|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Onderhoud > Debiteuren |
Debiteuren dienen te worden aangemaakt voordat journaalposten, uren of facturen kunnen worden ingevoerd.
In het scherm Relaties kunnen de debiteurengegevens worden onderhouden.
Aanmaken debiteur
Om een debiteur aan te kunnen maken moet eerst een relatie geselecteerd worden in het tabblad firmas of personen.
Onder het veld Code staat een keuzebox met daarin de opties debiteur en crediteur. Maar één van beide opties kan worden aangevinkt.
Als de optie debiteur is aangevinkt verschijnt er een popup scherm waarin de informatie nodig voor het aanmaken van een debiteur kan worden ingevoerd. De debiteur krijgt dezelfde code als de bijbehorende relatie.
Standaard wordt relatiebeheer ingeschakeld voor nieuwe debiteuren. Dit kan voorkomen worden door het vinkje uit te schakelen bij 'Activeer relatiebeheer'. Relatiebeheer kan later alsnog worden ingeschakeld wanneer daar behoefte aan is.
Verwijderen debiteur
Verwijderen van een debiteur kan door in het debiteurenscherm de betreffende debiteur te selecteren en CTRL+D te toetsen.
Een debiteur kan alleen verwijderd worden indien er geen journaalposten, uren en facturen zijn geboekt op de debiteur.
Door een debiteur te blokkeren kan deze niet meer worden gebruikt, bijv. om op te boeken of om uren voor in te voeren.
Na het aanmaken van een nieuw boekjaar kan de debiteur dan verwijderd worden.
Zoeken
In de tabbladen kan in de rubriek waar op dat moment de cursor zich bevindt, gezocht worden op bepaalde waarden.
Met Ctrl+F kan in het popup scherm dat verschijnt een waarde worden ingegeven waarop gezocht moet worden.
Na het uitvoeren van de zoekactie worden alle debiteuren in het popup scherm getoond waar deze waarde in de betreffende rubriek voorkomt.
Door een debiteur te selecteren en vervolgens op OK te drukken wordt de debiteur geselecteerd in het Relatie scherm.
- Status
Facturen kunnen alleen worden gemaakt voor debiteuren met de status Actief.
Via menu Onderhoud> Facturering> Overige facturering kan worden ingesteld welke code staat voor Actieve debiteur.
- Valuta
Een debiteur kan een (1) valuta gebruiken. Indien u een debiteur bijvoorbeeld in meerdere valuta wilt factureren, dan dient u voor die relatie meerdere debiteuren aan te maken. De valuta van de debiteur kan niet worden gewijzigd zodra erop is geboekt.
- Vaste tegenrekening
De vaste tegenrekening wordt als standaard tegenrekening bij het boeken in het debiteuren dagboek gebruikt.
- BTW
Deze BTW-code wordt gebruikt als standaard BTW-code bij het handmatig boeken in het dagboek debiteuren.
Wanneer een factuur wordt aangemaakt en geboekt via de factuurmodule geldt het volgende:
–Als voor de debiteur geen BTW van toepassing is moet een BTW-code met 0 (nul) % BTW gekozen worden.
–Wanneer de BTW geen 0 (nul) % is wordt het BTW % bepaald door de BTW-code bij het artikel.
- BTW-id.nr.
Het Btw id.nr kan worden gebruikt op de factuur.
Met ingang van januari 2021 is de BTW landen code voor Noord Ierland voor btw aangifte binnen de EU: XI.
- KvK-nr.
Het KvK-nummer kan worden opgenomen in het UBL-bestand van een factuur. Dat zal alleen gebeuren als de debiteur een Nederlands bezoekadres heeft.
- Verkoper(AM)
Een debiteur kan aan een verkoper of accountmanager (AM) worden toegewezen. Vervolgens kunnen rapporten per verkoper (accountgroep) worden geproduceerd.
Als bij Instellingen> Trust> Basisgegevens de code van de accountmanager is ingevoerd wordt dit veld gesynchroniseerd met de accountmanager in het relatiebeheer bestand F116.
