Mill7 werkt met dagboeken en dagboekbladen.
Dagboek
Journaalposten worden ingebracht in verschillende dagboeken.
Elk type dagboek heeft zijn specifieke gedrag in het boekingscherm. Zo wordt de gebruiker aangestuurd bij het invoeren van journaalposten.
Bijvoorbeeld: In het dagboek debiteuren kan bij een boeking op een debiteur alleen het debetbedrag worden ingevuld.
Als bij de debiteur een tegenrekening is vermeld, wordt in de volgende regel automatisch de tegenboeking met creditbedrag getoond.
Door middel van F3 kan in het boekingsscherm op elk gewenst moment van dagboek worden gewisseld. Na het selecteren van een dagboek wordt altijd het laatste dagboekblad getoond.
Dagboekbladen
Mill7 slaat de boekingen in dagboekbladen op. In een blad wordt een (1) boekstuk geboekt, bijvoorbeeld een bankafschrift of een inkoopfactuur. Het is ook mogelijk om meerdere boekstukken op een blad te boeken, tot maximaal 500 boekingen per blad.
Op een dagboekblad kunnen alleen boekingen van dezelfde periode worden geboekt omdat de periode wordt ingebracht per blad.
Zolang periodes niet zijn geblokkeerd of afgesloten kunnen met F4 bij het veld Blad oude dagboekbladen worden opgezocht en de boekingen worden gewijzigd of verwijderd. Indien een blad niet mag worden gewijzigd wordt een rode balk in het boekingsscherm getoond. De reden verschijnt in de titelbalk van het boekingsscherm, bijvoorbeeld omdat de gebruiker onvoldoende rechten heeft.
Door middel van F6 kan in het boekingsscherm op elk gewenst moment een nieuw dagboekblad worden aangemaakt.
Rubrieken Dagboekblad
Boekdatum
De boekdatum is de standaard datum voor de boekingen.
Periode
De periode is een vrij te kiezen nummer.
Afhankelijk van de instellingen wordt deze afgeleid van de datum.
Omschrijving
De omschrijving beschrijft het blad, bijv. Bankafschrift 12.
Een periode van een dagboekblad kan achteraf gewijzigd worden, in de lijst met dagboekbladen (druk op F4 in de rubriek Blad), druk daar op de knop Periode aanpassen.
Dagboeksaldi
Rechtsboven in het boekingsscherm staan het beginsaldo van het blad, en het saldo van de mutaties.
Bij dagboeken Bank/Kas zijn dit de saldi van het dagafschrift.
In alle andere dagboeksoorten horen de mutaties per blad samen nul te zijn.
Als dit niet het geval is, wordt het verschil automatisch tegengeboekt op de rekening dagboekverschillen.
Deze rekening kan worden ingesteld in het scherm instellingen.
Dagboek saldo aanpassen
Bij dagboeken van het type Kas/Bank houdt Mill7 rekening met het principe dat 1 dagboekblad betrekking heeft op 1 boekstuk. Het saldo van het dagboekblad komt dan overeen met het saldo van het boekstuk.
Bij het wijzigen van journaalposten kan het bedrag in de journaalpost door Mill7 opnieuw worden afgeleid, bijvoorbeeld bij het wijzigen van een debiteur of crediteur of documentnummer. In dat geval zou ook het saldo van het dagboekblad kunnen wijzigen.
Is dat het geval dan volgt de vraag 'Wilt u het bedrag aanpassen'. Bij <Ja> zal het bedrag in de journaalpost worden gewijzigd en daarmee het saldo van het dagboekblad. Bij <Nee> wordt het bedrag in de journaalpost niet gewijzigd.
Instellen scherm
De breedte van de rubrieken kan per dagboek worden ingesteld door de breedte van de kolommen via de muis aan te passen. Rubrieken kunnen ook worden getoond of verborgen door met de rechtermuisknop de 'Eigenschappen lijst' aan te passen. Via de optie rechtermuisknop 'Reset kolombreedte' kunnen de instellingen worden overschreven door de meest logische instellingen voor het dagboek.
Rubrieken journaalposten
Rekening
Hier wordt het rekeningnummer van de grootboekrekening of de code van de debiteur of crediteur ingegeven. Door middel van F4 wordt een lijst met rekeningen en openstaande posten getoond waaruit kan worden geselecteerd. Het rekeningnummer en eventueel documentnummer en bedrag wordt overgenomen in de journaalpost.
Documentnummer
Het documentnummer wordt bij betalingen van en aan debiteuren en crediteuren gebruikt als factuurnummer. Hiermee kan de factuur worden afgeletterd. Bij crediteuren (Inkoopboek) wordt het interne documentnummer van een inkoopfactuur bij documentnummer ingetoetst. Het factuurnummer van de crediteur wordt in de kolom 'factnr cred' vastgelegd. Bij debiteuren (Verkoopboek) wordt het factuurnummer als documentnummer gebruikt.
