Via menu Administratie kan een nieuwe administratie worden aangemaakt.
Deze functie wordt gebruikt voor:
1. Een nieuwe administratie aanmaken
2. Een administratie kopiëren voor bijv. test doeleinden
3. Een nieuw boekjaar aanmaken voor een bestaande administratie
4. Een consolidatie administratie aanmaken
Gebruikers uitloggen
In de multi-user versie Mill7 Pro en Mill7 for Trust kunnen andere gebruikers aan het werk zijn in de administratie die als basis dient voor de administratie die moet worden aangemaakt.
Bijvoorbeeld bij het maken van een exacte kopie of van een nieuw boekjaar.
Indien dit het geval is verschijnt er een melding welke gebruikers in deze basisadministratie zijn ingelogd.
Deze gebruikers moeten eerst uitloggen voordat de nieuwe administratie aangemaakt kan worden.
Gebruikersrechten
Wanneer een gebruiker een nieuwe administratie aanmaakt krijgt hij automatisch de Openen en Wijzigen rechten voor deze administratie.
Aangezien rechten per gebruikers groep worden gezet, hebben alle gebruikers in dezelfde groep de rechten voor de nieuwe administratie. Voor andere gebruikersgroepen dient het recht voor de nieuwe administratie apart te worden aangezet.
Na het aanmaken van een nieuw boekjaar worden de rechten voor het nieuwe jaar voor alle gebruikers groepen gelijk gezet aan die van het vorige jaar.
1. Nieuwe administratie aanmaken
Om een nieuwe administratie aan te maken moeten een aantal stappen worden doorlopen.
Stap 1
Kies het soort administratie dat moet worden aangemaakt.
In de Trust-versie kan worden aangegeven of de nieuwe administratie een service company is.
Dit kan alleen indien de huidige administratie waarin u bent ingelogd ook een service company is.
De relatie code van de service company moet ingevoerd worden. Als deze nog niet bestaat kan ze worden aangemaakt in het relatiescherm Firmas. Het type van de firma moet "SRV" zijn.
Als de nieuwe administratie een service company is, wordt stap 2 overgeslagen.
Stap 2
Bij het aanmaken van een nieuwe clienten administratie kan er uit 3 opties worden gekozen:
1. Lege administratie aanmaken
Een nieuwe lege administratie wordt aangemaakt. In de stappen die volgen moet een nieuw rekeningschema worden gedefinieerd.
2. Stamgegevens overnemen inclusief relaties
Een nieuwe administratie wordt aangemaakt o.b.v. een bestaande administratie.
Alle stamgegevens zoals grootboekrekeningen, dagboeken, relaties, debiteuren en crediteuren worden overgenomen.
3. Stamgegevens overnemen exclusief relaties
Een nieuwe administratie wordt aangemaakt o.b.v. een bestaande administratie.
Alle stamgegevens zoals grootboekrekeningen en dagboeken worden overgenomen, gegevens als relaties, debiteuren en crediteuren worden niet overgenomen.
Stap 3
Kies een nieuw uniek nummer voor de nieuwe administratie. Indien het gekozen nummer al bestaat volgt een melding.
Indien het Basis recht Administratie client aanmaken zonder debiteur niet aanstaat kan het nieuwe nummer alleen uit bestaande debiteurennummers worden gekozen (geldt niet voor service companies).
Verder moeten de naam en het boekjaar van de administratie worden ingevoerd.
Voor service companies kan alleen een boekjaar gekozen worden waarvoor een hoofd administratie aanwezig is.
Als de nieuwe administratie een service company is, worden de volgende stappen overgeslagen.
De administratie wordt aangemaakt en de service companies gegevens worden bijgewerkt.
Stap 4
Voor de nieuwe administratie moeten een aantal instellingen ingegeven worden zoals Valuta, Boekjaar vanaf/tm en de Periode duur.
