|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Boeken > Aanmaningen |
Aanmaningen worden aangemaakt voor openstaande posten die na een bepaalde termijn nog niet betaald zijn.
De functie kan worden opgestart via menu Administratie> Financieel> Aanmaningen.
Er kunnen maximaal 7 termijnen (bijv. 30, 60, 90,120, etc dagen) worden gebruikt bij het aanmanen van debiteuren.
Termijnen kunnen worden ingevoerd via menu Onderhoud > Financieel > Schema's.
De tekst die naar de klant gecommuniceerd wordt kan variëren op grond van de termijnen dat openstaande post onbetaald zijn gebleven.
De teksten kunnen worden ingevoerd en onderhouden via Onderhoud > Gebruikersteksten.
Voor de aanmaningen zijn de gebruikersteksten 1 tot en met 7 gereserveerd. Tekst 1 heeft betrekking op termijn 1, tekst 2 op termijn 2, enzovoort.
De oudste openstaande post bepaald de termijn en de tekst die geselecteerd wordt.
Een gebruikerstekst kan gebruikt worden in de lay-out voor de aanmaningsbrief en als body-tekst bij e-mail.
Daarnaast is het mogelijk om de inhoud van aanmaningsbrieven via de lay-out te reguleren.
Aanmaandatum
De aanmaningsdatum wordt standaard gevuld met de huidige datum maar kan gewijzigd worden.
Deze datum wordt gebuikt om te bepalen hoe lang een factuur onbetaald is gebleven en welke termijn aldus van toepassing is.
Uitvoer
Aanmaningen kunnen worden geprint, verstuurd worden via e-mail of ze kunnen worden opgeslagen op de computer.
Printer
Indien aanmaningen worden afgedrukt en er is gekozen voor groep per debiteur of BS adres dan wordt er één document gemaakt. Indien er gekozen is voor verkoper (AM) dan wordt er per verkoper een document aangemaakt.
Het document wordt eerst op het scherm getoond waarna het naar behoeven kan worden geprint of worden opgeslagen.
Aanmaningen worden verstuurd naar de e-mailadressen zoals aangegeven in het scherm bij E-mailopties.
De aanmaning wordt in de e-mail als bijlage toegevoegd.
Wanneer er gekozen is voor SMTP dan worden de SMTP-instellingen toegepast.
Als er geen e-mailadres gevonden wordt dan kan de regel niet geselecteerd worden in het voorstel.
Bestand
De aanmaningen worden opgeslagen in een te kiezen formaat en op een aan te geven locatie bij Bestandsopties.
Groeperen aanmaningen
Aanmaningen kunnen op de volgende manieren worden gegroepeerd:
–Per debiteur
–Per adres begeleidend schrijven (BS)
–Per verkoper (AM)
Het adres begeleidend schrijven en de verkoper kunnen worden ingevuld bij de debiteur.
Hierdoor is het mogelijk om aanmaningen van verschillende debiteuren te verzamelen naar één adres.
Wanneer er gegroepeerd wordt per adres begeleidend schrijven of verkoper, dan zullen de debiteuren waarbij deze informatie ontbreekt gegroepeerd worden op één regel. Deze regel kan niet geselecteerd worden om te verwerken.
Per verzendadres wordt bepaald welke post het langst openstaat, uitgedrukt in termijnen. De tekst die is toegekend aan deze termijn wordt gebruikt bij de aanmaning.
Het adres dat in de standaard aanmaningsbrief wordt genoemd wordt als volgt bepaald.
Groeperen per debiteur
Hierbij wordt altijd het factuuradres afgedrukt als dat is ingevuld, ter attentie van de BS-persoon.
Als er geen BS-persoon is ingesteld, of als het Tav-veld bij de BS-persoon niet is ingevuld, dan wordt er geen persoon in het adres genoemd.
Groeperen per adres begeleidend schrijven (BS)
Hierbij wordt altijd het BS-adres afgedrukt, ter attentie van de BS-persoon als dat gegeven is ingevuld.
Groeperen per verkoper (AM)
Hierbij wordt het adres van de werkgever van de verkoper afgedrukt als dat is ingevuld, ter attentie van de verkoper.
Als het Tav-veld bij de verkoper niet is gevuld, dan wordt er teruggevallen op de zoeknaam van de verkoper.
Selecties
Begeleidend schrijven
Het gaat hier om de firma welke kan worden opgegeven in het adres begeleidend schrijven bij de debiteur op het tabblad Adressen.
Verkoper (AM)
Hier kan gekozen worden voor één specifieke account manager of voor alle.
Debiteur
Hier kan gekozen worden voor alle debiteuren, voor alle debiteuren waar geen BS-adres is ingevuld, of één specifieke debiteur.
De tweede optie is handig om alle debiteuren zonder BS-adres een aanmaning te sturen nadat eerst voor alle debiteuren met een BS-adres een aanmaning is gemaakt via groeperen per BS-adres.
Notitie: Een debiteur kan worden geblokkeerd voor aanmaningen. In dat geval zal de debiteur nooit meegaan in de selectie.
Laatste aanmaandatum
Door gebruik te maken van deze selectie kunnen debiteuren die al een aanmaandatum hebben gelijk of na de laatste aanmaandatum worden uitgesloten.
Deze optie werkt alleen goed als bij het aanmaken van de aanmaningen is gekozen voor de optie 'Log aanmaandatum openstaande post'.
Opties
Log aanmaandatum openstaande post
Deze optie kan niet tegelijk gebruikt worden met de optie Test voorbeeld tonen.
