BTW
Via de functie doorbetalen kan het betalen van de BTW uitgesteld worden tot het moment waarop de debiteur de factuur heeft betaald.
Bij het aanmaken van de factuur wordt de BTW eerst op een tussenrekening geboekt. Pas bij het betalen van de factuur wordt het BTW-bedrag op de BTW-grootboekrekening geboekt. Hierna worden de bedragen doorbetaald aan de belastingdienst. (kasstelsel).
LET OP: De electronische BTW-aangifte werkt niet bij deze werkwijze.
Voorbeeld:
De BTW-code HAL is de code voor 'Af te dragen BTW hoog'.
Aan deze code is rekening 1590 - 'Later af te dragen BTW Hoog' gekoppeld.
Om de functie doorbetalen te gebruiken is bij grootboeknummer 1590 het veld 'Tegenrek. doorbetalingen' ingevuld met rekening 1591 - BTW Hoog Te betalen.
Wanneer er in het debiteuren dagboek een factuur wordt geboekt met BTW-code HAL ontstaat er een boeking waarbij het BTW-bedrag op rekening 1590 wordt geboekt.
In de openstaande post wordt rekening 1590 en het bijbehorende bedrag opgeslagen.
In het boekingscherm kan in het debiteuren dagboek waar de factuur is geboekt via CTRL+P deze gegevens worden bekeken en/of gewijzigd.
Bij de betaling van de factuur in het bankdagboek wordt de doorbetaling aangemaakt.
Bij het bewaren van deze betaling verschijnt een scherm waarmee de doorbetaling naar rekening 1591 kan worden aangemaakt.
Afhankelijk van de instellingen wordt bij deelbetalingen het bedrag geheel of pro-rata doorbetaald. In het geval van BTW zal de instelling zijn dat de bedragen pro-rata worden berekend.
Door op de knop Doorbetalen te drukken worden de doorbetalingen in het bankdagboek toegevoegd. Tevens wordt in de openstaande post het bedrag wat doorbetaald moet worden aangepast.
Als deze bewerking wordt geannuleerd kan deze later alsnog worden uitgevoerd door in de journaalpost van de betaling op CTRL+P te drukken of via de rechtermuismenu de optie doorbetalen te selecteren.
Wanneer de doorbetaling opnieuw moet worden aangemaakt dienen de journaalposten in het bankdagboek mbt de doorbetaling te worden verwijderd.
In dit geval de journaalposten mbt rekening 1590 en 1591. In het debiteuren dagboek moet vervolgens via CTRL+P opnieuw het bedrag doorbetalen handmatig worden ingevoerd.
Government fees voor Common Law jurisdicties
Voor betalingen aan de Government (registrar) kan dezelfde functionaliteit worden gebruikt.
Bij bijvoorbeeld de rekening government 2070 - GOVT FEES INVOICED BUT NOT REC wordt de Rekening doorbetalen ingevuld met rekening 2071 - GOVT FEES RECD-PAYABLE TO GOVT.
Bij facturering van de Government Fees worden de bedragen op de rekening 2070 - GOVT FEES INVOICED BUT NOT REC geboekt.
Pas als de cliënten de factuur betaald hebben wordt er een doorbetaling aan de Registrar aangemaakt en wordt het bedrag naar de rekening 2071 - GOVT FEES RECD-PAYABLE TO GOVT geboekt.
Bij de instellingen kan een percentage worden ingegeven. Indien de deelbetaling procentueel groter is dan dit percentage dan wordt de doorbetaling aangemaakt. Bij deelbetalingen kan het bedrag ook handmatig worden aangepast. Indien de deelbetaling te laag is voor doorbetaling, kan op dit moment de doorbetaling worden geannuleerd.
Instellingen
Bij instellingen kan een percentage worden ingegeven. Indien een deelbetaling lager is dan dit percentage verschijnt het scherm niet.
Tevens kan worden ingesteld of bij deelbetaling het bedrag geheel of pro-rata wordt doorbetaald.
Voor het doorbetalen van BTW is het gebruikelijk dat de bedragen pro-rata worden doorberekend.
Government Fees worden in zijn geheel doorbetaald op het moment dat een klant een bepaald percentage van de factuur heeft betaald.
Rapporten
Openstaande posten debiteuren
Via de Mill7-rapportage kunnen deze bedragen worden getoond. In het rapport Openstaande posten debiteuren staan deze rubrieken niet standaard.
Hiervoor dient een maatwerk versie te worden gemaakt waarin de rubrieken met doorbetalingen worden toegevoegd.
Indien de factuur betaald is maar er heeft nog geen doorbetaling plaatsgevonden moet bij het opstarten van het rapport het keuzevak Betaald J/N worden aangevinkt.
Bij de betaalde post staat dan een bedrag doorbetalen open.
Doorbetalen
Indien de bedragen zijn voldaan door de debiteur dan kan het bedrag worden doorbetaald aan de belastingdienst of registrar (soort kamer van koophandel).
Via de rekeningkaart kan worden gekeken welke bedragen er doorbetaald kunnen worden.
AGTF.DTA
Het daadwerkelijke doorboeken van deze bedragen gebeurt door de functie doorbetalen in menu Administratie -> Financieel -> Common Law uit te voeren
Hierbij worden alle nog door te betalen journaalposten tegengeboekt op de rekening zoals ingegeven bij Instellingen .
Tevens wordt het betaalbestand AGTF.DTA voor de Registrar aangemaakt.
Deze functie wordt alleen gebruikt voor de BVI jurisdictie om een bestand voor de Registrar aan te maken.
In het bestand wordt de (numerieke!) debiteurencode aangeboden. De records zijn van soort "F" voor firma's van soort "BVICAP", voor alle andere firmasoorten wordt record soort "I" aangemaakt. Omdat bij een volgende boekingsgang dit bestand wordt overschreven wordt het bestand na creatie gekopieerd naar een bestand genaamd AGTF.DTA.batchnummer waarbij het batchnummer het nummer is wat in de instellingen staat.
Belangrijke voorwaarden voor het goed functioneren van het doorbetalen
1. Factuurnummers mogen niet dubbel worden uitgegeven.
2. De rekening doorbetalen die bij een grootboekrekening wordt ingevoerd mag maar een (1) keer worden gebruikt.
Bij een volgende grootboekrekening moet een andere rekening doorbetalen worden ingevuld.
3. Het gebruik van het kasstelsel en doorbetalen van de Registrar kunnen niet door elkaar worden gebruikt.
De functie doorbetalen verwerkt dan ook de BTW-boekingen en deze worden ook in het bestand AGTF.DTA geschreven.