Personen worden ingevoerd via Relaties> Personen.
Voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van personen kunnen diverse rechten worden ingesteld.
Aanmaken Persoon
Een nieuwe persoon kan worden aangemaakt met behulp van CTRL+N.
Wijzigen Persoon
Na het selecteren van een persoon in de lijst worden de tabbladen gevuld met de gegevens van de persoon.
Verwijderen Persoon
Verwijderen van een persoon kan door de betreffende persoon te selecteren en CTRL+D te toetsen.
Een persoon die ook debiteur of crediteur is kan alleen verwijderd worden indien er geen journaalposten, uren en facturen zijn geboekt.
Voor het opschonen van personen kan ook de functie 'Opschonen relaties' gebruikt worden.
Een Persoon zoeken en selecteren
Een persoon zoeken kan op 2 manieren:
–Zoeken via de kolommen Zoeknaam en Code.
Klik met de linkermuisknop in de kolom Zoeknaam of Code en voer de eerste karakters in van de te zoeken persoon. Mill7 zal in de lijst de persoon selecteren die het dichtst bij het ingevoerde zoek criterium ligt.
–Zoeken op waarde van een veld.
Klik met de linkermuisknop op een veld en kies CTRL+F of klik met de rechter muisknop op een veld en kies <Zoeken>.
Er verschijnt een pop up scherm waarin een zoek criterium voor het geselecteerde veld kan worden ingegeven. Met de button <Zoeken> wordt een lijst van personen opgebouwd die voldoen aan het ingevoerde zoek criterium. Met een dubbele klik van de linker muisknop op een persoon (of een enkele klik en <OK>) wordt de persoon geselecteerd in het Relatie scherm.
Kopieren adresgegevens naar klembord
Met behulp van CTRL+8 wordt het postadres van de werkgever gekopieerd naar het klembord.
Met CTRL+9 wordt het adres van de persoon gekopieerd.
Bezoekadres opzoeken in Google Maps
In het rechtermuisknopmenu kan gekozen worden voor de functie 'Bezoekadres opzoeken in Google Maps'.
Door meer adresgegevens correct in te vullen vergroot u de kans dat het adres gevonden wordt.
Tabblad Basisgegevens
Naam
De naam van een persoon wordt ingevoerd bij de rubrieken Naam, Voorletters, Tussenvoegsel en Voornamen.
De Zoeknaam wordt automatisch gevuld met de velden Naam, Voorletters, Tussenvoegsel in deze volgorde.
Code
De unieke Code wordt door het systeem aangemaakt volgens het bij Instellingen ingegeven masker.
In de Trust-versie kan in het scherm Instellingen tabblad Relaties met de optie 'Wijzigen relatiecode' worden aangegeven of de Code door de gebruiker mag worden ingegeven. In dat geval wordt de Code alleen door het systeem afgeleid als de gebruiker niets heeft ingevuld.
Werkgever
Bij werkgever kan een firma worden geselecteerd.
Na het wijzigen van de werkgever wordt gevraagd of de wijziging ook doorgevoerd moet worden in relatiebeheer. Indien 'Ja' dan wordt overal in de bestanden F114, F115, F119, F130 en F133 waar de persoon voorkomt de firma aangepast gelijk aan de nieuwe werkgever.
Soort
Bij soort kan een waarde, bijvoorbeeld "contactpersoon" of "adviseur", uit een zelf te onderhouden tabel worden geselecteerd.
Indien het kruisvakje Relatiebeheer wordt aangezet kan voor deze persoon in het tabblad Relatiebeheer aanvullende gegevens worden ingevoerd. Relatiebeheer is standaard ingericht voor firma's. Het is mogelijk om relatiebeheer in te richten voor personen als er zaken wordt gedaan met private trust klanten.
Wilt u hier gebruik van maken neem dan contact op met de Millogic helpdesk.
Debiteur en Crediteur
Met de radiobuttons debiteur en crediteur kan van een persoon een debiteur of crediteur worden gemaakt. Debiteuren en crediteuren worden gebruikt voor de urenmodule en boekhoudmodule .
Slotje 
In de Trust-versie kunnen in de Service companies naam en adres informatie van Firma's en Personen worden versleuteld zodat alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen zien wie de relatie is. Versleutelde velden kunnen niet in andere functies worden gebruikt, zoals oa. rapporten, mailing en telebanking.
In Mill7 kunnen per Persoon een Postadres en overige adressen worden ingevoerd.
Millogic adviseert om de codes in de landen- en nationaliteitentabellen te conformeren aan de tweeletterige ISO-3166-1-norm.
Met Ctrl+E wordt een nieuw lege e-mailbericht aangemaakt. Het bericht wordt gerichbt aan het e-mailadres dat bij de selecteerde persoon is ingevuld in het veld E-mail.
