Deze procedure wordt gebruikt om aan te geven dat uren akkoord zijn, en klaar staan om bijvoorbeeld gefactureerd te worden.
Het accorderen gebeurt in twee stappen. De gebruiker accordeert eerst de eigen uren.
Vervolgens accordeert de supervisor de uren, bijvoorbeeld nadat de uren zijn gecontroleerd aan de hand van een rapport.
Uren accorderen als gebruiker
In het scherm voor urenschrijven kan op het tabblad 'Uren accorderen' alle geschreven uren per week worden bekeken en geaccordeerd.
Per dag wordt per bewerking het geschreven aantal uren getoond. Indien het totaal aantal geschreven uren van een dag groter of gelijk is aan het aantal uren dat moeten worden verantwoord die dag (zie gebruikers) is het totaal zwart gekleurd. De dagen die nog niet geheel verantwoord zijn, zijn rood gekleurd, een geaccordeerde dag wordt groen gekleurd.
Door op de knop <Uren accorderen> te drukken kan een datum worden ingegeven tot wanneer geaccordeerd moet worden.
Indien een datum niet geaccordeerd kan worden omdat het aantal ingevoerde uren te laag is dan volgt een melding met deze datum.
Gebruikers waarbij de optie 'Uren accorderen per weektotaal' aan staat kunnen alleen hele weken accorderen.
Uren accorderen als supervisor
De functie Uren accorderen supervisor wordt gestart via het Administratie menu, submenu Uren.
Rechten
Om als supervisor uren te mogen accorderen moet een gebruiker de juiste rechten hebben.
–In beheer> Gebruikers> Onderhoud tabblad Uren moet de optie 'Uren als supervisor accorderen' aan staan. De gebruiker kan alleen uren accorderen voor de gebruikers die staan ingevuld bij 'Schrijft voor'.
–Verder moet bij de rechten groep van de gebruiker de optie 'Uren per debiteur wijzigen' aanstaan.
Periodiek, maar zeker voor een factureerronde, controleert de supervisor de uren die de gebruiker heeft geaccordeerd.
Vervolgens voert de supervisor per gebruiker in het veld Accoord supervisor de datum in tot wanneer geaccordeerd moet worden.
Deze datum kan niet voorbij de accorderingsdatum van de gebruiker zelf liggen en is uiterlijk de huidige datum.
Na het invoeren van het accoord van de supervisor kunnen uren niet meer worden gewijzigd of verwijderd, tenzij men het recht heeft om geaccordeerde uren te wijzigen.
Via de rechten kan men aangeven of geaccordeerde uren gewijzigd mogen worden.
De accordering kan ongedaan worden gemaakt door een ingevoerde accorderingsdatum te vervangen door een vroegere datum. Dat kan alleen wanneer de supervisor daarvoor via rechten de mogelijkheid heeft gekregen.
Alleen dagen waarvan alle uren zijn verantwoord kunnen worden geaccordeerd.
Wanneer niet alle uren van een dag zijn verantwoord volgt een melding met deze datum en stopt de accordering.
Als men uren wil kunnen accorderen bij gebruikers die niet alle uren verantwoorden, zet dan het aantal werkzame uren per dag voor die gebruiker op nul.