Beheer > Relaties > Opschonen relaties

Met deze functie kunnen firmas en personen verwijderd worden.
Deze functie is beschikbaar in de CRM module van de Mill7 Trust-versie.

De functie kan worden opgestart via het menu Beheer> Relaties> Opschonen relaties.

Rechten
Alleen gebruikers met het relatie recht 'Bedrijven en personen aanmaken/verwijderen' kunnen de functie uit voeren.

Belangrijk: Maak voordat U deze functie uitvoert eerst een back up!

Het verwijderen van relaties kan niet ongedaan worden gemaakt.

Selectie criteria

Op basis van een aantal selectie criteria wordt een lijst samengesteld van personen of firmas die voor verwijdering in aanmerking komen.

Een firma kan worden verwijderd als het voldoet aan alle van de hieronder genoemde criteria.

De firma

1.is geen debiteur

2.komt niet voor in een factuur adres of begeleidend schrijven adres van een andere debiteur

3.is geen crediteur

4.is geen doelvennootschap in relatiebeheer

5.komt niet voor als relatie van een andere doelvennootschap in relatiebeheer

6.komt niet voor in een actie
deze test kan worden uitgezet met behulp van de optie 'Acties'

7.is niet als service company verbonden aan een administratie

8.wordt niet als standaard service company gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur

9.komt niet voor als werkgever bij een persoon

Een persoon kan worden verwijderd als hij voldoet aan alle van de hieronder genoemde criteria.

De persoon

1.is geen debiteur

2.komt niet voor in een factuur adres of begeleidend schrijven adres van een andere debiteur

3.is geen crediteur

4.is geen doelvennootschap in relatiebeheer

5.komt niet voor als relatie van een andere doelvennootschap in relatiebeheer

6.komt niet voor in een mailing lijst
deze test kan worden uitgezet met behulp van de optie 'Mailing'

7.komt niet voor in een actie
deze test kan worden uitgezet met behulp van de optie 'Acties'

8.komt niet voor als werknemer bij een firma die niet verwijderd mag worden
een firma niet verwijderd worden als het niet voldoet aan een of meer van de criteria voor firmas, daarbij wordt criterium 9 buiten beschouwing gelasten.

Scherm velden

Categorie

Kies tussen personen en firma's.

Selecteer ook relaties aanwezig in Mailing

Standaard kunnen relaties die in een mailing lijst voorkomen niet worden verwijderd.

Door het vinkje aan te zetten kunnen deze personen toch worden verwijderd.
Als deze instelling wordt gewijzigd moet met de knop <Bijwerken> de lijst opnieuw worden opgebouwd.

Selecteer ook relaties aanwezig in Acties

Standaard kunnen relaties die in een actie voorkomen niet worden verwijderd.

Door het vinkje aan te zetten kunnen deze relaties toch worden verwijderd.

Als deze instelling wordt gewijzigd moet met de knop <Bijwerken> de lijst opnieuw worden opgebouwd.

Bij het verwijderen van relaties die in een actie voorkomen worden deze relaties ook uit de actie verwijderd. Als blijkt dat daarna in de actie geen persoon en geen firma meer voorkomt wordt ook de actie verwijderd.

Uitzonderen relaties met soort(en)

Standaard worden alle relaties ongeacht hun 'Soort relatie' in de lijst getoond. Het is mogelijk om bepaalde soorten van personen en firmas uit te sluiten van de lijst.

Met F4 of door de op de prompt-knop te klikken verschijnt er een pop up scherm met relatie soorten. De soorten die uitgesloten moeten worden kunnen worden aangevinkt.

Afhankelijk van de gekozen Categorie betreft dit de soort relatie ingegeven bij

–Personen> Basisgegevens> Soort (tabel 51)

–Firmas> Basisgegevens> Soort (tabel 50).

Als deze instelling wordt gewijzigd moet met de knop <Bijwerken> de lijst opnieuw worden opgebouwd.

Met de knop <Vullen> wordt de lijst met relaties opgebouwd.

Nadat de lijst voor de 1e keer is opgebouwd is het mogelijk om, zonder de functie te sluiten, wijzigingen aan te brengen in relaties en in relatiebeheer.

Met de knop <Bijwerken> wordt de lijst opnieuw opgebouwd op basis van de actuele situatie in relaties en relatiebeheer en met gebruik making van de actuele selectie criteria.

In de kolom "OK" kan per relatie met een vinkje worden aangegeven of een relatie moet worden verwijderd. Door te klikken in de kolom wordt het vinkje aan of uitgezet.

Relaties die niet zijn aangevinkt zullen niet worden verwijderd.

Met de knop <Selecteer alles> wordt bij alle relaties in de kolom "OK" het vinkje aangezet.

Met de knop <Deselecteer alles> wordt bij alle relaties in de kolom "OK" het vinkje uitgezet.

Met deze knop wordt van de lijst een excel rapport aangemaakt.

Met de knop <Verwijderen> worden alle relaties verwijderd die in de kolom "OK" zijn aangevinkt.

Indien de optie 'Selecteer ook relaties aanwezig in Acties' aanstaat worden deze relaties ook uit de acties verwijderd. Als blijkt dat hierna in een actie geen persoon en geen firma meer voorkomt wordt ook de actie zelf verwijderd.

Wanneer een relatie tijdens het verwijderen alsnog niet aan de voorwaarden voldoet zal deze niet worden verwijderd. Er verschijnt een melding en het vinkje bij de betreffende relatie blijft aanstaan.