de gebruiker het recht 'E-mail facturen' heeft.
Acties kunnen worden uitgevoerd voor
–Een individuele factuur geselecteerd in het factuur scherm.
–Een selectie van geboekte facturen.
–Een selectie van geaccordeerde concepten.
Deze optie is alleen aanwezig als bij instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' is geactiveerd.
Daarnaast kan worden opgegeven welke output aangemaakt moet worden en welke aanvullende selectie criteria van toepassing zijn.
Door de knop OK te gebruiken wordt de actie uitgevoerd.
Indien gekozen is voor <Geboekte facturen> of <Concept facturen> wordt eerst het Voorstel scherm getoond met alle facturen die voldoen aan de opgegeven selectie criteria.
Als output kan gekozen worden voor
–Begeleidend schrijven, aanmaning
–Factuur
–Urenspecificatie
Door het kruisvakje aan te vinken wordt de betreffende output aangemaakt.
Bij de actie Printer kan ook het aantal worden aangegeven.
Layout
De opmaak van factuur, urenspecificatie en begeleidend schrijven wordt op maat gemaakt met behulp van Crystal Reports of dataflex reports.
De rapporten staan als .rpt bestand of .dr bestand opgeslagen in de Mill7\reports\custom folder.
De naam van het bestand corresponderend met de gewenste layout moet per administratie worden ingevuld bij Instellingen> Facturering> Opmaak.
Het is mogelijk om voor een debiteur een andere opmaak (layout) te gebruiken. Dat moet dan worden aangegeven bij de debiteur op het tabblad Facturering.
Begeleidend schrijven
Een begeleidend schrijven (inclusief aanmaning) wordt alleen aangemaakt als het adres voor het begeleidend schrijven bij de debiteur is ingevoerd.
Uren specificatie
Bij de debiteur kan op het tabblad Facturering worden ingesteld of een uren specificatie moet worden aangemaakt.
Deze standaard instelling kan worden overschreven door het kruisvakje 'Altijd uren specificatie aanmaken' aan te zetten.
Als de factuur geen betrekking heeft op uren zal er geen uren specificatie worden aangemaakt.
Wanneer gekozen is voor <Geboekte facturen> of <Concept facturen> zijn de volgende selectie criteria mogelijk. Deze selectie mogelijkheden kunnen onderling worden gecombineerd.
Boekhouding
Een debiteur hoort bij een service company.
Door de optie 'Alles' aan te zetten worden debiteuren van alle service companies verwerkt.
Er kan ook gekozen worden voor 1 service company zodat alleen de debiteuren van die service company worden verwerkt.
Verkopers (AM)
Bij de debiteur kan een Verkoper (AM) worden ingegeven.
Door de optie 'Alles' aan te zetten worden alle debiteuren verwerkt.
Er kan ook gekozen worden voor 1 verkoper(AM). Alleen de debiteuren van deze accountmanager worden dan verwerkt.
Debiteuren
Door de optie 'Alles' aan te zetten worden alle debiteuren verwerkt.
Er kan ook gekozen worden voor 1 Debiteur. Alleen de facturen van die debiteur worden dan verwerkt.
Debiteur selectie, verzenden per
Per debiteur wordt op het tabblad Facturering in het veld 'Factuur verzenden per' aangegeven wat de voorkeurs methode is voor het versturen van factureren.
Bij de optie 'Debiteur selectie, verzenden per' kan een selectie gemaakt worden van debiteuren op 'Factuur verzenden per' E-mail en/of Overig.
Facturenselectie
Door middel van het ingeven van een factuurnummer reeks vanaf - t/m en een datum reeks vanaf - t/m worden alleen facturen geselecteerd die voldoen aan deze reeks instellingen.
Deze optie is alleen beschikbaar als gekozen is voor 'Geboekte facturen'.
Wanneer een selectie op geboekte facturen of conceptfacturen is gemaakt wordt het 'Voorstel' scherm getoond met alle facturen die voldoen aan de selectiecriteria.
