Uren schrijven wordt gestart via het menu Administratie> Uren> Urenschrijven of via 
.
In het tabblad 'Uren per datum' worden de uren per urenschrijver, per dag geschreven.
Een alternatieve manier is om in het tabblad 'Uren per debiteur' de uren per debiteur te schrijven.
Dat is vooral handig bij de correcties voor een factuur.
In het tabblad 'Uren accorderen' kunnen gebruikers hun geschreven uren akkoord geven.
Door
Boven in staat voor welke urenschrijver de uren worden geschreven.
Indien men de rechten heeft kan men ook voor andere gebruikers uren invoeren. Dit kan worden ingesteld in menu Beheer> Gebruikers> Onderhoud.
Bij het schrijven voor een andere gebruiker wordt wel rekening gehouden met de instellingen van die gebruiker maar niet met de rechten van die gebruiker.
Datum
Bij de datum staat de dag waarvoor de uren worden ingevoerd. Door de dagen bladeren kan met behulp van F7 en F8.
Met Alt+K wordt een kalender opgeroepen waarmee men snel terug kan gaan in de tijd. Op dagen die in de kalender grijs worden getoond zijn uren geschreven. Dagen die in de kalender groen worden getoond zijn geheel verantwoord.
Als in de instellingen Uren de optie 'Invoer uren chronologisch' aan staat moeten gebruikers eerst de uren van de vorige dag geschreven worden. Voor gebruikers met de optie 'uren accorderen per weektotaal' moeten eerst de uren van de vorige week geschreven worden.
Totaal uren
Het totaal aantal uren geschreven door de urenschrijver die dag wordt rechts naast de datum getoond.
Debiteur
Uren worden geschreven per debiteur. Bij een debiteur waar voor 'Blokkeren urenschrijven' is aangevinkt kunnen geen uren worden geschreven.
Via F4 wordt een keuzelijst geopend met debiteuren die niet zijn geblokkeerd voor uren schrijven.
Ook is het mogelijk een debiteur te selecteren door het invoeren van (een deel) van de code of naam van de debiteur. Er verschijnt dan een lijst van debiteuren waarvan de 1e posities van de code voldoet aan de ingevoerde selectie. Worden die niet gevonden dan wordt een lijst getoond van debiteuren waarvan de 1e posities van de zoeknaam voldoen aan de ingevoerde selectie.
Zie ook het help onderwerp 'Status van debiteuren bij urenschrijven'.
Bewerking
Uren worden geschreven voor een bepaalde bewerking. Aan deze bewerking is een artikel gekoppeld met een grootboekrekening.
Het artikel wordt gebruikt om op de factuur te tonen en om te bepalen of er een opslag moet worden berekend etc.
Wanneer bij de bewerking een artikel is ingegeven bij <Uren vorig boekjaar> zullen deze uren apart op de factuur getoond worden en op een apart rekeningnummer geboekt worden.
Het maken van opslagen en verlenen van vrije uren kan in het scherm instellingen ingegeven worden.
Daarnaast kan worden ingegeven welke reeks van artikelen betrekking hebben op verschotten en welke bewerkingen beschouwd moeten worden als ziekte en verlof.
Omdat Mill7 werkt met reeksen (bijvoorbeeld ADM t/m FAX) is het verstandig om bij het aanmaken van artikelen en bewerkingen hier rekening mee te houden.
Laat bijvoorbeeld de artikelcodes van alle verschotten beginnen met een V. (VFAX , VOPL etc).
Laat bijvoorbeeld de bewerkingen die betrekking hebben op vakantie en ziekte beginnen met een Z. (bijvoorbeeld ZVAK, ZZIEK, ZVERLOF)
Het indelen van artikelen en bewerkingen in alphabetische groepen is ook handig voor de tarieven.
In het scherm onderhoud van de gebruiker kan aangeven worden op welke bewerkingen een gebruiker uren mag schrijven.
In de instellingen kan worden aangeven hoe deze bewerkingen bij de urenschrijver worden ingegeven.
1. Standaard werkwijze: (vinkje bij instelling:Bewerkingen urenschrijver per bewerking ingeven staat uit)
Bij de rubriek bewerkingen in het scherm voor onderhoud gebruikers worden de eerste letters ingegeven van de bewerkingen waarop een urenschrijver mag schrijven. Stel dat de juridische bewerkingscodes met een L beginnen en de administratieve met een A: Als men bij deze rubriek LA invoert mag de gebruiker alleen voor juridische en administratieve bewerkingen uren schrijven.
2. Afwijkende werkwijze: (vinkje bij instelling:Bewerkingen urenschrijver per bewerking ingeven staat aan)
Door deze instelling wordt ipv de beginletter van een bewerking de hele bewerkingscode gecontroleerd.
Via een promptlijst kunnen deze in het scherm onderhoud gebruikers worden ingegeven.
Indien bij een gebruiker bijvoorbeeld alleen de code "MAN" wordt ingevuld dan mag deze gebruiker alleen op de bewerking "MAN" tijdschrijven.
Status
De kolom F geeft de status van de uren aan: L Factureer later J: factureren N: niet factureren en F: gefactureerd.
