Relian biedt een service om relaties te controleren op internationale sancties.
Mill7 ondersteunt deze service en bevat een dashboard waarmee de interface naar Relian kan worden beheerd.
Deze functionaliteit zit standaard in de Trust-versie bij de module Relatiebeheer.
Om gebruik te kunnen maken van deze service moet een abonnement bij Relian worden afgesloten. Hiervoor moet u contact opnemen met Relian.
De gebruikersnaam en het wachtwoord voor Relian dienen in de instellingen te worden ingegeven.
Het Relian Dashboard moet worden opgenomen in het maatwerkmenu.
Er zijn vier manieren om het programma op te starten:
–Via het maatwerkmenu voor de hoofdadministratie; maatwerk.exe /RELIAN
–Via het maatwerkmenu voor een clientadministratie; maatwerk.exe /RELIAN_CLIENT
–In een batch-programma zodat het programma automatisch wordt uitgevoerd voor de hoofdadministratie; maatwerk.exe /RELIAN_BATCH
–In een batch-programma zodat het programma automatisch wordt uitgevoerd voor een clientadministratie; maatwerk.exe /RELIAN_BATCH_CLIENT <Adm nr>
Automatische verwerking via een batch-programma
Voor het starten van een programma van Mill7 in batch dient een klein batch-bestand gemaakt te worden.
Dit is een tekstbestand met de extensie .BAT waarin een aantal opdrachten staan. De opdrachten zijn afhankelijk van de folder waar Mill7 geïnstalleerd is.
F: |
(navigeren naar F-schijf) |
Cd\ |
(navigeren naar F:\) |
Cd Mill7\Prog19 |
(navigeren naar F:\Mill7\prog19) |
Maatwerk.exe /RELIAN_BATCH |
Nadat het bestand is opgeslagen in de Mill7\Prog19 folder kan het via de scheduler van windows automatisch worden uitgevoerd
Belangrijk is wel dat hetzelfde netwerkpad beschikbaar is als die de normale Mill7 users gebruiken, omdat Mill7 intern dit pad heeft opgeslagen.
In het Dashboard kan, met de knop <Aanmaken batch bestand> in het tabblad 'Rapporten en overige functionaliteiten', een tekstbestand worden aangemaakt met de juiste paden met betrekking tot de installatie:
Dit tekstbestand kan vervolgens worden opgeslagen met een toepasselijke naam en de extensie BAT.
Controleer, alvorens de .BAT uit te voeren, dat het pad in het batch programma exact gelijk is aan het pad in het profiel van de gebruiker die de batch uitvoert.
Een automatische transfer voor een clientadministratie gaat op dezelfde wijze. De laatste regel in het batch-bestand luidt dan bijvoorbeeld als volgt:
Maatwerk.exe /RELIAN_BATCH_CLIENT 801
801 is dan het nummer van de clientadministratie. In één batchbestand kunnen verschillende transfers gecombineerd worden. Bijvoorbeeld als volgt:
F:
Cd\
Cd Mill7\Prog19
Maatwerk.exe /RELIAN_BATCH
Maatwerk.exe /RELIAN_BATCH_CLIENT 801
Maatwerk.exe /RELIAN_BATCH_CLIENT 802
Dashboard starten vanuit de Hoofdadministratie
Hiervoor dient de volgende optie in het maatwerkmenu te worden opgenomen:
Overzetten naar Relian, Maatwerk.exe /RELIAN
Alle contacten, personen en firma's, van het laatste boekjaar van de interne administraties worden overgezet naar Relian.
Dashboard starten vanuit een Clientadministratie
Indien relaties van client administraties naar Relian moeten worden overgezet kan dit via het maatwerkmenu met de volgende optie:
Client data naar Relian, Maatwerk.exe /RELIAN_CLIENT
Dit kan alleen als ook in de client administratie de relatiebeheer module beschikbaar is.
De relaties komen bij Relian tussen de relaties van de interne administratie.
Tenzij voor de clientadministratie een extra abonnement bij Relian is afgesloten en deze gegevens zijn ingevoerd bij de Instellingen van de client administratie.
Na opstarten van het Dashboard wordt altijd automatisch van alle in Relian aanwezige relaties gecontroleerd of er hits zijn. De resultaten van deze controle zijn verwerkt op het tabblad 'Acties Relian'.
Overzetten relaties naar Relian
Nadat het dashboard is opgestart via het maatwerkmenu verschijnt het scherm 'Overzetten relaties naar Relian' met in de kop de naam en het boekjaar van de administratie.
