<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie:  Boeken > Inlezen bankafschriften

Met deze (reconciliatie) functie kunnen elektronische bankafschriften worden ingelezen.

Vanuit het Administratie > Financieel > Telebanking kan de optie inlezen bankmutaties worden opgestart.

De functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het recht Inlezen bankmutaties.

Voor het uitvoeren van de rekeningherkenning is het recht Onderhoud rekening herkenning bankmutaties verplicht.

 

Een importbestand of PSD2 download kan transacties bevatten van verschillende bankrekeningen en van verschillende administraties.

Om mutaties voor een administratie in te kunnen lezen, moet de gebruiker de rechten hebben om deze administratie te openen en daarin wijzigingen aan te brengen

 

Met deze functie kunnen bank transacties, via bij de bank opgehaalde bestanden, in mill7 worden ingelezen en verwerkt tot journaalposten in bank dagboeken.

 

Bij starten van de functie wordt het scherm Reconciliatievoorstel geopend.

Het scherm zal leeg zijn tenzij eerder ingelezen banktransacties nog niet zijn verwerkt.

 

Formaat import bestanden

Bankafschriften kunnen worden gedownload in verschillende elektronische formaten.

Mill7 ondersteunt MT940, MT940 structured en CAMT.053.
MT940 structured kan ook ingelezen worden als MT940.

Er bestaan verschillen in het MT940-formaat van de verschillende banken.

De functionaliteit is getest voor ABN-AMRO, ING en Rabobank.

 

Transacties kunnen handmatig worden gedownload bij de bank. Informeer bij uw bank wanneer u deze opties niet heeft.

 

Andere formaten kunnen worden toegevoegd aan Mill7 als maatwerk.

 

PSD2

Met de optie PSD2 kunnen in één run banktransacties automatisch gedownload worden voor meerdere banken en bankrekeningen.

Voor deze optie is een Bizcuit account vereist.

Als er transacties zijn gedownload dan wordt er aangeboden om banktransactierapporten te creëren voor elke betrokken bankrekening.

 

Voorwaarden inlezen bankmutaties:

–Mutaties waarvan de boekdatum niet ligt binnen de begindatum en einddatum van het boekjaar van de geopende administratie worden niet ingelezen.

–Mutaties waarvan de bankrekening niet gevonden kan worden in Mill7, worden niet ingelezen.

–Mutaties voor een administratie die niet geopend mag worden (leesrechten), door de gebruiker die de functie uitvoert, worden niet ingelezen.

–Mutaties voor een administratie die, door de gebruiker die de functie uitvoert, wel geopend mag worden maar niet gewijzigd (schrijfrechten), worden wel ingelezen maar kunnen niet worden verwerkt. Deze kunnen later door een gebruiker met voldoende rechten worden verwerkt.

 

Bankrekeningen

De bankrekening en de valuta van de mutatie bepalen in welke administratie en in welk dagboek de journaalpost wordt aangemaakt.

Hiervoor moet in de bankdagboeken van de diverse administraties de rubrieken bankrekening en valuta zijn ingevoerd.

 

Tevens moet bij het dagboek in het veld Bankafschrift worden aangegeven of de mutaties per dag, per maand of allemaal tegelijk op een dagboekblad moeten worden geplaatst.
Journaalposten worden niet toegevoegd aan een al bestaand dagboekblad.

 

Rekening onbekend

De Rekening onbekend kan worden ingesteld via de knop Inlezen bestand en wordt ook door PSD2 gebruikt.

Zorg dat deze rekening voorkomt in alle administraties waarin mutaties worden ingelezen.

Als aan de grootboekrekening een kostensoort is gekoppeld zal bij het verwerken van de bankmutaties GEEN kostenplaats worden bij gezocht.

Deze rekening wordt gebruikt voor het boeken van een journaalpost als via rekeningherkenning geen andere rekening is gevonden.

 

Inlezen bestand

Met behulp van een importbestand kan het voorstel worden opgebouwd. Dat begint met het selecteren van een reconciliatiebestand.

