Met dzee functie worden de boekhoudtotalen en de integriteit van de administratie gecontroleerd.
De belangrijkste saldi in de boekhouding worden met elkaar vergeleken. En waar nodig en mogelijk worden fouten opgelost.
De functie kan worden gestart van uit het Beheer menu> Boeken> Herberekenen boekhoudtotalen en met de knop <Controle saldi> op het scherm Saldibalans.
De functie zal eerst een controle uitvoeren en de berekende totalen op het scherm tonen.
Tijdens het uitvoeren van de controle worden diverse situaties die een verschil kunnen veroorzaken bij het vergelijken van de totalen gelijk opgelost.
Hiervan wordt verslag gedaan in een foutenverslag.
Als alle totalen sluiten verschijnt onder in het scherm de melding "Totalen sluiten".
Wanneer er een verschil is geconstateerd in de totalen verschijnt de melding "Voer herberekenen uit".
Totalen
Saldo balans
De som van alle grootboekrekeningen met een rekeningnummer lager dan de 'Eerste W/V rek.' ingesteld bij Instellingen> Boeken> Basisgegevens.
Saldo WV
De som van alle grootboekrekeningen met een rekeningnummer gelijk aan en hoger dan de 'Eerste W/V rek.' ingesteld bij Instellingen> Boeken> Basisgegevens.
Debiteuren grootboek
Saldo openstaande posten debiteuren op basis van journaalposten.
Debiteuren sub
Saldo openstaande posten debiteuren conform het bestand openstaande posten
Herwaarderen deb.
Saldo nog te herwaarderen resultaat gerealiseerde debiteuren.
Crediteuren grootboek
Saldo openstaande posten crediteuren op basis van journaalposten.
Crediteuren sub
Saldo openstaande posten crediteuren conform het bestand openstaande posten
Herwaarderen cred.
Saldo nog te herwaarderen resultaat gerealiseerde crediteuren.
Beginbalans
Saldo dagboeken BB en BC
Controles die worden uitgevoerd:
1. De eerste winst- en verliesrekening.
Om te bepalen waar een grootboekrekening thuishoort, op de balans of op de W&V, moet aangegeven worden bij welke grootboekrekening de W&V begint. Als deze niet is ingegeven is er geen aansluiting in de saldibalans tussen balans en W&V.
Aanpassen in menu Onderhoud> instellingen> Boeken.
2. De eerste balanscode van W&V
Met deze instelling wordt aangegeven waar in de balanscodetabel de W&V begint.
De controle wordt uitgevoerd voor de tabel die is ingevoerd als standaard tabel in Instellingen> Boeken> Basisgegevens.
Deze instelling heeft geen gevolgen voor de aansluiting in de boekhouding, maar alleen op de standaard presentatie van de balans.
Aanpassen in menu Onderhoud > Balanscodes.
3. Fouten in BTW-code
Bij een BTW-code wordt een grootboekrekening opgegeven.
Indien deze niet bestaat of niet is ingevuld wordt dit hier gemeld. Deze rekening kan alsnog worden ingevuld ook als er al boekingen zijn gemaakt op deze code.
Aanpassen in menu Onderhoud -> Financieel -> BTW.
Bij het wijzigen van de rekening wordt gevraagd om de boekhoudtotalen opnieuw uit te rekenen.
Indien de BTW-codes al zijn gebruikt moet dit gebeuren om het rekeningnummer in de automatische journaalposten aan te passen.
4. Fouten in schema
In het schema van een boekhouding wordt aangegeven wat het crediteuren- en debiteurendagboek is.
Indien er dagboeken zijn ingegeven die niet bestaan wordt dit aangegeven.
Aanpassen via menu Onderhoud> Financieel> Schemas.
5. Fouten in definitie dagboek
Bij een dagboek wordt een grootboekrekening opgegeven.
Indien deze niet bestaat of niet is ingevuld wordt dit hier gemeld.
Deze rekening kan alsnog worden ingevuld ook als er al boekingen zijn gemaakt in dit dagboek.
Aanpassen in menu Onderhoud> Financieel> Dagboeken.
Bij het wijzigen van de rekening wordt gevraagd om de boekhoudtotalen opnieuw uit te rekenen.
Indien er journaalposten zijn geboekt in het dagboek, moet dit gebeuren om het rekeningnummer in de automatische journaalposten aan te passen.
6. Fouten in journaalposten
Alle journaalposten worden gecontroleerd op het gebruikte rekeningnummer. Indien deze niet bestaat wordt dit aangegeven.
Het kan ook zijn dat er journaalposten zijn aangemaakt zonder rekeningnummer. Deze zullen waarschijnlijk alleen voorkomen in het dagboek debiteuren en zullen zijn ontstaat in de facturering. Dit door ontbreken of verkeerd rekeningnummer bij een artikel.
Aanpassen gebeurt door de betreffende journaalposten handmatig te wijzigen door een ander rekeningnummer in te voeren.
7. Dagboekblad bestaat niet
Indien er journaalposten worden gevonden waarvoor geen dagboekblad wordt gevonden dan wordt dit gemeld.
Aanpassen via "herberekenen totalen". Missende dagboekbladen worden alsnog aangemaakt.
8. Fouten in dagboektotalen
Indien het totaal van een dagboekblad (bijvoorbeeld bank) niet overeenkomt met het bijbehorende totaal geboekt op de grootboekrekening behorende bij het dagboek dan wordt hier melding van gemaakt.
Open het boekhoudscherm waar de journaalposten worden ingegeven en zoek het betreffende dagboek op.
Druk op F4 in het veld blad om een lijst met dagboekbladen te krijgen. Druk in deze lijst op de knop Herberekenen.
Doe dit voor dagboeken met verschillen in dagboektotalen.
Open na het herberekenen dit scherm weer en controleer via de knop Controle rapport of het probleem is opgelost.