|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Incasso |
Het aanmaken van een Incasso bestand start via het menu Administratie> Financieel> Telebanking> Incasso.
Met deze functie wordt een Incasso bestand aangemaakt voor openstaande posten van debiteuren die een machtiging hebben afgegeven.
Deze functie kan niet worden uitgevoerd in een oud boekjaar.
Met ingang van januari 2014 is Cliep03 vervangen door SEPA.
Per debiteur moeten op het tabblad Incasso de betalingsgegevens worden ingevoerd.
Selecteren debiteuren
Op het scherm 'Automatische incasso debiteuren' kan de selectie van debiteuren en de mee te geven omschrijving worden opgegeven.
Vanaf - T/m debiteur
De groep debiteuren waarvoor incasso's moeten worden aangemaakt.
Omschrijving
De omschrijving die meegegeven moet worden aan de incasso opdracht.
Het factuurnummer wordt altijd meegegeven.
<Uitvoeren>
Het betalingsvoorstel wordt opgebouwd.
Voorstel Incasso
Het scherm laat een overzicht zien van de openstaande posten overeenkomend met de selectie.
Openstaande posten met een Factuurdatum voor de datum 'Incasso vanaf' ,zoals ingevuld bij de debiteur, komen niet op het voorstel.
In de kolom Betalingskenmerk is de Omschrijving uit het vorige scherm opgenomen aangevuld met het Factuurnummer.
Posten die verwerkt kunnen worden hebben in de kolom Status de waarde "OK".
Als een post niet verwerkt kan worden, wordt in de kolom Status de reden vermeld.
Het is mogelijk om in het voorstel posten aan te passen, te verwijderen of toe te voegen. Hiermee wordt de post bij de debiteur niet verwijderd of gewijzigd. Toevoegen van een post zal na aanmaken van het incasso bestand een nieuwe openstaande post tot gevolg hebben.
De volgende vervolg acties zijn mogelijk:
–<Bijwerken>
Het voorstel wordt bijgewerkt met in de tussentijd aangevulde gegevens en betalingen
–<Leegmaken>
Alle posten worden uit het voorstel verwijderd
–<Selectie uitbreiden>
Het scherm 'Automatische incasso debiteuren' wordt heropend en de instellingen kunnen worden aangepast
–<Afdrukken>
Er wordt een rapport aangemaakt
–<Bestand aanmaken>
Het incassobestand wordt aangemaakt. Alleen posten met Status "OK" worden verwerkt.
Er wordt een melding gegeven als er geen posten met Status "OK" aanwezig zijn.
Aanmaken Incasso bestand
Na de keuze <Bestand aanmaken> kunnen de instellingen voor het bestand worden ingevoerd.
Betaal naar rekening
De betalingen worden bijgeschreven op de gekozen bankrekening.
Alleen bankrekeningen gekoppeld aan een Dagboek met Soort "Kas/Bank" kunnen worden geselecteerd.
In het betreffende dagboek moeten de velden 'Bankrekening', 'IBAN nummer' en 'BIC-nummer' gevuld zijn.
Boek in dagboek
Alleen een Dagboek met Soort "Memoriaal' kan worden geselecteerd.
Na <Bestand aanmaken> worden de verwerkte posten afgeboekt in het geselecteerde dagboek.
Door deze journaalposten later te verwijderen kan een post opnieuw worden aangeboden middels de automatische incasso functie.
Tegenrekening
De tegenrekening voor het afboeken van de post in het aangegeven memoriaal dagboek. Als het veld leeg is wordt de rekening overgenomen uit Onderhoud > Instellingen > Boeken > Basisgegevens > Tussenrekening autom. betalingen.
Betaal methode
Gekozen kan worden uit "Clieop03" en "SEPA".
In 2014 is Cliep03 vervangen door SEPA.
Locatie betaal bestand
Locatie waar het aangemaakte bestand wordt opgeslagen.
Verwerkingsdatum
Hier kan de gewenste verwerkingsdatum worden ingevoerd.
Bij Betaalmethode "SEPA" zal Mill7 de incassodatum bepalen.
Voor debiteuren die voor het eerst worden geïncasseerd is dit de huidige datum plus 5 werkdagen. Voor overige incasso's is het de huidige datum plus 2 werkdagen.
Ligt de ingevulde Verwerkingsdatum voorbij de afgeleide incassodatum dan wordt de Verwerkingsdatum aangehouden
Incassant ID
Voor SEPA moet het veld Incassant ID worden ingevuld met het Nummer dat de Bank heeft aangegeven in het Incasso Contract. Dit nummer is uniek per administratie en wordt bewaard in Mill7.
<Bestand aanmaken>
Na het kiezen van deze knop wordt het bestand aangemaakt conform de instellingen.
Er wordt een melding gegeven als het bestand succesvol is aangemaakt.
Binnen SEPA Direct Debit zijn 2 typen mogelijk: CORE en B2B. Omdat B2B niet door elke bank wordt ondersteund kan via Mill7 alleen SEPA Direct Debit type CORE worden aangemaakt.
Het Sepa Direct Debit bestand bevat maximaal 2 batches met meerdere transacties.
Hier is voor gekozen om de kosten van verwerking zo laag mogelijk te houden.
Er is één batch FIRST voor clienten die voor het eerst worden geïncasseerd en één batch RCUR voor de vervolg incasso's.
Het Mandaad ID is gelijk aan het Rekeningnummer debiteur tenzij bij de debiteur het veld <Mandaat ID is ingevoerd>.
Wordt een Debiteur voor de eerste keer geïncasseerd dan moet bij de Debiteur de optie Eerste incasso aanstaan. Alle openstaande posten die aan de criteria voldoen worden geselecteerd.
De optie wordt na incasseren automatisch uitgezet.