Bestanden die verwerkt zijn hebben als toevoeging aan hun bestandsnaam een tijdstempel gekregen en als extensie .OLD.

 

In een reconciliatiebestand kunnen afschriften uit meerdere administraties staan.

Door het vinkje bij Alleen rekeningen van de huidige administratie te plaatsen wordt het voorstel beperkt tot de huidige administratie.

Door het vinkje aan te zetten bij Verwerk alle .XML bestanden in folder geselecteerd bestand worden alle CAMT.053-bestanden in de betreffende map die nog niet verwerkt zijn ingelezen.

Met de knop Voorstel wordt het scherm Reconciliatievoorstel gevuld met mutaties vanuit het reconciliatiebestand.

 

Bestanden of individuele transacties die niet kunnen worden verwerkt zullen worden genoemd in een foutenverslag.

 

Leegmaken

Alle transacties die gerelateerd zijn aan de bankdagboeken die genoemd worden in het voorstel worden met deze knop verwijderd. Transacties die aanwezig zijn voor andere bankdagboeken, die niet in de lijst staan, worden niet verwijderd.

 

PSD2: het voorstel opbouwen met behulp van PSD2

Gebruik de PSD2-knop in plaats een bestand te selecteren.

Er worden alleen transacties opgehaald met betrekking to bank rekeningen die gekoppeld zijn aan het Bizcuit account.

 

Per bank rekening worden alleen de nieuwe transacties sinds de laatste download geïmporteerd.

Wanneer voor het eerst transacties worden opgehaald, worden alleen transacties met een datum na de laatste journaalpost in het betreffende dagboek opgehaald.

Wanneer er nog geen journaalposten aanwezig zijn worden alle transactie opgehaald met een datum in het huidige boekjaar.
 
PSD2-meldingen

 

Voorstel

Het voorstel toont in het bovenste deel de administraties - bank dagboeken waarvoor transacties zijn gevonden.

Bij elke bankrekening wordt het aantal mutaties getoond , het begin saldo en het eindsaldo na het verwerken van de transacties.

In het onderste deel van het scherm worden de transactie getoond van de geselecteerde administratie - dagboek.

 

Transacties kunnen uit het voorstel worden verwijderd met behulp van Ctrl+D of met de verwijder knop in de knoppenbalk.

 

Rekeningherkenning

Standaard worden de mutaties op de rekening onbekend geboekt tenzij via rekeningherkenning een andere grootboekrekening, debiteur of crediteur wordt gevonden.

Met behulp van de knop Rekeningherkenning worden alle transacties die geboekt gaan worden op de Rekening onbekend één voor één gepresenteerd in het scherm rekeningherkenning.

 

Herkenning huidige regel

Met de knop Herkenning huidige regel wordt in het onderhoudsscherm voor de rekeningherkenning de regel getoond die is gebruikt voor de geselecteerde transactie.

De regel kan worden aangepast of verwijderd en in dit scherm kunnen eventueel ook nieuwe regels worden toegevoegd.

 

Openstaande posten

Wanneer d.m.v. rekeningherkenning wordt bepaald dat een banktransactie betrekking heeft op een debiteur of een crediteur dan zal worden geprobeerd om de bijbehorende openstaande post te zoeken. Dit gebeurt op basis van het bedrag.

Als dit niet lukt dan wordt de post op documentnummer 99999999 geboekt.

In het voorstel wordt dit in de kolom Status vermeld.

 

Na verwerking kan in het scherm Boeken de journaalpost gewijzigd worden door alsnog het juiste documentnummer in te voeren. Ook is het dan mogelijk om met behulp van Ctrl+W de betaling te splitsen over meerdere facturen.

 

BTW  

Indien BTW moet worden uitgerekend voor een mutatie met een grootboekrekening anders dan rekening onbekend moet bij deze grootboekrekening een standaard BTW-code zijn ingevuld.
Wanneer de BTW-soort Afdragen/Vorderen niet in overeenstemming is met het bedrag Debit/Credit zal Mill7 een passende BTW-code zoeken met hetzelfde percentage.