- Servicecompany
Om facturen in de Trust-versie te kunnen door boeken dient een servicecompany te worden ingevoerd.
Deze servicecompany dient gerelateerd te zijn aan een boekhouding.
- Risico
Het risico is een zelf in te geven tabel, waarbij men een indicatie kan vastleggen in hoeverre men voorzichtig men met een debiteur moet omgaan.
- Nr client adm.
De clienten administratie die hoort bij deze debiteur.
Deze administratie wordt gebruikt als facturen van de service company automatisch worden doorgeboekt naar de clienten administratie.
- Soort
Hier kan net als bij firmas en personen een soort worden aangegeven.
Deze soort wordt ook getoond in het scherm urenschrijven.
- Vrije rubrieken
Via instellingen is het mogelijk om de vrije rubrieken een andere naam te geven. Deze rubrieken kunnen naar eigen inzicht worden gebruikt.
- Blokkeren mutaties
Indien het kruisvakje blokkeren mutaties wordt aangezet kunnen er geen journaalposten meer worden geboekt op de betreffende debiteur.
Ook het maken van een handmatige factuur is niet meer mogelijk.
In het tabblad Factureren wordt per debiteur ingesteld hoe, wat en wanneer er gefactureerd wordt:
- Taal.
Indien bij instellingen is gekozen om te factureren in de taal van de debiteur, dan dient de rubriek taal te worden ingevoerd.
- Factuur uren/versch.
Met de rubriek kan aangegeven worden wanneer de uren en verschotten aan een debiteur gefactureerd worden.
De standaard staat op maandelijks. Dit betekent dat de debiteur altijd wordt gefactureerd.
Wanneer bijvoorbeeld Jaarlijks in februari wordt ingesteld zal alleen in februari een factuur worden aangemaakt.
Bij het factureren kan de factuurmaand van de debiteur worden ingegeven. Alleen debiteuren die voldoen aan die maand zullen worden gefactureerd.
- Vrij bedrag per jaar / Gefactureerd dit jaar
Bij instellingen kan worden gekozen om urenbedragen gedeeltelijk niet te factureren. Indien men daarvoor kiest dient men per debiteur in te geven wat het vrije bedrag per jaar is. Bij het factureren van uren wordt het gefactureerde bedrag verhoogd totdat het vrij bedrag per jaar wordt bereikt.
Bij de overgang naar een nieuw boekjaar wordt de rubriek Gefactureerd dit jaar weer op nul gezet.
Via het rapport Vrije uren debiteuren kan een lijst van debiteuren worden getoond met het vrije bedrag, gefactureerd per jaar en de facturen.
LET OP. Bij het vooruit factureren in een volgend boekjaar wordt gerekend met het vrij bedrag van het huidige jaar.
- Afwijkend urentarief
De uur tarieven worden standaard afgeleid van de urenschrijver en bewerking. Indien men hiervan bij een debiteur wil afwijken kan een afwijkend urentarief (groep) worden gekozen.
Dit afwijkende urentarief geldt niet voor verschotten.
- Factuur verzenden per
De rubriek Factuur verzenden per kan op de factuur worden afgedrukt, en bijvoorbeeld worden gebruikt om de facturen te sorteren in optionele volgorde. Hetzelfde geldt voor de rubriek Wijze betaling.
- Kostenplaats
Indien de kostenplaats is ingevuld zal bij het boeken van een factuur de tegenrekening geboekt worden op deze kostenplaats. Voorwaarde is wel dat bij de tegenrekening een kosten soort is ingevuld.
De kostenplaats wordt ook gebruikt bij de tegenrekening als de factuur handmatig wordt geboekt in een dagboek met soort debiteuren.
- Uren factureren / datum wijziging
Als het kruisvakje aanstaat worden uren geschreven voor deze debiteur gefactureerd.
Het datumveld kan worden gebruikt op rapporten.
- Verschotten factureren
Hier kan worden aangegeven of de verschotten die op een debiteur zijn geschreven ook gefactureerd moeten worden.
- Urenspecificatie afdrukken
Indien het kruisvakje urenspecificatie wordt uitgezet wordt bij een urenfactuur voor deze debiteur geen specificatie afgedrukt.
