Rapporten > Mailing

Met de Pro of Trust-versie kunnen mailings ofwel verzendlijsten worden aangemaakt.

Via menu Administratie, Relaties, Mailing kunnen mailings worden aangemaakt.

Per mailing kan worden aangegeven naar welke personen deze mailing wordt gestuurd.

Elke mailing wordt gekenmerkt door een nummer en een omschrijving.

Door met de rechtermuisknop op het veld met het mailingnummer te klikken kan de omschrijving van een mailing worden aangepast.

Kies dan voor de optie Onderhouden lijst. Hier kunnen ook mailingnummers worden toegevoegd.

Mailings kunnen ook via het scherm relaties worden onderhouden door bij firma's en personen in het tabblad Mailing aan te geven bij welke mailing deze betrokken moet worden.

Reset mailing

Een mailinglijst wordt leeggemaakt door op de knop Reset mailing te drukken. Alle vinkjes worden dan verwijderd uit de geselecteerde lijst.

De resetfunctie is definitief en kan niet worden teruggedraaid.

Toevoegen

Door op de knop Toevoegen te drukken kunnen personen die voldoen aan bepaalde criteria worden toegevoegd aan de geselecteerde mailinglijst.Toevoegen kan op basis van land en soort persoon. Beide rubrieken kunnen bij personen worden onderhouden.

Kopiëren

Via de knop Kopiëren kan de geselecteerde mailinglijst worden gekopieerd naar een nieuw aan te maken mailinglijst.

Bestaande mailinglijsten kunnen niet worden overschreven.

Selectie op Service Company

In het scherm Personen, tabblad Overig, kan worden aangegeven bij welke Service Company de persoon klant is.

Deze rubriek kan in de mailing gebruikt worden om een mailing meerdere malen uit te voeren telkens voor een andere service company. Dit kan handig zijn omdat klanten van verschillende service companies een andere kerstkaart krijgen of een brief of e-mail met een andere inhoud. Ook etiketten kunnen zo gesorteerd per Service company worden afgedrukt.

Aanmaken mailing

Een mailing kan op drie manieren worden aangemaakt.

Voor alle personen kunnen etiketten worden afgedrukt of e-mails worden verstuurd of een brief worden aangemaakt.

Etiketten

Voor etiketten zijn 5 formaten beschikbaar in zowel A4 als letter formaat.

Daarnaast kan het lettertype en de lettergrootte worden ingesteld wat handig kan zijn bij lange adressen of kleine etiketten.

Druk om te testen of de etiketten goed afgedrukt worden, eerst een voorbeeld op een blanco vel.

Leg de print vervolgens over de etiketten om te kijken of het resultaat goed is.

Mailing

Een mailing maken wil zeggen brieven maken met daarop de adressen van de geselecteerde personen in de mailing.

Hierbij kan worden aangegeven welke gebruikerstekst moet worden afgedrukt en in welke taal.

Daarnaast wordt gebruik gemaakt van printmarges. Hiermee kan de kantlijn en de plaats van het adres worden beïnvloed.

Bij gebruik van vensterenveloppen is dit erg handig.

Een aangemaakte brief is gebaseerd op een Crystal rapport. Deze wordt standaard meegeleverd bij Mill7.

Indien er een aangepaste versie beschikbaar is kan de optie Maatwerk rapport gebruiken worden aangevinkt.

Deze aangepaste maatwerkversie kunt u zelf maken met Crystal Reports of u kunt het door Millogic laten doen.

Dit rapport moet de naam "mailing.rpt" krijgen en in de Reports\Custom map worden geplaatst.

E-mail

Voor het gebruik van de e-mail functionaliteit lees ook onderwerp E-mail.

Zet in het e-mail programma direct verzenden altijd uit. De e-mails worden dan in het postvak uit gezet en kunnen daardoor worden gecontroleerd, aangepast of verwijderd voordat de verzending definitief is. Eventueel kan de mailing opnieuw gedaan worden.

- Verzend e-mail per adres

Naar elk persoon in de selectie kan een persoonlijke e-mail worden verzonden. Het is dan mogelijk om de aanhef van een persoon in het bericht op te nemen.

Voor de wijze van verzending worden drie opties gegeven.

1.SMTP (hiervoor is een SMTP server vereist, zie ook SMTP instellingen)
Berichten worden direct verzonden. Vooraf wordt een melding gegeven met de mogelijkheid het proces te stoppen.

2.Gebruik lokale e-mail client
Per bericht wordt een e-mail aangemaakt en op het scherm getoond. De e-mail moet door de gebruiker worden verzonden.

3.Gebruik lokale e-mail client en verstuur direct
Per bericht wordt een e-mail gemaakt. Er kan een beveiligings waarschuwing komen die per e-mail geaccordeerd moet worden. Voor outlook kan deze beveiliging worden uitgezet in de instellingen.

- Verzend e-mail via lokale client (BCC)

E-mails kunnen ook in bulk verzonden worden door alle geadresseerden in de BCC van de e-mail op te nemen.

Persoonlijke aanhef is dan niet mogelijk omdat alle personen dezelfde e-mail ontvangen.

Ze zien echter de andere personen niet in de e-mail staan door de adressering in de BCC.

Om een e-mail te kunnen versturen zou het nodig kunnen zijn om een e-mailadres in de Aan-adressering van een e-mail te plaatsen. Dat is afhankelijk van uw omgeving. Indien nodig kunt u dit adres invullen bij E-mail adres aan. Een bijbehorende naam kunt u vermelden in het veld eronder.

Via de BCC-optie zal de e-mail altijd via uw e-mailclient worden verstuurd, nooit via SMTP.

Bij een bulkmailing kan het aantal adressen dat opgenomen wordt in één bericht worden gemaximaliseerd (tot 99). Als de selectie meer adressen oplevert dan het ingestelde maximum dan worden er meerdere berichten aangemaakt, steeds met een aantal adressen dat overeenkomt met het ingestelde maximum, totdat er niet meer adressen zijn. Bij 36 adressen en een maximum van 10 worden er dus vier berichten aangemaakt, drie met 10 adressen en één met 6 adressen.

- Inhoud

De inhoud van de e-mail wordt gevormd door het aangeven van de bijlage, het onderwerp en de gebruikerstekst die in de e-mail moet worden getoond.

Daarnaast kan worden aangegeven of de gebruikerstekst in het Engels moet worden weergegeven.

HTML bijlage

Indien een HTML document als bijlage wordt meegestuurd en er is geen gebruikerstekst geselecteerd om in de e-mail te tonen dan wordt automatisch het HTML document in de e-mail weergegeven. Dit werkt niet in alle e-mailprogramma's, maar wel in Outlook Express. Hierdoor wordt het mogelijk om op HTML gebaseerde documenten prachtige e-mails aan te maken.