 

Uitvoeren

Via de knop Uitvoeren worden de mutaties geboekt in de betreffende boekhouding.

 

Activeer de kolom Uitvoeren voor de administraties - bankdagboeken die mogen worden verwerkt.

Per administratie - dagboek worden alleen die transacties verwerkt waarvoor de kolom Uitvoeren aan staat en de status OK is.

 

Mutaties met de melding 'Kostenplaats niet gevonden' worden wel verwerkt maar zonder kostenplaats.

 

Rekeningherkenning

Mill7 bevat de functionaliteit om te leren op welke grootboekrekening een mutatie geboekt moet worden.

Dit herkennen gebeurt op basis van de omschrijvingen in de banktransactie.

De omschrijving met het rekeningnummer wordt opgeslagen in de tabel rekeningherkenning.

Per boekhouding kan in de instellingen worden ingesteld welke tabel moet worden gebruikt.

 

Om gebruik te kunnen maken van de rekening herkenning functie heeft de gebruiker het recht Onderhoud rekeningherkenning bank mutaties nodig.

 

De tabel rekeningherkenning kan op drie manieren worden bijgehouden:

–via het menu Onderhoud > Financieel > Herkenning banktransacties

–tijdens het inlezen van bankmutaties via de knoppen Rekeningherkenning en Herkenning huidige regel.

–in het boekscherm bij het wijzigen van de rekening in een journaalpost die geboekt is op Rekening onbekend.

 

Rekeningherkenning

Met de knop Rekeningherkenning kunnen alle ingelezen banktransacties waarvan de rekening gelijk is aan Rekening onbekend is worden doorlopen.

 

Bankmutatie voortaan herkennen met tekst:

Hier wordt aangegeven welke omschrijving kenmerkend is voor deze transactie.

Door een regel te selecteren in het informatie blok Omschrijvingen in bankmutatie wordt deze regel gekopieerd naar Bankmutatie voortaan herkennen met tekst: waarna de regel indien gewenst kan worden aangepast.

 

Bankmutatie boeken op rekening:

Dit betreft de grootboekrekening waar de transactie op moeten worden geboekt.

Stel dat hier de grootboekrekening 2100 wordt ingevuld en bij 'Bankmutatie voortaan herkennen met tekst:' het woord "Belasting".

Gevolg is dat elke banktransacties waarbij het woord "Belasting" voorkomt in de omschrijving zal worden geboekt op grootboekrekening 2100.

 

Kostenplaats

Wanneer de Grootboekrekening een kostensoort heeft moet hier een kostenplaats worden ingevoerd.

 

Volgende

Met de knop Volgende wordt de informatie opgeslagen en de volgende banktransactie met Rekening onbekend getoond.

 

Annuleren

Met de knop Annuleren te drukken wordt het aangeven van herkenningsregels onderbroken.

Het proces van de rekeningherkenning loopt nog wel door om de wijzigingen die zijn gemaakt door te voeren in de overige banktransacties.

 

Rekeningherkenning in het boekscherm

Bij het wijzigen van de grootboekrekening in een journaalpost die geboekt is op Rekening onbekend kan de herkenning alsnog uitgevoerd worden. Er verschijnt dan een venster met de details van de banktransactie. Het kenmerk voor de herkenning kan daaruit worden afgeleid en deze kan aan de herkenningstabel worden toegevoegd met een verwijzing naar de gewenste grootboekrekening. Bij het annuleren van dit scherm wordt eenmaal de vraag gesteld of het scherm voor de rest van de Mill7-sessie onderdrukt moet worden. Na het bevestigen van die vraag zal de herkenningsfunctie in het boekscherm niet meer uitgevoerd worden. De functie wordt weer geactiveerd wanneer Mill7 opnieuw gestart wordt.