Als Factureer later van toepassing is worden de geregistreerde uren pas gefactureerd als de status is gewijzigd naar J. De status kan handmatig worden aangepast met behulp van de optie Urenstatus wijzigen in het Beheer menu.
Uren
De tijd die geschreven moet worden voor de uitgevoerde bewerking.
In de instellingen kan worden aangeven of de ingevoerde tijd moet worden afgerond en hoe.
Tarief
Bij de gebruiker kan een tariefcode worden ingevoerd. Door middel van deze tariefcode wordt het tarief van een geschreven uur bepaald.
Bij de debiteur kan eventueel een afwijkende tariefcode worden ingevoerd.
Deze afwijkende tariefcode geldt niet voor bewerkingen die betrekking hebben op verschotten.
Tijdens het schrijven van uren verschijnt er een waarschuwing bij urenregels die gefactureerd moeten worden maar waarvoor geen tarief is gevonden.
Door het aanzetten van de instelling 'Negeer tarief 0 bij urenregistratie' wordt de waarschuwing niet getoond.
Zaken
De kolom met zaken kan via instellingen worden onderdrukt.
Als zaken bij een debiteur zijn ingevoerd kan per debiteur de zaak worden gespecificeerd.
Staat bij de debiteur een zaak als standaard aangegeven dan wordt deze op de uren regel als standaard ingevuld.
Een urenschrijver kan alleen de kolom zaak invullen als hij daartoe het recht heeft.
Bij een zaak kan een afwijkende tariefcode van toepassing zijn.
Bij een zaak kan tevens een maximum ingesteld zijn. Wordt tijdens het urenschrijven het maximum overschreden dan komt er een melding.
De regel wordt dan automatisch aangepast tot de nog beschikbare ruimte. Het meerdere wordt geschreven op een aparte regel met urenstatus L.
De controle op maximum wordt niet uitgevoerd bij het copieren van urenregels.
Rechten
Bij het invoeren van uren kunnen de rubrieken Factureren (J/N), factuurtekst en tarief alleen worden ingevoerd indien men daar het recht voor heeft.
Verschillende rechten zijn van toepassing op het scherm Uren registratie
- Uren per debiteur wijzigen
- Factureer status uren wijzigen
- Wijzigen geaccordeerde uren
- Uurtarief wijzigen (per uur)
- Uurtarief wijzigen (per bewerking)
Directe en indirecte uren
Voor indirecte (niet door te belasten) uren dient de servicecompany te worden gekozen als debiteur. In het scherm relaties moet bij de code van de servicecompany het type bedrijf op service company staan. Directe (door te belasten) uren worden geschreven op debiteuren die niet van het soort service company zijn. Via de instellingen -> uren kan een controle op de invoer hiervan worden ingesteld.
Om ervoor te zorgen dat directe en indeirecte uren conform deze regels worden geschreven kunnen de volgende opties in de instellingen tab blad Uren worden aangezet:
- Alleen directe uren schrijven op clienten
- Alleen indirecte uren schrijven op service companies
Accordering
Uren die zijn geaccordeerd of gefactureerd kunnen niet meer worden gewijzigd of verwijderd.
Een alternatieve manier om snel uren in te voeren is met behulp van de stopwatch. De stopwatch kan meerdere keren worden gestart. De stopwatch wordt gestart via menu Administratie> Uren> Stopwatch of via CTRL+7.
Met de stopwatch kunnen alleen uren worden geschreven in het meest recente boekjaar.
Als bij de instellingen de optie 'Omschrijving in stopwatch' aan staat kan in de stopwatch de omschrijving worden ingevoerd.
Nadat een urenrecord is opgeslagen, kan het met Ctrl+K worden verdeeld over meerdere debiteuren:
Door middel van F4 in een lege regel kan een debiteur worden toegevoegd.Met <Ok> wordt de uren verdeling verwerkt.
De gedeelde uren worden afgerond per debiteur. Alle debiteuren krijgen eenzelfde deel toebedeeld.
Hierdoor kan een verschil ontstaan met het oorspronkelijke te verdelen aantal uren.
Voorbeeld 1: 2,3 uur verdelen over 34 debiteuren geeft 0,07 uur per debiteur, totaal 2,38 uur.
Voorbeeld 2: 2,3 uur verdelen over 36 debiteuren geeft 0,06 uur per debiteur, totaal 2,16 uur.
Indien de zaken kolom is geactiveerd kan bij het spreiden over debiteuren de zaak worden ingegeven.
Een geschreven urenregel kan via de rechtermuisknop worden gekopieerd naar andere dagen.
In het scherm dat verschijnt kan een datum vanaf en een datum tm worden ingegeven.
Tevens kan worden aangegeven welke dagen in deze reeks in aanmerking komen.
Standaard staan de dagen aangevinkt die volgens de instellingen verantwoord moeten worden door de urenschrijver.
Bij het kopieren van uren wordt geen rekening gehouden met een ingesteld maximum per zaak.
Logging
Per urenrecord wordt bijgehouden de datum dat de regel is aangemaakt en de datum wanneer de regel voor het laatst is gewijzigd.
Deze velden kunnen worden gebruikt op de rapporten uren en facturering.