Rechtsboven in het scherm is een informatie box met logging gegevens. De logging is ook terug te vinden via het menu Beheer> Logging.
De logging geeft het aantal relaties dat succesvol is overgezet en het aantal relaties dat niet overgezet kon worden. De status per relatie is terug te vinden in de relatie lijst op het tabblad 'Acties Relian'.
Start overzetten
Via de knop <Start overzetten> worden alle personen en firma's van de administratie overgezet naar Relian en gecontroleerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van HTTPS.
Alle relaties worden overgezet naar de Relian folder DEFAULT.
Indien het niet lukt om bij Relian aan te loggen, staat dit in de logging. Controleer de logging regelmatig indien de interface via batch elke nacht automatisch "loopt".
Wanneer de interface is voltooid, kan in de logging worden teruggelezen hoeveel relaties zijn overgezet en hoeveel relaties fouten hebben en niet zijn overgezet.
LET OP: In Relian mag een code alleen characters hebben die tussen A-Z of a-z of 0-9 liggen. Punten, komma's, umlauts ed zijn niet toegestaan. In Mill7 dienen deze codes hernoemd te worden.
LET OP: Indien bij Relian het wachtwoord is gewijzigd moet ook het wachtwoord in de instellingen worden aangepast.
Velden Relian met betrekking tot Firma's
De volgende velden worden overgezet naar Relian:
–Code
–Zoeknaam
–Datum opgericht (rubriek 11 in Relatiemanagementbestand F111)
–Plaats van oprichting (rubriek 12 in Relatiemanagementbestand F111)
–Land van oprichting (rubriek 42 in Relatiemanagementbestand F111)
–Land (Relaties > Firmas > Adressen > Bezoekadres > Land)
Velden Relian met betrekking tot Personen
De volgende velden worden overgezet naar Relian:
–Code
–Voornamen
–Tussenvoegsel
–Naam
–De velden Voornamen, Tussenvoegsel en Naam worden in deze volgorde gebruikt om het Relian-veld Wholename af te leiden
–Geboortedatum uit tabblad Overig
–Geboorteplaats uit tabblad Overig
–Geboorteland uit tabblad Overig
–Geslacht uit tabblad Overig
–Straat uit tabblad Adresgegevens (alleen de eerste regel)
–Nr uit tabblad Adresgegevens
–Postcode uit tabblad Adresgegevens
–Plaats uit tabblad Adresgegevens
–Land uit tabblad Adresgegevens
–Titulatuur uit tabblad Overig
–Funktie uit tabblad Overig
–Nationaliteit uit tabblad Overig
De codes in de nationaliteitentabel moeten voldoen aan de ISO-3166-1-norm.
–(1e paspoort) Nummer uit tabblad Documenten of rubriek 9 in Relatiemanagementbestand F144.
Het paspoortdocument is herkenbaar aan de code ingevoerd bij het eerste paspoort op tabblad 'Rapporten en instellingen'.
–(2e paspoort) Nummer uit tabblad Documenten of rubriek 9 in Relatiemanagementbestand F144.
Het paspoortdocument is herkenbaar aan de code ingevoerd bij het '2de paspoort' op tabblad 'Rapporten en instellingen'.
Paspoorten kunnen worden geregistreerd bij personen en/of in Relatiebeheer bij de doelvennootschappen in bestand F144. Voor de communicatie met Relian hebben paspoorten opgeslagen bij de persoon voorrang. Als voor een persoon meerdere paspoorten worden gevonden wordt alleen het eerst gevonden paspoortnummer naar Relian gestuurd, zelfs als die vervallen is en een einddatum heeft. Paspoortnummers die niet naar Relian gestuurd mogen worden kunnen daarom het beste een andere documentcode krijgen.
Relian Website
Via de knop <Relian Website> wordt de webpagina van Relian gestart waar kan worden ingelogd.
Vaak worden wachtwoorden onthouden op pagina's waardoor alleen nog de inlog bevestigd moet worden.
Tabblad Acties Relian
Het tabblad 'Acties Relian' toont alle relaties. Als de optie <Toon alle relaties> niet aan staat worden alleen relaties getoond waarvoor actie nodig is.
Er zijn verschillende acties denkbaar:
–De relatie is nog niet naar Relian overgezet;
–De code van een relatie in Mill7 voldoet niet aan de toegestane karakters bij Relian, fout 103;
–Een relatie moet worden beoordeeld (Actie gewenst) bij Relian omdat nog niet alle hits zijn beoordeeld.