Om het nummer met een (1) op te hogen, druk op de + (plus) of bij verlagen op - (min) toets.
Om bij betaling een factuur af te boeken kan tijdens het boeken bij het documentnummer de facturen met F4 worden geraadpleegd. Standaard toont Mill7 de nog niet betaalde facturen. Wil men ook de reeds betaalde facturen bekijken, zet dan een vinkje in het kruisvak Alle posten .
Bij overige grootboekrekeningen kan het documentnummer gebruikt worden om journaalposten aan elkaar te koppelen. Met behulp van F4 wordt een overzicht getoond van alle documentnummers en bijbehorende journaalposten op deze rekening.
Door een documentnummer te selecteren en op <OK> te drukken wordt het documentnummer van overgenomen in de post die wordt geboekt.
Afboeken betalingsverschil
Facturen worden geboekt en afgeboekt op basis van gelijke documentnummers.
Bij het boeken op een openstaande post Debiteur of Crediteur zal Mill7 het bedrag vullen met het bedrag uit de openstaande post. Het bedrag in de journaalpost kan vervolgens gewijzigd worden. Indien bij het betalen van een debiteur of crediteur het bedrag niet geheel wordt afgeboekt, dan volgt de vraag Afboeken betalingsverschil . Bij bevestiging wordt een betalingsverschillen boeking toegevoegd op de rekening zoals bij instellingen ingegeven.
Datum
De (boek-)datum is de datum van de mutatie, inkoop- of verkoopfactuur. Bij Bank/Kas- en Memo-dagboeken is dat de datum van het dagafschrift of de kasbon. Bij Crediteuren- of Debiteurendagboeken (Inkoop- of Verkoopboek) is dat de datum van de inkoop- of verkoopfactuur. Afhankelijk van de betalingscondities van de crediteur resp. debiteur wordt de vervaldatum berekend.
Kostenplaats
Indien een grootboekrekening gedefinieerd is als een zogenaamde kostensoortrekening verplicht Mill7 de gebruiker om de kostenplaats in te toetsen.
Valuta
De valuta wordt automatisch bepaald.
Bij Bank/Kas boeken wordt de valuta bepaald door de valuta ingegeven bij de instellingen van het dagboek.
Bij andere dagboeksoorten is de valuta altijd gelijk aan de boekhoudvaluta zoals ingegeven bij instellingen.
Behalve bij boekingen op debiteuren en crediteuren, dan is de valuta afhankelijk van de valuta die staat ingesteld bij deze debiteur of crediteur.
Eventuele afwijkende valuta voor de herwaardering kan bij een journaalpost worden opgeslagen via CTRL+K of de rechtermuisknop.
Koers
De koers wordt uit de koerstabel overgenomen en kan worden overschreven.
Storno
Stornoboekingen worden geboekt door EERST een - (min)teken in te geven en daarna het bedrag (bijvoorbeeld -123.45). Om het teken van het bedrag naderhand te veranderen, druk op het - (min)teken.
Debet en Credit
Voor bedragen kent Mill7 een intelligente boekingsmethodiek. De basisregel is:
Betalingen in de dagboeken Bank/Kas en Memo (ook Beginbalans) worden debet geboekt; dus betalingen aan crediteuren en uitgaven rechtstreeks op de inkoop- en/of kostenrekening. Van deze boekhoudregel mag niet worden afgeweken. Dat betekent dat binnen dit dagboek een crediteur uitsluitend debet kan worden geboekt. Een ontvangst van een betaling van een creditnota van een crediteur wordt negatief debet geboekt (=storneren). Bij boekingen op de grootboekrekening (inkopen en kosten) kan het bedrag (optioneel) inclusief BTW wordt ingetoetst.
Bij het dagboek crediteuren (Inkopen) wordt bij het inboeken van de inkoopfactuur de grootboekrekening inkoop en kosten altijd gedebiteerd. Het bedrag wordt exclusief BTW ingetoetst. Bij het dagboek debiteuren (Verkopen) wordt bij het inboeken van de verkoopfactuur de debiteur altijd gedebiteerd. Het bedrag wordt inclusief BTW geboekt.
Met behulp van F4 kan bij bedragen de rekenmachine worden opgevraagd. Indien het totaalbedrag van de rekenmachine overgenomen dient te worden druk dan op F2.