Door te klikken op een kolom titel worden de gegevens op het scherm oplopend of aflopend gesorteerd op de waarden in de betreffende kolom.
De uit te voeren actie houd rekening met de volgorde waarin de facturen op het voorstel staan.
Alleen facturen die in de kolom 'OK' zijn aangevinkt zullen worden verwerkt.
Als facturen per e-mail verzonden moeten worden kunnen facturen alleen op OK gezet worden als er in de kolom 'Aan' een e-mail adres is gevonden.
Bij facturen die per SMTP of direct met outlook zijn verzonden wordt de laatste verzenddatum getoond.
Als de optie 'Boek factuur' is gekozen in combinatie met 'Concept facturen' worden op het voorstel alleen geaccordeerde concept facturen getoond.
Met de knop <Wijzig datum> wordt van alle geselecteerde concept facturen de factuurdatum en/of de periode aangepast.
Als de selectie 'Concept facturen' betreft zal op het voorstel de extra optie 'Verwijder concepten' beschikbaar zijn. Het verwijderen van een concept factuur betekent tevens dat gealloceerde uren en vergoedingen worden vrij gegeven.
Het verwijderen van concept facturen is niet mogelijk als gekozen is voor 'Boek factuur'.
Acties
Wanneer een factuur wordt geboekt wordt de factuur aangemaakt en worden er journaalposten geboekt.
Daar waar instellingen worden geraadpleegd gaat het om de instellingen van de betreffende service company.
1.Er wordt een factuurnummer bepaald op basis van het laatste factuurnummer in de instellingen. De factuur wordt in Mill7 opgeslagen. Geboekte facturen kunnen worden opgehaald via de factuur module en staan bij de debiteur als openstaande post.
2.De factuur regels worden omgezet naar journaalposten. Deze worden geboekt in de administratie van de service company van de debiteur. Het dagboek debiteuren waarin de journaalposten worden geboekt wordt afgeleid uit de schemas op basis van het Debiteurennummer.
Per factuur wordt een dagboekblad aangemaakt.
Als de instelling 'Gebruik factuurtekst in journaalpost' aan staat wordt tijdens het boeken van de factuur de factuurtekst gekopieerd naar de omschrijving van de journaal regel.
De boekdatum van de journaalposten is gelijk aan de factuurdatum.
Per combinatie BTW percentage - Soort BTW wordt een journaalpost debiteur aangemaakt.
Staan er in de factuur regels meerdere regels met hetzelfde BTW percentage en Soort BTW maar met verschillende BTW codes dan worden die bij het boeken gesommeerd naar 1 journaalpost met gebruik making van de eerst gevonden BTW code.
Per factuur regel wordt een tegenboeking aangemaakt met als rekeningnummer de grootboekrekening horend bij de factuurtekst (artikel).
Indien bij een vaste vergoeding of een periodieke factuur geen artikel is ingevoerd wordt de tegenboeking geboekt op de grootboekrekening ingevoerd bij instellingen> boeken> rekening dagboek verschillen.
De journaalposten per debiteur zijn altijd in de valuta van de debiteur. De tegenboekingen zijn in de boekhoud valuta. Bij handmatige facturen kan op het scherm Nieuwe / Wijzigen factuur een koers worden ingevoerd. Bij automatische facturen wordt de koers bepaald op basis van de instellingen.
3.De factuur status van gefactureerde uren regels wordt op 'F' gezet en het factuurnummer wordt bij de uren regel opgeslagen.
4.Bij Periodieke facturen en Vaste vergoedingen (relatiebeheer bestand F117) die gefactureerd zijn worden de velden 'Volgende maand' (veld 19) en 'Volgend jaar' (veld 21) aangepast. Hierbij wordt rekening gehouden met de velden 'Aantal / jaar' (veld 20) en 'Eenmalig' (veld 22).
Eenmalige vaste vergoedingen worden verwijderd tenzij in de instellingen anders is aangegeven.
De aangevinkte output wordt in aparte schermen getoond op het scherm in de layout zoals aangegeven in de instellingen. Als bij de debiteur een afwijkende layout is ingevoerd wordt die gebruikt.
