|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Algemeen > Prolongatie boekjaar |
Een nieuw boekjaar aanmaken voor een administratie kan via menu Administratie > Nieuwe administratie aanmaken> Nieuw boekjaar aanmaken.
In de Trust-versie van Mill7 zijn voor het aanmaken van een nieuw boekjaar de volgende extra opties beschikbaar:
1.Alle service companies
2.Huidige service company
Met de eerste optie worden alle service companies geprolongeerd.
Met de tweede optie is het mogelijk om een enkele service company te prolongeren.
In Mill7 worden de gegevens per administratie per boekjaar bewaard.
Tijdens het prolongeren van een administratie wordt eerst een kopie gemaakt van het huidige jaar. Bijv: voor administratie 1 boekjaar 2013 wordt B0000113 gekopieerd naar B0000114.
De oude administratie wordt tijdens prolongatie niet gewijzigd. Het prolongatie proces wordt uitgevoerd in de nieuwe administratie.
Na het aanmaken van een nieuw boekjaar worden de rechten voor dit jaar gelijk gezet aan die van het vorige jaar.
Na prolongatie zijn diverse functies in het oude boekjaar niet meer mogelijk zoals
- uren schrijven
- factureren uren, verschotten en vaste vergoedingen
- alloceren conceptfacturen
Het is dan ook raadzaam om het nieuwe boekjaar pas aan te maken als alle uren geschreven zijn en de concept facturen zijn verwerkt.
Om te voorkomen dat verschillen uit het oude jaar meegaan naar het nieuwe jaar is het belangrijk om voor het aanmaken van een nieuw boekjaar het oude boekjaar te controleren met behulp van de functie Beheer> Boeken> Herberekenen Boekhoudtotalen
Bij gebruik van vreemde valuta in de administratie moet voor het aanmaken van het nieuwe boekjaar in het oude boekjaar de functie Administratie> Financieel> Herwaarderen worden uitgevoerd.
Blokkeren / vrijgeven gebruikers
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar mogen er geen andere gebruikers in de betreffende administratie zijn ingelogd.
In geval van aanmaken nieuw boekjaar voor service companies moeten alle gebruikers worden uitgelogd en moet Mill7 mobile worden gestopt.
Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt kunnen gebruikers weer worden vrijgegeven en kan de Mill7 mobile worden herstart. Dit gebeurt niet automatisch.
Schonen gegevens
Tijdens prolongatie worden in het nieuwe boekjaar diverse bestanden geschoond.
Bijvoorbeeld relatiebeheer mutaties, journaalposten, uren, etc. Door het schonen worden de bestanden kleiner, waardoor bijvoorbeeld rapporten snel blijven. Na het schonen kunnen in het nieuwe boekjaar debiteuren, crediteuren of grootboekrekeningen eventueel worden verwijderd. Dit kan alleen als er geen gerelateerde uren, journaalposten en facturen meer aanwezig zijn.
Ook de Acties bij relaties worden geschoond. Acties met een datum Voltooid gaan niet mee naar het nieuwe boekjaar tenzij in de instellingen de optie 'Bewaar voltooide acties bij prolongatie' aan staat.
Journaalposten
Bij de prolongatie worden de saldi van het oude boekjaar overgenomen in het dagboek Beginbalans van het nieuwe boekjaar. Dit dagboek moet als code 'BB' hebben en van het soort 'Beginbalans' zijn.
Het resultaat winst en verlies van het oude boekjaar wordt in het nieuwe boekjaar geboekt op de rekening aangegeven in de instellingen.
Het is mogelijk om na prolongatie nog wijzigingen aan te brengen in het oude boekjaar.
Door in het nieuwe boekjaar de functie Administratie> Financieel> Beginbalans> Overnemen beginbalans van saldi vorig jaar uit te voeren, wordt de beginbalans in het nieuwe boekjaar opnieuw samengesteld op basis van de dan aanwezige gegevens in het oude boekjaar.
Vaste activa
Bij de prolongatie wordt de boekwaarde van alle activa in het nieuwe boekjaar gesteld op de boekwaarde per einddatum vorige boekjaar. In het oude boekjaar wijzigt er niets in de activa.
Als bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar blijkt dat de afschrijvingen van het vorige jaar nog niet zijn uitgevoerd, dan berekent Mill7 de Boekwaarde begin boekjaar zelf en vult de datum Afgeschreven t/m met de einddatum van het vorige boekjaar. Er worden echter geen journaalposten gemaakt.
Indien de activa in het oude boekjaar niet waren afgeschreven dan kan dat alsnog gedaan worden.
De werkelijk waarde aan het begin van het boekjaar kan dan worden overgenomen via menu Administratie> Financieel> Activa > Overnemen boekwaarde activa van vorig boekjaar.
