In het Boeken tabblad Balans, W&V wordt de Balans aangemaakt.
Deze wordt altijd verdicht getoond maar kan verdicht en on-verdicht worden geprint.
Met behulp van de print knop in de knoppenbalk wordt een aparte print functie geopend.
In deze print functie is het oa. mogelijk om de balans te printen met een eigen rapport opmaak en via de printinstellingen kan bijvoorbeeld een logo worden toegevoegd aan de rapporten.
Tabblad Balans, W&V
De balans wordt opgebouwd met behulp van de gekozen balanscodetabel.
De presentatie op het scherm is conform de indeling van de gekozen balanscodetabel.
Daarbij worden de verschillende niveaus van hoofdtitels, subtitels en balanscodes middels inspringingen weergegeven.
Het resultaat van de gekozen periode wordt getoond bij de balanscode horend bij de grootboekrekening opgegeven in de Instellingen bij 'Rekening te verdelen resultaat'.
Grootboekrekeningen waarvoor in het huidige jaar of vorige jaar geen balanscode is gevonden worden getoond op de eerste regel met als vermelding "Geen correcte balanscode gevonden".
Voor het koppelen van grootboekrekeningen aan een balanscode ga naar Onderhoud> Financieel> Balanscodes.
Door te dubbelklikken op een balanscoderegel worden de onderliggende grootboekrekeningen op het scherm getoond.
Door te dubbelklikken op een grootboekrekening wordt de rekeningkaart van de grootboekrekening op het tabblad Rekeningkaart getoond.
Van daaruit wordt door te dubbelklikken op een regel het bijbehorende dagboek en blad geopend in het tabblad Mutaties.
Selecties
Op het tabblad Balans, W&V zijn de volgende selecties mogelijk:
Tabel balanscode
De balans kan op basis van verschillende balanscodetabellen worden aangemaakt.
In de instellingen kan per administratie een standaard te gebruiken balanscodetabel worden geselecteerd.
De grootboekrekeningen worden zowel in het huidige jaar als in het vorige jaar getoond op basis van de koppelingen vastgelegd in het huidige jaar.
In de instellingen kan gekozen worden om de grootboekrekeningen in het vorige jaar te tonen op basis van de koppelingen vastgelegd in het vorige jaar.
Als bij een grootboekrekening een balanscode is ingevoerd en de grootboekrekening komt ook voor in een reeks in de balanscodetabel dan wordt altijd de reeks in de balanscodetabel gebruikt bij het presenteren van de balans.
Grootboekrekeningen waarvoor geen balanscode kan worden bepaald worden weergegeven in een aparte regel onder de noemer 'Geen correcte balanscode gevonden'.
Valuta
Standaard is de boekhoudvaluta ingevuld.
Wanneer in het valutaveld de lijst-knop of F4 wordt gekozen verschijnt het popup scherm Valuta.
In dit scherm kan een afwijkende valuta worden ingegeven.
Hiermee kan de Balans en de Winst en Verlies worden gerapporteerd in een andere valuta dan in de boekhoudvaluta.
Zowel de balansrekeningen als de W&V-rekeningen kunnen tegen dagkoersen of een vaste koersen worden gewaardeerd.
Het betreft alleen een verslagweergave. Indien er door verschillende waarderingsmethodes een verschil ontstaat, dan wordt dit niet geboekt.
Kostenplaats
Door een kostenplaats te selecteren worden alleen journaalposten meegenomen met deze kostenplaats.
van/tm per.
Er kan zowel voor het huidige boekjaar als voor het vorige boekjaar een periode reeks worden opgegeven.
Het vorige boekjaar kan alleen getoond worden als er een administratie voor dit boekjaar aanwezig is.
De balans wordt geprint met behulp van de print knop in de knoppenbalk.
In het pop up scherm 'Afdrukken balans en W&V' zijn verschillende opties mogelijk:
Verdicht
Deze optie wordt gebruikt om de balans te printen zonder de Grootboekrekeningen te laten zien.
Detail
Bij deze optie wordt de balans geprint inclusief de grootboekrekeningen.
Gedetailleerde layout
Bij deze optie wordt getoond welke balanscode is gebruikt voor een grootboekrekening.