De facturen op het proposal worden getoond in de gekozen volgorde:
–Factuurnummer
–Debiteurcode
–Optioneel (zoals ingevoerd in de instellingen bij Factuurvolgorde)
De aangevinkte output wordt in geprint op de standaard printer van de gebruiker in de layout zoals aangegeven in de instellingen. Als bij de debiteur een afwijkende layout is ingevoerd wordt die gebruikt.
De output wordt geprint in de opgegeven aantallen.
De facturen op het proposal worden getoond in de gekozen volgorde:
–Factuurnummer
–Debiteurcode
–Optioneel (zoals ingevoerd in de instellingen bij Factuurvolgorde)
E-mail (lokale e-mailclient) / E-mail (SMTP-server)
Zowel individuele facturen als een groep geselecteerde facturen kunnen per e-mail worden verzonden.
De gekozen output wordt als bijlage toegevoegd.
De actie E-mail (SMTP-server) is alleen beschikbaar wanneer in de instellingen de optie 'Gebruik SMTP-server' aanstaat.
Bij de actie E-mail (lokale e-mail client) wordt voor het verzenden van de e-mails gebruik gemaakt van de lokale e-mail client. De afzender in de e-mail is het voor de gebruiker ingestelde standaard e-mail profiel.
Per te verzenden e-mail wordt de lokale client geopend. De gebruiker moet zelf de e-mail verzenden.
Op het voorstel kan gekozen worden voor de optie 'E-mail direct verzenden'. In dat geval worden de e-mails zonder tussenkomst van de gebruiker verzonden.
Bij het direct verzending van facturen via de locale e-mailclient kan per e-mail een beveiligingsmelding op het scherm worden getoond met de mogelijkheid om de e-mail niet te versturen.
Deze melding kan worden uitgezet in de Instellingen.
Voor facturen die per SMTP of direct met outlook zijn verzonden wordt de laatste verzenddatum in de database opgeslagen en getoond op het Voorstel scherm.
E-mail opties en instellingen
Groepeer e-mail
Bij 'Groepeer e-mail' kan worden aangegeven of facturen moeten worden samengevoegd naar 1 e-mail.
De output wordt per factuur aangemaakt.
–Factuur
per factuur wordt 1 e-mail verstuurd
–Debiteur
alle facturen van dezelfde debiteur worden samengevoegd in 1 e-mail
–Verkoper (AM)
alle facturen van debiteuren met dezelfde accountmanager worden samengevoegd in 1 e-mail
–Persoon BS adres
alle facturen van debiteuren met dezelfde persoon bij adres begeleidend schrijven worden samengevoegd in 1 e-mail
Adres e-mail
Hier wordt aangegeven naar wie de e-mail moet worden verstuurd.
Een e-mail wordt altijd aan een persoon gestuurd. Om facturen via de e-mail te kunnen versturen moet bij de betreffende persoon op het tabblad Adressen het e-mail adres zijn ingevuld.
Op het Voorstel worden in de kolommen 'Aan' en 'CC' de gevonden e-mail adressen getoond.
De volgende adres opties zijn beschikbaar. Welke opties mogelijk zijn hangt af van 'Groepeer e-mail'.
–Default
de e-mail wordt verstuurd naar de persoon zoals aangegeven in de Instellingen
–Persoon begeleidend schrijven
de e-mail wordt verstuurd naar de persoon zoals aangegeven in Adres begeleidend schrijven bij de debiteur.
–Persoon BS (Begeleidend schrijven) met CC naar Accountmanager
de e-mail wordt verstuurd naar de persoon zoals aangegeven in Adres begeleidend schrijven bij de debiteur.
de e-mail wordt CC verstuurd naar de accountmanager van de debiteur
–Accountmanager
de e-mail wordt verstuurd naar de accountmanager van de debiteur
–Overige relaties in Relatie beheer
de e-mail wordt verstuurd naar alle personen in het relatiebeheer bestand Overige relaties (bestand F115) waarvoor het veld e-mail ontvangen (veld 9) = ja.
