Rapporten > Maatwerk rapporten

Indien de rapportage in Mill7 niet voldoet aan u wensen dan kunt u zelf rapporten maken in Crystal Reports versie 8 of 8.5.

Met deze software kunt u zelf maatwerk rapporten maken of bestaande rapporten aanpassen.

Het is ook mogelijk om Millogic te vragen om rapporten voor u te ontwikkelen.

Om maatwerk rapporten te kunnen maken is aanvullende training zeer aan te raden. Behalve het gebruik van Crystal 8 dient u de gebruikte bestanden en hun onderlinge relaties te leren kennen. Natuurlijk kunt u deze ook afkijken van de standaard rapporten. Met de browse functie in Crystal kunt u bijvoorbeeld de inhoud van de rubriek bekijken om te bepalen welke rubrieken u nodig heeft in een rapport.

Millogic plaatst haar standaard rapporten in de Reports directory. Bij elke update worden deze overschreven met de nieuwste versie.

Maatwerk rapporten staan altijd in de Reports\Custom directorie.

Pas op: bij het verschijnen van nieuwe versies kunnen uw maatwerk aanpassingen niet meer werken, u dient zelf de rapporten te herzien.

Hiervoor moet u het rapport met Crystal Reports openen en via menu Database de optie Verify database uit voeren.

Er zijn twee manieren om maatwerk rapporten te gebruiken:

- Aangepaste versie van het standaard Mill7 rapport:

Indien u een aangepaste versie van een standaard Mill7 rapport wilt gebruiken dan moet u dit rapport met dezelfde naam als het originele standaard Mill7 rapport in de Reports\custom directorie plaatsen. Hierdoor kunt u het standaard rapportenscherm van Mill7 gebruiken met dezelfde selecties.

Hier kunt u tevens aangeven of u het maatwerk wilt opstarten of het standaard Mill7 rapport en of u aanvullende selecties uit het rapport wilt gebruiken.

- Een afwijkend maatwerkrapport:

Indien u een geheel nieuw rapport wilt gebruiken in Mill7 wat niet overeenkomt met een standaard rapport dan kunt u deze opnemen in het maatwerkmenu. Tevens moet het rapport in de Reports\custom directorie worden geplaatst.

KIJK UIT dat het rapport niet met dezelfde naam voorkomt bij de standaard Mill7 rapporten.

Om de gebruiker selecties te laten ingeven als het rapport gestart wordt, dient een parameter field te worden opgenomen. Plaats de parameter in de Selection Formula.

TIP: Verwijs in het rapport bij de database locatie altijd naar de data directorie van Mill7.

Bij het installeren van nieuwere versies van Mill7 dient u namelijk altijd een Verify Database in elk van de maatwerk rapporten uit te voeren.

Hiervoor moet u het rapport met Crystal Reports openen en via menu Database deze optie uit voeren. Crystal kan deze optie echter alleen uitvoeren indien de database bestanden gevonden kunnen worden op de aangegeven locatie. De Mill7 data directorie bestaat altijd.

Nadeel hiervan is dat u bij het testen van uw rapport via Crystal geen resultaten te zien krijgt. Test het rapport daarom altijd via Mill7.

Vanuit Mill7 worden de locaties van de bestanden in het rapport namelijk overschreven en naar de juiste locatie gezet.

TIP: Indien u in het maatwerk rapport selecties heeft opgenomen die via een parameterscherm in te voeren zijn, controleer dan dat in het rapport de optie Save data with report uit staat. Indien deze aanstaat krijgt u geen selectiescherm bij het opstarten van het rapport.

TIP: Indien u rapporten per firma, per persoon, per urenschrijver, per debiteur of per crediteur maakt worden de maatwerk rapporten erg versneld. Stel dat u documenten per firma wilt rapporteren plaats dan de sortering op firma.Code en noem het rapport "Documenten per firma". Het rapport verschijnt zonder vertraging voor de laatst in Mill7 gebruikte firma. Als u in de titel "per persoon" (of "per debiteur", of "per crediteur", of "per urenschrijver".) opneemt, wordt geselecteerd op persoon (of debiteur of crediteur).