|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Rekeningschema converteren |
Het is mogelijk om in een nieuw boekjaar met een gewijzigd grootboekrekeningschema te werken. De wijzigingen kunnen eenvoudig zijn, bijvoorbeeld een paar rekeningnummers die anders worden, of meer structureel, bijvoorbeeld dat het aantal cijfers dat voor de nummers gebruikt wordt verhoogd. Dit hoofdstuk behandelt een stappenplan voor een dergelijke conversie.
Stel dat er in het oude jaar 4 cijfers worden gebruikt voor grootboekrekeningen: 1 t/m 9999. De interne rekeningnummers voor debiteuren en crediteuren bestaan dan uit 5 cijfers. Als het rekeningschema wordt aangepast naar 6 cijfers voor grootboekrekeningnummers dan wordt het aantal cijfers voor de nummers van debiteuren en crediteuren verhoogd van 5 naar 7. Dus die worden dan ook aangepast. Vervolgens kan er in het oude boekjaar een relatie worden gelegd tussen de grootboekrekeningnummers in het oude en het nieuwe jaar. Voor debiteuren en crediteuren wordt de relatie gemaakt o.b.v. de zoekcodes. Als de relaties zijn gemaakt dan is het mogelijk om een financiële aansluiting te maken tussen het oude en het nieuwe boekjaar. In de (saldi)balans worden de cijfers van het vorige boekjaar getoond bij de cijfers van het huidige jaar o.b.v. van de nieuwe grootboekrekeningnummers, alsof die in het vorige jaar ook al werden gebruikt. Het stappenplan ziet er als volgt uit.
Stap 2. Rekeningschema aanpassen
Stap 3. Oude rekeningnummers koppelen aan nieuwe rekeningnummers
Stap 4. Overnemen balans en openstaande posten
Hieronder worden de stappen stuk voor stuk toegelicht.
Bij het prolongeren wordt een nieuw boekjaar gecreëerd aan de hand van het laatste boekjaar. Daarbij worden onder andere het rekeningschema, de relaties en de openstaande posten overgenomen. De schema's en de relaties zijn dan nog identiek en de bcoeginbalans van het nieuwe boekjaar weerspiegelt de eindtoestand van het voorgaande boekjaar. Vervolgens kunnen er in het nieuwe jaar wijzigingen worden aangebracht, bijvoorbeeld in het rekeningschema. Eventueel kunnen dergelijke wijzigingen ook later in het jaar worden gemaakt, nadat er in het nieuwe boekjaar journaalposten en relaties zijn toegevoegd.
Stap 2. Rekeningschema aanpassen
Een aanpassing van het schema kan eenvoudig zijn, bijvoorbeeld rekening 4890 wordt 4620. Daarvoor kan eventueel gebruik worden gemaakt van de functie om rekeningen te hernoemen, Via Administratie > Financieel > Wijzigen grootboekrekening > Hernummeren grootboekrekening. Elk veld binnen de administratie dat verwijst naar rekening 4890 wordt dan gevuld met het nummer 4620. Op deze manier kunnen rekeningen ook worden samengevoegd.
Het is ook mogelijk om een meerdere rekeningnummers in één keer te hernoemen met behulp van de importfunctie, via Administratie > Import, type is Hernoemen rekeningschema.
Een structurele aanpassing van het schema is mogelijk via Beheer > Boeken > Vergroten schema. Daarmee kan het aantal cijfers waaruit grootboekrekeningnummers maximaal bestaan worden verruimd. Het gevolg hiervan is dat ook de rekeningnummers van debiteuren en crediteuren worden aangepast. Nadat het schema op deze wijze is aangepast kunnen de rekeningnummers ook nog hernoemd worden, zoals hiervoor is beschreven.
