Boeken > Beginbalans

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar voor een administratie, of met de functie 'Overnemen beginbalans van saldi vorig jaar' (menu Administratie > Financieel > Beginbalans), kunnen de saldi van een vorig boekjaar worden overgenomen. Deze worden geboekt in het dagboek 'BB'. Mutaties in dit dagboek kunnen niet handmatig worden gewijzigd. Met de functie 'Leegmaken dagboek BB' kan het dagboek wel worden leeggemaakt.

Dit dagboek moet als code 'BB' hebben en van het soort 'Beginbalans' zijn.

Notities die aan openstaande posten verbonden zijn worden ook overgenomen, tenzij deze posten in het nieuwe boekjaar al van een notitie zijn voorzien.

Indien er geen vorig boekjaar bestaat in Mill7 voor de administratie, of de beginbalans moet worden gecorrigeerd dan kan dit via het dagboek BC. Dit is een dagboek van het soort Beginbalans correcties.

Bij het opnieuw overnemen van de beginbalans van het vorige boekjaar blijven de mutaties dit dagboek ongewijzigd. Alleen mutaties in het dagboek Beginbalans worden verwijderd en opnieuw aangemaakt.

Achteraf kan het beginsaldo van de bank opnieuw uitgerekend worden via de functie herberekenen boekhoudtotalen.

In de beginbalans wordt voor elke openstaande factuur van zowel debiteuren als crediteuren een journaalpost incl. BTW aangemaakt.

Via menu Rapporten > Financieel kan het rapport Beginbalans opgestart worden.

Belangrijk:

Als de boekhoudvaluta van de administratie verschilt met het vorige boekjaar, dan kan de beginbalans niet overgenomen worden. Dit geldt ook als het aantal posities van het rekeningschema verschilt met het vorige boekjaar, tenzij er een conversie van het rekeningschema wordt uitgevoerd plaatsgevonden. De mogelijkheid om een conversie van het rekeningschema uit te voeren wordt hieronder kort behandeld.

Conversie rekeningschema

Als in een nieuw boekjaar een nieuw rekeningschema wordt toegepast dan is het mogelijk om het oude boekjaar op het nieuwe te laten aansluiten door middel van een conversie. In feite wordt er dan een vertaalslag gemaakt tussen de oude en de nieuwe grootboekrekeningnummers. De vertaling wordt gemaakt door in het oude boekjaar aan te geven welke rekeningnummers in het nieuwe jaar van toepassing zijn. Dit gebeurt via Onderhoud > Financieel > Rekeningkaart door bij elke rekening in het veld Extern nummer 1 het nieuwe rekeningnummer in te voeren. Ook moet de instelling Converteer het rekeningschema naar volgend jaar worden geactiveerd, via Onderhoud > Instellingen > Boeken > Overig. Deze instelling zorgt er ook voor dat de saldi van het nieuwe jaar en het voorgaande jaar op elkaar aansluiten en vergeleken kunnen worden in het balansoverzicht van het nieuwe jaar.

Tijdens het overnemen van de balans wordt er vanuit gegaan dat alle rekeningen waarnaar via Extern nummer 1 wordt verwezen aanwezig zijn in het volgende jaar. Er worden in het nieuwe jaar geen ontbrekende rekeningen aangemaakt. Als er bij Extern nummer 1 geen geldige rekening is ingevuld dan wordt er in de beginbalans op de verschillenrekening geboekt. In de omschrijving van elke regel in de beginbalans worden de details van de conversie vastgelegd: de beoogde rekening, de oorspronkelijke rekeningen en of er een fout is vastgesteld. Als er fouten zijn aangetroffen dan wordt er een foutenverslag getoond (in Excel). Als de fouten hersteld zijn kan de balans opnieuw overgenomen worden.

Het overnemen van de balans is niet mogelijk bij geconverteerde administraties van voor boekjaar 2023. De beginbalans zal leeg worden gemaakt en leeg blijven.

Voor een uitvoerige behandeling van dit onderwerp, zie het hoofdstuk Rekeningschema converteren.