Dit rapport kan worden gebruikt om te controleren of grootboekrekeningen worden getoond in de juiste balanscode.
Dit kan handig zijn daar een grootboekrekening op twee manieren aan een balanscode gekoppeld kan worden.
–via Onderhoud> Financieel> Grootboek per grootboekrekening
–via Onderhoud> Financieel> Balanscode, hier wordt per balanscode een serie grootboekrekeningen gekoppeld.
Sjabloon
Het is mogelijk om, ten behoeve van de jaarcijfers, een eigen sjabloon te maken dat de saldi van de grootboek rekeningen opzoekt in het eerste werkblad van het sjabloon.
De optie Sjabloon exporteert de eind saldi van de grootboekrekeningen van dit jaar en het vorige jaar naar het eerste werkblad van het gekozen excel bestand.
De grootboekrekeningen dienen vooraf handmatig te worden opgenomen in het eerste werkblad.
Het jaar rapport kan worden uitgewerkt op de volgende bladen verwijzend naar de saldi op het eerste blad.
Zie ook de whitepaper Annual reports op de Millogic website.
In kolom B vult Mill7 het saldo van de gekozen periode van het huidige jaar in, in kolom C verschijnt het saldo van de gekozen periode van het vorige jaar.
Als het saldo is gewijzigd sinds de laatste keer dat het rapport is bewaard, dan wordt het saldo rood gekleurd.
Indien er nieuwe rekeningen in uw boekhoudingen zijn toegevoegd dan dient u deze ook op te nemen in uw Excel template.
Dit kan onderaan in het eerste tabblad maar kan ook door een regel tussen te voegen in excel, hierdoor worden alle verwijzingen in de andere tabbladen automatisch aangepast.
In de overige werkbladen van het excel sheet kunt u verwijzingen opnemen naar het eerst werkblad zoals bijvoorbeeld in dit voorbeeld werkblad W&V.
In de hierboven gemarkeerde cel (F9) staat een verwijzing naar het saldo in regel 149 kolom B op het eerste tabblad, het saldo wordt hier automatisch overgenomen.
In een Mill7 versie 7.5B.1 of hoger moet het sjabloon van een excel 2007 formaat (of hoger) zijn zoals .xlsx of .xltx.
Printen aanvullende financiele rapporten
Bij de opties 'Verdicht' en 'Detail' is het mogelijk om andere financiele rapporten mee aan te maken in hetzelfde excel bestand.
Deze worden aangemaakt op basis van dezelfde periode selecties als de Balans/W&V.
Indien op het scherm de periode geselecteerd is vanaf "0" wordt voor de saldibalans de rapport selectie aangepast naar 'periode vanaf' = 1 hierdoor komt periode 0 als beginsaldo op het rapport.
De opties Valuta en Kostenplaats zijn op deze rapporten niet van toepassing.
De balans wordt aangemaakt in werkblad 1.
Per aanvullend rapport wordt een extra werkblad aangemaakt.
De volgende rapporten kunnen worden toegevoegd:
–Saldibalans
–Grootboek (Rekeningkaart)
–Dagboek mutaties
–Kostenplaatsen (journaalposten)
De rapporten worden aangemaakt in een standaard layout die in Mill7 is gedefinieerd.
Per rapport is het mogelijk om een eigen rapport layout te kiezen. Dit rapport moet dan in de Mill7 rapport module als maatwerk rapport zijn aangemaakt.
Alleen de volgende instellingen van de gekozen rapport layout worden gebruikt:
–Print velden
–Volgorde
–Selectie zoals gedefinieerd in het bijbehorende standaard rapport in de rapport module.
Deze selectie wordt aangepast met de periode selectie op het scherm.
De printinstellingen gelden voor alle geselecteerde rapporten.
Instellingen logo
Het is mogelijk om een logo op te nemen in de kop van de rapporten.
Selecteer een bestand en geef de positie aan waar het logo moet komen.
Instellingen layout
Met deze instellingen wordt de opmaak van de rapporten aangepast.
Print alle kolommen op 1 pagina
Met deze instelling wordt het rapport bij printen verkleind tot 1 pagina breed.