- Blokkeren urenschrijven
Indien het kruisvakje wordt aangezet is het niet mogelijk uren en verschotten te schrijven op de betreffende debiteur.
- Blokkeren factureren
Een debiteur kan geblokkeerd worden voor factureren.
Indien het kruisvakje wordt aangezet kunnen er geen facturen meer gemaakt worden voor de betreffende debiteur.
- Blokkeren aanmaningen
Een debiteur kan geblokkeerd worden voor aanmaningen.
Indien het kruisvakje wordt aangezet kunnen er geen aanmaningen meer gemaakt worden voor de betreffende debiteur.
- Zaak verplicht in urenregistratie
Als deze optie aanstaat moet bij het schrijven van tijd bij deze debiteur altijd een zaak worden geselecteerd.
- Afwijkende lay-out
De rapport lay-out van facturen, het begeleidend schrijven en de urenspecificatie worden gekozen bij de instellingen. Een afwijkende lay-out kan per debiteur worden ingegeven. Deze afwijkende lay-out dient met Crystal Reports te worden vervaardigd en bewaard in de Mill7\reports\custom folder.
Hier kan het factuuradres en het begeleidend schrijven adres worden ingevoerd.
Het factuuradres is het adres wat op de factuur wordt afgedrukt. Standaard wordt de naam van de debiteur bij dit adres afgedrukt. Indien het vakje Naam bedrijf ipv debiteur is aangevinkt, wordt de naam behorende bij het adres afgedrukt ipv de naam van de debiteur.
Het begeleidend schrijven is het adres waar de factuur, urenspecificatie en eventuele aanmaningen naar worden verstuurd.
Zowel bij factuuradres als bij het begeleidend schrijven adres kan ook een persoon worden geselecteerd.
In dat geval wordt in de adressering de TAV van de persoon opgenomen. Indien deze niet is gevuld wordt de Naam van de persoon in de adressering gebruikt.
Tabblad openstaande posten
Hier worden de openstaande posten getoond. Met het vinkje bij Alle facturen kan ervoor worden gekozen om ook alle reeds vereffende facturen te tonen.
De tabel laat diverse gegevens met betrekking tot de openstaande posten zien. Uiterst rechts in de kolom Aanmaningen wordt het aantal aanmaningen genoemd dat voor de openstaande posten is gemaakt.
De knop Bewerk notitie biedt de gelegenheid om aantekening te maken bij een openstaande post.
Met de knop Tonen factuur kan de factuur die aan de openstaande post ten grondslag ligt geraadpleegd worden.
Tabblad mutaties
Hier worden de mutaties in het grootboek die betrekking hebben op de debiteur. De laten zien hoe de openstaande posten zijn opgebouwd.
In het tabblad Periodieke facturen kunnen vaste vergoedingen worden ingevoerd indien men niet over de module relatiebeheer beschikt.
Deze periodieke facturen kunnen via het scherm Factureren uren, vaste vergoedingen en verschotten worden gefactureerd.
Tabblad Incasso
Afw. betalingsconditie
Hier wordt een afwijkende vervaltermijn voor de debiteur ingegeven.
Deze termijn wordt gebruikt voor het bepalen van de vervaldatum bij het aanmaken van de journaalpost debiteuren.
Wanneer niets is ingevuld wordt de standaard waarde in de instellingen gebruikt.
In het tabblad Incasso kunnen gegevens t.b.v. SEPA incasso worden ingegeven.
Voor het uitvoeren van een SEPA Direct Debit (incasso), zijn de volgende velden verplicht:
•Bankrekening
•Incasso naam
•Incasso plaats
•Incasso vanaf
•IBAN
•BIC
Mandaat ID
Dit veld wordt gebuikt bij automatische betalingen met betaalwijze SEPA voor het herleiden van het Mandaat ID.
Eerste incasso
Wordt een debiteur voor de eerste maal geïncasseerd dan moet het vinkje bij Eerste incasso aanstaan.
Na incasseren wordt het vinkje automatisch uitgezet.