Algemeen > Import data > Import journaalposten

De volgende Mill7-rubrieken zijn toe te wijzen:

1. Dagboek *

2. Bladnummer

3. Datum

4. Periode

5. Rekening *

6. Omschrijving

7. Boekstuknummer

8. Documentnummer

9. Bedrag

10. Stornoboeking

11. Valuta

12. Koers

13. BTW-bedrag

14. BTW-code

15. Kostenplaats

16. Debiteurcode verschot

17. Bewerkingcode verschot

18. Aantal

19. Factnr cred

* Verplicht

Dagboek

Het dagboek dat vermeld staat in het importbestand moet gevonden kunnen worden in Mill7.

Indien deze niet gevonden wordt kan de journaalpost niet geïmporteerd worden.

In het tweede tabblad (scherm Importgegevens) kan een standaard-dagboek worden gezet voor alle journaalposten.

Het is niet mogelijk journaalposten te importeren voor het dagboek Beginbalans en voor dagboeken van het type Herwaarderen en Uitgestelde journaalposten.

Bladnummer

Mill7 werkt met dagboek bladen.

Met behulp van Bladnummer kan worden aangegeven in welk dagboekblad de journaalpost moeten worden aangemaakt.

TIP: Indien er geen bladnummer wordt aangeboden in het import bestand zullen alle posten worden verdeeld over nieuwe bladen, 1 per periode.

De regels in het import bestand worden ingelezen zoals aangeboden, ze worden niet gesorteerd.

Alle journaalposten worden geboekt in bladen die zijn aangemaakt in de import.

Voor elke periode wordt een blad aangemaakt.

Om journaalposten in een specifiek oud of nieuw blad te boeken kan een bladnummer worden meegegeven.

Indien de periode niet overeenkomt met dat blad wordt de journaalpost in een van de nieuwe bladen geboekt.

Door de waarde -1 te gebruiken kunnen meerdere bladen per periode worden gecreeerd tijdens de import.

Dit kan handig zijn bij importeren van crediteurenfacturen waarbij elk factuurnummer op een nieuw blad dient te worden geïmporteerd.

-1 = een nieuw blad

0 of spatie = toevoegen aan laatste blad

1 of hoger = aanmaken van opgegeven bladnummer / toevoegen aan blad met hetzelfde nummer

Datum

Als er geen datum is ingevuld zal de systeemdatum worden gebruikt.

Periode

De periode moet overeenkomen met de datum.

Als er geen periode is ingevuld zal de periode worden afgeleid op basis van de datum.

Het is niet mogelijk journaalposten te importeren in een periode die is geblokkeerd of afgesloten.

Rekening

De rekening bepaalt op welke grootboekrekening, debiteur of crediteur de journaalpost wordt geboekt.

Indien de rekening niet gevonden wordt in Mill7 kan de journaalpost niet worden geïmporteerd .

Als rekening kan het nummer of de zoekcode van een grootboekrekening worden gebruikt of de code van een debiteur of crediteur.

Indien het nummer voorkomt als code bij debiteuren / crediteuren en als zoekcode bij grootboekrekeningen zal de journaalpost op de eerst gevonden grootboekrekening worden geboekt.

Bedrag

Mill7 bepaalt aan de hand van het teken van het bedrag of deze debit of credit geboekt moet worden.

•een positief bedrag wordt altijd als positief bedrag debit geboekt

•een negatief bedrag wordt altijd als positief bedrag credit geboekt

Behalve voor importregels met betrekking tot een grootboekrekening waarbij een btw code is ingevuld:

•Als de BTW code Soort is 'Afdragen' wordt het bedrag altijd credit geboekt.

•Als de BTW code soort is 'Vorderen' wordt het bedrag altijd debit geboekt.

Stornoboeking

Door een 1 mee te geven in dit veld kan een stornoboeking worden gecreeerd. Het bedrag wordt dan als volgt geboekt:

•een positief bedrag wordt als negatief bedrag debit geboekt

•een negatief bedrag wordt als negatief bedrag credit geboekt

Valuta, Koers

Indien de valuta in de importregel niet overeenkomt met de toegestane valuta in het boekingscherm of leeg is, dan wordt de valuta door Mill7 bepaald.

Bij het ontbreken van een koers wordt de koers bepaald ten opzichte van de juiste valuta door middel van de koersen in Mill7.

Het ingelezen bedrag, valuta en de berekende koers wordt opgeslagen als afwijkende valuta (CTRL+K).

BTW-bedrag, BTW-code

Als de BTW code is ingevoerd maar geen bedrag zal MIll7 het btw bedrag uitrekenen.

De volgende controles worden uitgevoerd:

•In het dagboek BC mag geen BTW worden geboekt.

•De BTW-code moet bestaan in Mill7.

•Een btw code / btw bedrag op de importregel van een debieur mag alleen als het gekozen dagboek van het type debiteuren is.
In geval van een ander dagboek wordt de regel wel geimporteerd maar wordt de journaalpost aangemaakt zonder btw code / btw bedrag.

•Een btw code / btw bedrag op de importregel van een crediteur mag alleen als het gekozen dagboek van het type crediteuren is.
In geval van een ander dagboek wordt de regel wel geimporteerd maar wordt de journaalpost aangemaakt zonder btw code / btw bedrag.

•Een btw code / btw bedrag op de importregel van een grootboekrekening mag niet als het gekozen dagboek van het type debiteuren of van het type crediteuren is.
De journaalpost zal worden aangemaakt zonder btw code / btw bedrag.

Kostenplaats

De kosten plaats moet en mag alleen gevuld zijn als bij de grootboekrekening een kostensoort is ingevuld.

De kostenplaats moet bestaan.

Verschotten

Aan de hand van de journaalposten kunnen meteen verschotten worden aangemaakt.

Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een import van de kosten van koeriers die doorbelast moeten worden aan de klant.

Door in het importbestand bij deze kostenregels de 'Debiteurcode verschot' op te nemen kunnen deze verschotten automatisch worden aangemaakt.

Een verschot wordt geboekt op een bewerking. Indien 'Bewerkingcode verschot' niet in het importbestand gevonden kan worden, kan in het scherm Importgegevens een standaard-bewerking worden gezet.