Deze functie houdt rekening met afschrijvingen die al in het nieuwe jaar zijn gemaakt.
Bij de prolongatie worden alleen uren die aan de volgende voorwaarden voldoen meegenomen naar het nieuwe boekjaar:
- Uren met status "J" of "L"
- Uren met een datum in het nieuwe boekjaar.
- Uren gefactureerd op een factuur met een datum in het nieuwe boekjaar
Er zijn een drietal situaties die extra aandacht verdienen.
1.Uren die niet gefactureerd worden.
Bij een debiteur kan ingesteld worden of de geschreven uren op de betreffende debiteur gefactureerd moeten worden.
Wanneer is ingesteld dat de uren niet gefactureerd worden dan worden deze uren in de prolongatie niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar ongeacht de factuurstatus.
2.De accordering en interne rapportage over de maand december.
Voor de facturering is het geen probleem dat een gedeelte van de uren van bijvoorbeeld december 2013 in het oude boekjaar worden geschreven en een gedeelte in het nieuwe boekjaar 2014. Bij de prolongatie worden namelijk alle te factureren uren meegenomen naar het nieuwe boekjaar.
Dit is anders voor de accordering van de uren en de interne rapportage van de urenregistratie over het betreffende boekjaar.
Uren met status "N" worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar.
Wanneer bij prolongatie de urenregistratie niet bij is tot het einde van het boekjaar (bijv. 31-12-2013) kan er geen goede rapportage worden gedaan over dat boekjaar. Na prolongatie kunnen er nl. geen uren meer worden geschreven in het oude boekjaar.
Ook bij het accorderen kunnen er problemen ontstaan omdat de helft van de uren van een bepaalde dag in het oude boekjaar staan en de andere helft in het nieuwe boekjaar. Hierdoor wordt het onmogelijk om die dag te accorderen.
Om dit te voorkomen is het raadzaam om pas te prolongeren indien alle urenschrijvers de uren voor het oude boekjaar hebben ingevoerd en geaccordeerd.
3.Uren gekoppeld aan een conceptfactuur.
Uren die gekoppeld zijn aan een conceptfactuur gaan in prolongatie mee naar het volgende boekjaar. In de nieuwe administratie zijn de uren vrijgegeven. conceptfacturen worden niet geprolongeerd.
Bij de prolongatie worden alleen facturen die aan de volgende voorwaarden voldoen meegenomen:
- Geboekte facturen die nog niet betaald zijn.
Notities die aan openstaande posten zijn verbonden worden meegenomen naar het volgende boekjaar.
Conceptfacturen gaan niet mee bij de prolongatie naar het volgende boekjaar. Uren en vaste vergoedingen gekoppeld aan een conceptfactuur worden in het nieuwe boekjaar vrijgegeven.
Na prolongatie kunnen er geen urenfacturen meer worden aangemaakt in het oude boekjaar.
Er kunnen nog wel handmatige facturen en creditfacturen worden gemaakt.
De openstaande posten die ontstaan door deze facturering kunnen worden overgenomen door middel van de functie "Overnemen beginbalans van saldi vorig jaar". De facturen zelf worden niet overgenomen naar het nieuwe boekjaar.
Vooruit factureren
Wanneer in het oude boekjaar gebruik is gemaakt van de optie 'Factureren volgend boekjaar voor prolongatie' worden de journaalposten van deze facturen in het nieuwe jaar aangemaakt.
Factuurnummer
Wanneer in het oude boekjaar bij de service company een factuurnummer is ingevoerd dan zal deze in het nieuwe boekjaar worden gebruikt worden in de instellingen.
Portfolio
Bij de prolongatie worden de portfolio transacties in het dagboek Beginbalans geplaatst.
Aan de hand van de saldi van het vorige jaar worden in de beginbalans op basis van FIFO beginsaldi voor het nieuwe jaar aangemaakt.
De waarde van de effecten wordt tegen de laatste herwaardering in de beginbalans opgenomen.
De transacties krijgen de status geboekt.
Indien er nog wijzigingen plaatsvinden in het oude jaar dan kunnen deze later overgenomen worden naar het nieuwe jaar via de functie "Aanmaken transacties beginbalans saldi vorig jaar" in het menu Administratie> Portfolio.
Hierdoor kunnen verschuivingen in winstberekeningen optreden vanwege het FIFO systeem.
Door middel van de functie "Herberekenen Portfolio" kan de portfolio administratie herberekend worden.
Indien gebruik wordt gemaakt van de boekhoudmodule is het verstandig om daarna de aansluiting met de boekhouding te controleren en eventueel te corrigeren.