Stap 5
Er kan gekozen worden uit drie soorten rekeningschema's:
1.Beperkt
2.Standaard rekeningschema eenmanszaak
Er wordt een standaard rekeningschema aangemaakt dat is gedefinieerd door Mill7.
Dit rekeningschema sluit aan op de standaard balanscodetabel 11.
Deze tabel kan worden aangemaakt in Onderhoud> balanscodes met behulp van de sjabloon eenmanszaak.
3.Standaard rekeningschema BV
Er wordt een standaard rekeningschema aangemaakt dat is gedefinieerd door Mill7.
Dit rekeningschema sluit aan op de standaard balanscodetabel 12.
Deze tabel kan worden aangemaakt in Onderhoud> balanscodes met behulp van de sjabloon firma.
Stap 6
Er moeten een aantal instellingen voor het rekeningschema gedefinieerd worden.
Kies het aantal posities voor het rekeningschema. Dit is belangrijk omdat het aantal posities na het aanmaken van de administratie niet meer gewijzigd kan worden.
Indien de nieuwe administratie met een beperkt rekeningschema wordt aangemaakt moeten een aantal grootboekrekeningen gedefinieerd worden.
De nieuwe administratie kan nu worden aangemaakt.
3.gif)
2. Een administratie kopiëren voor bijv. test doeleinden
Kies de administratie vanaf waar een kopie gemaakt moet worden en geef de nieuwe administratie een uniek nummer en een naam.
Het boekjaar kan niet veranderd worden. Deze moet hetzelfde zijn als van de administratie die wordt gekopieerd.
Het is niet mogelijk om een kopie te maken van een service company.
3. Een nieuw boekjaar aanmaken voor een bestaande administratie
Elk jaar moet de boekhouding worden geprolongeerd.
Zie voor meer informatie hierover het help onderwerp prolongatie boekjaar.
Het is niet mogelijk een nieuw boekjaar aan te maken voor een consolidatie administratie als deze is geopend. Open in dat geval een andere administratie en voer dan de functie aanmaken nieuw boekjaar uit.
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar mogen er geen andere gebruikers in de betreffende administratie zijn ingelogd.
In geval van aanmaken nieuw boekjaar voor service companies moeten alle gebruikers worden uitgelogd en moet Mill7 mobile worden gestopt.
Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt kunnen gebruikers weer worden vrijgegeven en kan de Mill7 mobile worden herstart. Dit gebeurt niet automatisch.
Er zijn 3 opties bij het aanmaken van een nieuw boekjaar.
Optie 1. Client/consolidatie administratie
Kies de administratie waarvoor een nieuw boekjaar aangemaakt moet worden.
Mill7 laat automatisch het laatst gevonden boekjaar zien.
Met de knop <Aanmaken> wordt het nieuwe boekjaar aangemaakt.
Optie 2. Alle service companies
Deze optie is alleen beschikbaar in de Trust-versie.
Met deze optie wordt voor alle service companies een nieuw boekjaar aangemaakt.
Optie 3. Huidige service company
Deze optie is alleen beschikbaar in de Trust-versie.
Met deze optie wordt alleen voor de geopende administratie een nieuw boekjaar aangemaakt.
Deze optie kan alleen gebruikt worden als:
–de geopende administrate een service company is en
–de geopende administrate niet de hoofd administratie is en
–de geopende administratie in het opvolgende boekjaar niet aanwezig is terwijl er in dat boekjaar wel een hoofd administratie aanwezig is.
4. Een consolidatie administratie aanmaken
Als basis voor de consolidatie administratie moet een bestaande administratie worden gekozen.
De instellingen van deze administratie zoals boekhoud valuta, periode-duur en boekjaar zijn bepalend voor de consolidatie administratie.
Geef de nieuwe administratie een uniek nummer en een naam. Het boekjaar kan niet gewijzigd worden. De consolidatie administratie kan vervolgens aangemaakt worden.
Zie voor meer informatie hierover het help onderwerp Consolideren.