Instellingen e-mail
–UBL bestand
Wanneer in de instellingen de UBL opties aanstaan zal de factuur ook als UBL (.xml) bestand worden aangemaakt.
–Naam bijlages
De bijlagen bij de e-mail worden als PDF document aangemaakt met de hier gekozen naam.
–Onderwerp voorvoegsel
De tekst in dit veld wordt bij alle e-mails vóór de standaard tekst in het onderwerp van de e-mail gezet.
De standaard tekst is in geval van 'Groepeer e-mail' op factuur: <Naam debiteur> Factuur <Factuurnummer>.
In alle andere gevallen is de standaardtekst: Facturen
–Mollie betaallink toevoegen
Voor meer informatie over dit over dit onderwerp zie Mollie betalingen.
Deze optie is alleen beschikbaar als Mollie is geactiveerd in de instellingen bij Facturering > E-mail.
Bij het openen van het Facturen scherm staat de optie standaard uit.
De volgende voorwaarden zijn van toepassing om een link toe te kunnen voegen. |
•De factuur moet geboekt zijn of tijdens het creëren van de e-mail geboekt worden.
•Het factuurbedrag moet groter zijn dan nul.
•Er mogen geen betalingen zijn geboekt voor de factuur.
•Bij e-mailopties moet de groepering 'per factuur' zijn.
Bij het toevoegen van een betaallink is het verplicht gebruik te maken van een gebruikerstekst bij de samenstelling van het e-mailbericht.
De betaallink wordt in de email toegevoegd aan het eind van de inleidende tekst.
Pas de inleiding van de gebruikerstekst daarop aan zodat de betaallink vooraf gegaan wordt door een bijpassende tekst.
–Gebruikerstekst body e-mail
Dit is de gebruikerstekst welke voor de e-mail body moet worden gebruikt. Standaard wordt tekst 15 gebruikt.
Als bij een debiteur het veld 'Afwijkende tekst e-mail' is ingevuld zal voor die debiteur de afwijkende tekst worden gebruikt. De afwijkende tekst wordt alleen toegepast als bij groepering is gekozen voor Factuur of Debiteur.
Gebruikersteksten kunnen worden ingevuld via menu Onderhoud> Gebruikersteksten.
Op het moment dat de email wordt aangemaakt zal de gebruikers tekst worden opgehaald bij de van toepassing zijnde service company.
E-mail body
Deze optie is beschikbaar bij E-mail (SMTP-server) of als in de instellingen gekozen is voor 'Lokale client: Gebruik Outlook driver'.
–Gebruikerstekst
In dit geval wordt de tekst gebruikt zoals beschreven bij 'Gebruikerstekst body e-mail'
–Html bestand body
In plaats van een gebruikerstekst kan een html-bestand worden geselecteerd. De inhoud van dit bestand wordt gebuikt als body van de aan te maken e-mails.
–Outlook default body
Deze optie is alleen beschikbaar indien bij de instellingen is gekozen voor gebruik van de outlook driver.
De e-mail body wordt gevuld met de default Outlook body van de gebruiker.
Default locatie
Selecteer de locatie waar de bestanden moeten worden opgeslagen.
Submap
Door een submap te selecteren kunnen bestanden worden opgeslagen per debiteur.
Als de map nog niet bestaat kan deze naar keuze worden aangemaakt.
Als de map niet bestaat worden de bestanden opgeslagen op de Default locatie.
Exportformaat
Bestanden kunnen in diverse formaten worden opgeslagen.
Het formaat Win2pdf printer is alleen mogelijk als deze in de instellingen is geactiveerd.
Naam bestand
De naam van de bestanden kan worden samengesteld uit diverse velden.
Een van de opties voor de naam keuze is 'Optionele volgorde/factnr'. In dat geval worden de velden die zijn ingevoerd in de instellingen bij de optie 'Factuurvolgorde' gebruikt voor het samenstellen van de naam.