<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie:  Rapporten > E-mail in Mill7

E-mail is op verschillende manieren in Mill7 geïntegreerd:

 

1. E-mail via de lokale e-mail client zoals Outlook of Outlook express

2- E-mail via SMTP

 

Instellingen voor SMTP en outlook kunnen worden ingevoerd bij Onderhoud> Instellingen> E-mail.

 

In procedures als factureren, aanmanen en het maken van mailingen kan worden gekozen voor e-mailen, eventueel op basis van SMTP.

Bij SMTP wordt de e-mail automatisch verzonden zonder tussenkomst van een geïnstalleerd e-mail programma.

Voor facturen en aanmaningen moet daarbij de optie Gebruik SMTP server geactiveerd worden. Voor mailing kan SMTP worden geactiveerd in het mailing-scherm zelf.

 

Facturen als bijlage

Facturen kunnen als bijlage worden verstuurd.

Hierbij heb je de mogelijkheid om, via instellingen - facturering - e-mail, de factureren te versturen aan:

1. E-mail adres van de persoon die staat genoemd in het begeleidend schrijven adres van de debiteur.

2. Aan de persoon in het begeleidend schrijven adres en de accountmanager.

3. Alleen aan de accountmanager.

4. Personen in RM bestand: Overige relaties. Deze optie is alleen in de Trust-versie met de relatiebeheer module aanwezig.

 

1. E-mail via lokale programma's:

In e-mail programma's wordt gecontroleerd op externe programma's, zoals Mill7, die proberen e-mail te versturen zonder tussenkomst van de gebruikelijke e-mail gebruikers interface. In Mill7 gebeurt dat bij facturen, aanmaningen en mailings.

De geadresseerde is bekend en de e-mail wordt direct verstuurd.

 

In Microsoft Outlook moet bij elke e-mail op een knop bevestigen worden gedrukt.

Deze beveiliging kan worden uitgezet bij Onderhoud > Instellingen > E-mail.

 

In Microsoft Outlook express treedt deze controle ook op, maar kan deze worden uitgezet in outlook express menu Extra> Opties> Tabblad beveiliging.

 

Ook is het raadzaam om direct verzenden uit te zetten zodat alle e-mails in postvak uit worden geplaatst.

Als Mill7 de procedure niet compleet kan uit voeren dan kunnen alle e-mails worden verwijderd en kan de procedure opnieuw worden uitgevoerd.

Tevens kan het resultaat worden gecontroleerd voordat de e-mails definitief worden verzonden.

 

2. E-mail via SMTP

Facturen kunnen ook worden verzonden via SMTP.

Via de instellingen moet dit worden aangezet. Hierbij dienen de SMTP gegevens ingevuld te worden.

De mails worden volgens dezelfde methode opgebouwd als wanneer deze worden verzonden via de lokale e-mail client, echter worden deze direct verzonden zonder beperkingen van de e-mail client.

 

Als het adres van de SMTP server niet is ingevuld wordt getracht de mail te verzenden via automatische "DNS lookup".

Echter het verzenden van een e-mail naar meerdere ontvangers met een verschillend domein is dan niet mogelijk, bijvoorbeeld George@Hotmail.com en Dina@Gmail.com.

 

De makkelijkste manier is de SMTP service te installeren die via IIS Manager ingesteld kan worden.

Het serveradres en eventueel gebruiker met wachtwoord kan in de instellingen worden ingegeven.

De standaard waarde voor de poort is 25.

Op de server zelf zal de SMTP server goed ingesteld moeten worden, zodat werkstations toegang hebben tot het verzenden van berichten.

 

Bijlagen e-mail

 

Exportformaat van de e-mail

Het formaat waarin het rapport wordt bijgevoegd kun je in de instellingen aangeven.

Bij het opslaan naar bestand kan je kiezen uit verschillende exportformaten zoals DOC (Word), RTF (RichTextFormat) en PDF (Adobe Portable Document).

 

Om de types RTF of PDF te gebruiken moeten de benodigde drivers voor deze functionaliteit bekend zijn in de registry.

Het registreren van de paden naar deze drivers in de registry gebeurt door op de knop "Registreer export Dll's" te klikken in hetzelfde instellingenscherm op tabblad Relaties.

Indien hierbij fouten optreden controleer dan of de volgende drivers in de Mill7 directory voorkomen:

- Exportmodeller

- Crtslv.dll

 

Als deze niet voorkomen kun van onze site een .zip bestand worden gedownload met alle drivers. Pak het .zip bestand uit in de directory waar Mill7 wordt opgestart. Als de drivers wel voorkomen maar je krijgt toch foutmeldingen dan zijn waarschijnlijk niet alle OS-drivers die benodigd zijn voor registratie aanwezig of niet de goede versie. Dit is afhankelijk van het Operating Systeem.

Dit kan opgelost worden door Crystal Reports te installeren op de PC.

 

Let wel: Dit alles is alleen nodig om te kunnen exporteren naar RTF of PDF.

Op elke PC waar deze functionaliteit nodig is moeten de drivers geregistreerd worden in de registry via de genoemde knop.

 

Gebruik van win2pdf voor facturen

Facturen kunnen ook in pdf aangemaakt worden via het gebruik van WIN2PDF.

Deze mogelijkheid kan interessant zijn indien de reguliere export naar PDF geen goed grafisch resultaat geeft bij het gebruik van logo's.

 

Hoe te gebruiken

De driver win2pdf moet geïnstalleerd zijn op het werkstation en de "Default printer" in Windows moet verwijzen naar deze driver.

Tijdens de "factuur run" kan deze driver niet gebruikt worden, de e-mails moet na de facturering worden verstuurd.

Zet hiervoor de aantallen te printen op nul. Tijdens de run zullen dan alleen journaalposten en factureren in de database worden geboekt.

 

Achteraf kunnen de mails verzonden worden via het scherm waarmee een selectie facturen kan worden geprint.

Kies hier voor Bestand kies voor 8. Win2pdf printer + e-mail.