BTW
Met behulp van de BTW-code kan automatisch op basis van het ingegeven bedrag het BTW-bedrag worden berekend. Dit bedrag wordt (automatisch en verdicht) geboekt op de gekoppelde BTW-grootboekrekening. Mill7 gaat er van uit dat het grondslagbedrag inclusief de BTW wordt ingetoetst. Er wordt bijvoorbeeld een bedrag ingetoetst van 119,00: het BTW-bedrag is bij BTW-code 19%: 119,00 / (1+ 19%) *19% = 19,00. In het dialoogvenster van de zoeklijst kan gekozen worden voor Excl. De berekening wordt dan: 119,00 * 19% = 22.61. Nu wordt tevens automatisch het inclusief-bedrag weggeschreven in de bedrag-kolom.
Indien in Bank/Kas- en Memo- dagboeken op een grootboekrekening wordt geboekt verschijnt automatisch de BTW-code, die is gedefinieerd bij de betreffende grootboekrekening. Bij debiteuren- en crediteurenboekingen kan in deze dagboeksoorten geen BTW-code worden gebruikt.
Bij een debetboeking kan uitsluitend een BTW-code "Te Vorderen" worden gebruikt.
Bij een creditboeking kan uitsluitend BTW-code "Te betalen" worden gekozen.
Storneringen (negatief debet/credit) dienen met dezelfde BTW-code te worden geboekt als de oorspronkelijke opboeking.
Bij Crediteuren- en Debiteurendagboeken (Inkoop- en Verkoopboek) kan de BTW-code worden gebruikt indien op een crediteur of debiteur wordt opgeboekt. Standaard verschijnt de BTW-code, die is gekoppeld aan de crediteur of debiteur.
BTW-bedrag
Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend aan de hand van de BTW-code. Indien het BTW-bedrag afwijkt van het brondocument (bijvoorbeeld de inkoopfactuur of kasbon) kan dit bedrag handmatig gewijzigd worden.
Aantal
Bij aantal kan men een hoeveelheid vastleggen. Bijvoorbeeld bij het boeken van brandstoffen het aantal liters. Mill7toont het aantal niet in standaard rapporten.
Factnr.Cred
In het dagboek crediteuren kan dit veld gebruikt worden voor het ingeven van het factuurnummer van de crediteur. Bij automatische betalingen via Acceptgiro moet in dit veld het betalingskenmerk worden ingevuld (alleen voor Nederland).
Uitgestelde informatie
In dagboeken Debiteuren en Crediteuren kan op de journaalregel voor kosten en omzet met behulp van de rechter muisknop of met CTRL+L de uitgestelde informatie worden opgehaald en aangepast.
Zijn de kosten en omzet al verdeeld dan kan de journaalpost en de uitgestelde informatie niet meer gewijzigd worden. Van de journaalpost kan nog wel de omschrijving worden aangepast.
Wanneer in een dagboek van het type Kas/Bank een journaalpost wordt geboekt die betrekking heeft op meerdere facturen van een en dezelfde debiteur/crediteur kan deze journaalpost naderhand worden gesplitst.
Via CTRL+W wordt een popup-scherm 'Opsplitsen betaling' geopend met de openstaande posten van de betreffende debiteur/crediteur.
In de kolom 'Selecteren' kunnen de posten aangevinkt worden welke onder de betaling vallen.
Indien in de omschrijving van de te verdelen journaalpost factuurnummers staan zal Mill7 deze facturen als voorbeeld selecteren.
Het is niet mogelijk meer te verdelen dan het oorspronkelijke bedrag.
De volgende bedragen worden bijgehouden:
Bedrag geselecteerde factuur
Is de som van de bedragen van de geselecteerde posten, gemaximeerd tot Mutatie bedrag in valuta debiteur.
Te verdelen bedrag
Het bedrag dat nog niet is verdeeld.
Mutatie bedrag in valuta debiteur
Het oorspronkelijke bedrag van de journaalpost dat verdeeld moet worden.
Door <Ok> te kiezen wordt de oorspronkelijke journaalpost vervangen door journaalposten per geselecteerde post.
Is 'Te verdelen bedrag' ongelijk 0 (nul) dan wordt voor dit bedrag een journaalpost aangemaakt met documentnummer 99999.
Als de oorspronkelijke openstaande post een notitie bevat dan wordt deze gekopieerd naar de andere openstaande die betrokken worden bij de opsplitsing, tenzij deze posten zelf al van een notitie zijn voorzien.
Rekening herkenning bankmutaties
Bankmutaties kunnen worden ingelezen en verwerkt tot journaalposten in een bank dagboek.
Bankmutaties die niet worden herkend worden geboekt op de opgegeven rekening onbekend.
Wanneer het rekeningnummer in deze journaalposten wordt gewijzigd zal het scherm 'rekening herkenning' worden geopend.
De herkenningsregel kan dan alsnog worden opgeslagen.
Voor deze functie heeft de gebruiker het financiële recht 'Onderhoud rekening herkenning bankmutaties' nodig.