Andere foutcodes zijn hier niet beschreven. Indien een foutmelding met een getal anders dan 50 of 103 verschijnt dan kunt u contact opnemen met de helpdesk.
Bij het opstarten van de relian dashboard is automatisch voor alle relaties de laatste status bij Relian opgehaald. Met de knop 'Update info' wordt bij Relian de laatste status opgehaald voor alleen de geselecteerde relatie.
Tabblad Resultaat Relian
In dit scherm wordt van een geselecteerde relatie het resultaat bij Relian op de website getoond.
Met de knoppen 'Controle Sancties' of 'Controle PEP' wordt van de geselecteerde relatie eerst de laatste informatie van Relian opgehaald voordat de resultaten bij Relian in het tabblad 'Resultaat Relian' worden getoond.
De hits en matches kunnen meteen worden beoordeeld voor de getoonde relaties die actie behoeven.
Tabblad Rapporten en instellingen
Om aansluiting te houden bij Relian staan op dit tabblad rapporten en functies om de koppeling te beheren.
Op dit tabblad wordt ook vastgelegd welke documentcode van toepassing is voor paspoort en een eventuele tweede paspoort. De eerste paspoort code wordt automatisch gesynchroniseerd met de code die is vastgelegd bij Instellingen > Trust > Compliance > Paspoort. Als er geen eerste paspoort code is ingevuld dan leidt dit tot de melding "Transfer Relian Failed, no passport code filled in.".
De eerste paspoort code wordt ook gebruikt voor de controle op ontbrekende paspoorten en het bijbehorende rapport.
Rapport alle relaties
Dit rapport toont alle relaties in Mill7 met de status zoals deze bekend is in Mill7 m.b.t. Relian.
Bovenaan het rapport staat een telling die overeen moet komen met Relian.
Hieruit kan worden opgemaakt dat er 84 relaties in Mill7. 82 Relaties zijn overgezet waarvan er 16 moeten worden beoordeeld bij Relian.
2 relaties zijn vanwege fouten niet overgezet.
Rapport client
Per client vennootschap kan een rapport gegenereerd worden waarbij alle relaties die voorkomen bij deze client worden getoond met de status in Relian:
Hierbij bestaat de keuze om alle relaties te tonen zoals Trustmedewerkers, Overige relaties, Bestuurders. etc. of alleen UBO's, Management, Bank bevoegdheden en Aandeelhouders.
Creëer klantfolder bij Relian
Via deze knop kan de structuur zoals deze in het 'Rapport client' staat worden overgezet naar Relian.
In Relian wordt dan een folder aangemaakt voor deze client vennootschap waarin alle relaties staan zoals in het 'Rapport client' wordt getoond.
Vervolgens kunnen in Relian diverse rapporten worden gemaakt op folder niveau voor de toezichthouder.
Omdat het nu nog niet mogelijk is om deze structuur via overzetten relaties te updaten is het raadzaam om na afloop de folder bij Relian te verwijderen.
Daarmee worden de personen en firma's zelf niet verwijderd omdat deze ook in de Relian folder DEFAULT staan. De beoordeling van hits, matches etc blijft dus intact.
Reset status Relian in Mill7
Via deze knop krijgen alle relaties in Mill7 weer de status "Nog niet overgezet".
Aanmaken batch bestand
Via deze knop kunnen de regels voor een batch bestand gegenereerd worden.
Zie ook de beschrijving bij Automatische verwerking via een batch programma.
Rapporteer codes Relian niet in Mill7
Via dit rapport kunnen codes aanwezig in Relian maar niet in de Mill7-administratie worden gerapporteerd.
De functie vergelijkt elke unieke Relian referentie codes (ongeacht de Relian folder waar ze instaan) met de Mill7 relatie codes. Als de code niet in Mill7 voorkomt wordt de Relian code op het rapport getoond.
LET OP: Als u Relian voedt vanuit verschillende administraties, bijvoorbeeld vanuit de hoofdadministratie én vanuit een clientadministratie, dan komt u in dit rapport namen tegen die aanwezig zijn in de administratie waar u op dat moment niet mee werkt.
In de Excel-lijst die wordt gemaakt staat naast de Relian code ook de Wholename die gebruikt kan worden om de relatie op te zoeken.
Rapporteer ontbrekende paspoorten in Mill7
Dit rapport laat zien bij welke personen in Mill7 geen paspoort is geregistreerd in Mill7. Het is een specificatie van het aantal dat in de logging wordt genoemd bij "Missing passports". Door bij een paspoort het nummer "N/A" in e vullen wordt voor de betreffende persoon geen paspoort controle uitgevoerd.