Stap 3. Oude rekeningnummers koppelen aan nieuwe rekeningnummers
Na aanpassingen in het rekeningschema van het nieuwe boekjaar sluit dat jaar niet meer goed aan op het voorgaande jaar. Om dat in goede banen te leiden moet er vanuit het oude boekjaar bij de grootboekrekeningen een koppeling worden gemaakt naar de nieuwe rekeningnummers. Bij elke grootboekrekening moet dan worden aangegeven wat het corresponderende nummer is in het volgende boekjaar. Dit moet worden vastgelegd in het veld Extern nummer 1 via Onderhoud > Financieel > Rekeningkaart > Rapportage. Vervolgens moet ook de instelling Converteer rekeningschema naar volgend boekjaar worden geactiveerd, via Onderhoud > Instellingen > Boeken > Overig.
Stap 4. Overnemen balans en openstaande posten
Nadat Extern nummer 1 bij alle grootboekrekeningen in het oude jaar zijn ingevuld en de instelling voor de conversie is geactiveerd kan de beginbalans opnieuw worden samengesteld via Administratie > Financieel > Beginbalans > Overnemen beginbalans. De eindsaldi van het voorgaande jaar worden dan in dagboek "BB" geboekt, waarbij de nieuwe rekeningnummers worden toegepast. De openstaande posten van debiteuren en crediteuren worden ook overgenomen. Hierbij worden de relaties in beginsel herkend op basis van de zoekcodes, en als dat niet lukt dan wordt getracht om de verbinding te leggen aan de hand van de rekeningnummers. Na een structurele aanpassing van het rekeningschema zal dat laatste niet meer gaan. Daarom is het aan te raden om de zoekcodes van debiteuren en crediteuren niet aan te passen als er ook grote wijzigingen in het rekeningschema worden aangebracht.
Het overnemen van de balans (en de openstaande posten) kan herhaald worden wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld nadat er correcties of aanvullingen zijn geboekt in het voorgaande boekjaar.
Als de instelling Converteer rekeningschema naar volgend boekjaar actief is dan wordt bij het overnemen van de balans gecontroleerd of de rekeningnummers waarnaar via Extern nummer 1 wordt verwezen aanwezig zijn. Als dat niet het geval is dan wordt de journaalpost voor het saldo van de rekening op de rekening voor rekenverschillen gezet. Met in de omschrijving een opmerking dat er een fout is opgetreden. Aan het einde van het proces volgt er een foutenverslag in de vorm van een Excel-bestand. Nadat de fouten zijn verholpen kan de balans opnieuw worden overgenomen.
Een volgende controle kan worden uitgevoerd door de balans of de saldibalans te raadplegen en de cijfers van het vorige jaar naast die van het huidige jaar te leggen. Ze zouden op elkaar aan moeten sluiten. Bij het inzoomen op de details moet blijken dat de oude rekeningnummers uit het voorgaande jaar niet meer genoemd worden.
Opmerkingen
•Bij geconverteerde administraties van voor boekjaar 2023 kan de balans niet worden overgenomen van het voorgaande boekjaar. Voor oudere boekjaren is deze functie geblokkeerd.
•Een correcte weergave van de balans of de saldibalans is niet goed mogelijk als nummers van grootboekrekeningen uit het voorgaande boekjaar, die in het nieuwe boekjaar een andere nummer hebben gekregen, in het nieuwe boekjaar opnieuw worden ingezet voor een ander doeleinde. Het is aan te raden om dit te vermijden. Dus als rekening 4890 wordt omgezet naar een ander nummer, dan zou hergebruik van dit nummer in het volgende jaar de weergave van de balans kunnen verstoren.
•Het rapport Saldibalans in de rapportmodule houdt geen rekening met eventuele conversies die hebben plaatsgevonden. Dit rapport zal de balans van vorig jaar niet goed kunnen weergeven naast de balans van het huidige jaar.
•Bij een aanpassing van zowel het rekeningnummer als de code van een debiteur of crediteur kan een eventuele openstaande post van deze relatie, resterend in het voorgaande jaar, niet correct worden meegenomen bij het overnemen van de beginbalans. Dit kan worden opgelost met aanvullende boekingen in het dagboek "BC" voor correcties op de beginbalans.