Extra adresregels
Het aantal adresregels kan met maximaal 3 worden uitgebreid. Het aantal in te geven adresregels is instelbaar via Instellingen> Relaties. De regels kunnen worden voorzien van een eigen label via Instellingen> Basisgegevens.
Deze instellingen gelden voor alle Post- en Bezoekadressen bij Firma's en Personen
Straat/nr
Ook dit veld kan van een eigen label voorzien worden via Instellingen> Basisgegevens.
Vrije velden 1 tm 4
Op het tabblad Postadres zijn vier vrije velden opgenomen. Via Instellingen> Basisgegevens is het mogelijk om de vrije velden een andere naam te geven.
Meer adressen kunnen via het tabblad 'Adres/Telefoon Overig' worden ingevoerd.
Door een dubbelklik met de linkermuisknop op een regel wordt een popup-scherm getoond.
Met behulp van CTRL+N kan een nieuw adres worden aangemaakt. Met behulp van CTRL+D wordt een adres verwijderd.
Voer bij personen alleen privégegevens in. Adressen en telefoonnummers van de werkgever kunnen bij de werkgever in firma worden ingevoerd. Bij persoon kunnen wel de directe zakelijke telefoonnummers van de persoon worden ingevoerd.
Tabblad Overig
Op dit tabblad kunnen persoonsgegevens worden aangevuld.
De velden Aanhef en Tav worden gebruikt bij het aanmaken van een Word-document.
Tabblad Relaties
In het tabblad Relaties wordt getoond in welke hoedanigheid bij welke relaties een persoon is ingevoerd in Relatiebeheer.
Links op het scherm staan de relatiebeheerbestanden, door een bestand te selecteren worden rechts de entiteiten getoond waarmee een relatie bestaat.
Door 'Alle categorieën' te selecteren worden alle entiteiten getoond waarmee een relatie is met tussen haakjes het relatiebeheerbestand.
Door een dubbelklik met de linkermuisknop op een entiteit wordt het betreffende relatiebeheerscherm geopend.
Het plaatsen van een vinkje bij 'Toon alleen actieve relaties' zorgt ervoor dat relaties met een einddatum en relaties met vennootschappen die niet actief zijn uitgesloten worden van de selectie.
Met behulp van de knop <Print alle categorieën> worden de relaties getoond in een Excel-sheet.
Tabblad mailing
Per mailing kan met een vinkje worden aangegeven welke mailing de persoon ontvangt.
Mailingen worden gedefinieerd via menu Administratie> Relaties> Mailing.
Zowel bij firma's als personen kunnen acties, zoals bel afspraken en vergaderingen, worden geregistreerd.
Acties kunnen ook worden bijgehouden via menu Administratie> Relaties> Acties.
Op het linkerdeel van het scherm wordt een overzicht weergegeven van de acties.
Welke acties worden getoond hangt af van de selectie onderin het scherm
Alle acties tonen
Als deze optie uitstaat worden alleen nog lopende acties getoond. Staat deze optie aan dan worden ook acties die al voltooid zijn getoond.
Door allen
Als deze optie uit staat worden alleen acties met in de kolom 'Door' de actuele gebruiker.
Een actie kan worden toegevoegd door de cursor op een lege regel te positioneren of met CTRL+N.
De actie wordt automatisch gekoppeld aan de geselecteerde persoon.
In de kolom Actie kan een naam worden toegekend aan de actie. In de overige kolommen kan met behulp van F4 een waarde worden geselecteerd.
In het rechterdeel worden de details weergegeven van een geselecteerde actie.
Met behulp van de knop <Details> verschijnt er een popup-scherm waarin het verloop van de actie per dag kan worden bijgehouden.
Met behulp van de <Document> knop kunnen documenten aan de actie worden gelinkt.
Tabblad vrije velden
Het tabblad met vrije velden wordt geactiveerd door een vinkje te zetten bij Instellingen> Relaties> Toon tabblad vrije velden personen.
Dit tabblad is vrij in te vullen met in totaal maximaal 24 velden. Via het menu Beheer> Relaties> Vrije velden personen kunnen de velden van een label worden voorzien.
Het tabblad documenten wordt geactiveerd door een vinkje te zetten bij Instellingen> Relaties> Toon documenten per persoon (opnieuw opstarten).
In het tabblad documenten kunnen documenten en risico vragen zoals paspoorten worden opgeslagen.
In de kolom Soort kan met behulp van F4 een document type geselecteerd worden uit een zelf te onderhouden tabel.
Deze documenten kunnen ook worden aangemaakt via de document wizards.
Documenten kunnen ook worden opgeslagen in het Relatiemanagementbestand F144.