Wanneer voor deze optie gekozen is wordt per factuur de termijn en de aanmaandatum opgeslagen.
Bij Relaties>debiteuren>openstaande posten wordt per factuur aangegeven hoe vaak de factuur is aangemaand.
Op het rapport Openstaande posten debiteuren kan per factuur per termijn de laatste aanmaandatum worden geprint.
Overschrijf aanmaandatum
Indien gewenst kan de aanmaandatum van een bepaalde termijn, die bij een openstaande post is geregistreerd, bij een nieuwe aanmaning voor diezelfde termijn overschreven worden. Dit werkt alleen als er gekozen is voor E-mail.
De oude registratie, de eerdere aanmaandatum en het gegeven dat de aanmaning voor die termijn al eerder was gemaakt, gaat daarmee verloren. Een extra aanmaning voor dezelfde termijn zal dan ook niet meetellen in het aantal aanmaningen die voor de openstaande post zijn gemaakt.
Marge-opties
Bij het aanmaken van de aanmaning worden print marges gebruikt.
Deze bepalen waar het adres van de geadresseerde wordt afgedrukt.
Deze instellingen zijn vooral handig bij het gebruik van venster enveloppen.
Bestandsopties
Export formaat
De aanmaning kan worden aangemaakt in verschillende formaten.
PDF en RTF zijn formaten die niet automatisch werken.
De drivers moeten via menu Onderhoud> instellingen> Relaties worden geregistreerd op het werkstation.
Voor meer informatie zie het onderwerp Rapporten> E-mail.
Bestandslocatie
Per verzendadres wordt er fysiek een document aangemaakt dat verstuurd of afgedrukt wordt.
De locatie van deze fysieke bestanden kan worden ingegeven.
Bestandsnaam
De naamgeving van het bestand kan geselecteerd worden.
In geval er geen begeleidend schrijven is ingevuld zal de debiteuren code/naam gebruikt worden.
Email-opties
Onderwerp tekst
Hier kan een vrije tekst worden ingevuld die als onderwerp in de e-mails gebruikt moet worden.
Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail kan naar keuze worden aangevuld met de code/naam van de firma begeleidend schrijven. Als er geen firma begeleidend schrijven wordt gevonden wordt de code /naam van de debiteur gebruikt.
Gebruikerstekst in body
Voor de body-tekst kan een gebruikerstekst worden geselecteerd. Deze wordt dan voor alle aanmaningen gebruikt. Als er geen body-tekst voor de e-mail is geselecteerd wordt de gebruikerstekst gebruikt die per termijn is ingegeven op het tabblad selecties.
Voor de aanhef in de body-text wordt gebruik gemaakt van het veld 'Aanhef' van de persoon naar wie de aanmaning wordt verstuurd.
Tekst met opmaak in body
Met deze optie is het mogelijk om een tekst voor de e-mail-body te voorzien van verschillende opmaakeigenschappen zoals kleur en lettertype. Afbeeldingen worden ook ondersteund.
Gebruik de lijstknop om een body-tekst aan te maken, te selecteren of te onderhouden.
Met de knop Nieuw in de knoppenbalk kan een nieuwe tekst worden aangemaakt.
Engelse en Nederlandse teksten worden ondersteund. De taal die in de e-mail wordt toegepast wordt bepaald door de taal van de ontvanger.
Body-teksten kunnen worden aangepast en opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Gebruik de knop Open in de knoppenbalk om een bestaande tekst te selecteren.
De tekst "{opening}" kan worden opgenomen in een body-tekst. Deze code wordt bij het aanmaken van een e-mail vervangen door de openingszin die hiervoor bij de persoon kan worden ingevoerd.
Verwijder bestanden
Wanneer deze optie aan staat worden de documenten nadat ze verstuurd zijn verwijderd.
Lay-out
Via Onderhoud > Instellingen > Facturering > Opmaak kan de te gebruiken lay-out worden ingegeven.
Het bestand van deze lay-out moet opgeslagen staan in de map Mill7\Reports\Custom.
Is bij de instellingen geen lay-out aangegeven, dan wordt Aanmaningen.rpt in de map Mill7\Reports gebruikt.
In de standaard lay-out is ruimte gereserveerd voor inleidende en afsluitende gebruikersteksten. Deze zijn afhankelijk van de ouderdomstermijn van de openstaande posten.
Voor de aanmaningen zijn de gebruikersteksten 1 tot en met 7 gereserveerd. Tekst 1 heeft betrekking op termijn 1, tekst 2 op termijn 2, enzovoort.
Met een rapport dat op maat gemaakt is kan de inhoud van een aanmaningsbrief helemaal naar wens worden ingericht.
Tabblad Voorstel
Aan de hand van de selecties wordt een voorstel opgebouwd. Standaard worden alle aan te manen debiteuren aangevinkt.
Indien bepaalde debiteuren incidenteel niet aangemaand mogen worden, kan dit vermeden worden door het vinkje in de betreffende regels te verwijderen.
E-mail direct verzenden
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer bij Uitvoer voor de E-mail (lokale e-mailclient) is gekozen en niet voor SMTP.
Met deze optie worden de aanmaningen automatisch verzonden zonder tussenkomst van de gebruiker.
Zonder deze optie wordt voor elke aanmaning een e-mail aan de gebruiker getoond via de lokale e-mailclient (bijvoorbeeld Outlook). De gebruiker moet elke e-mail verzenden of afsluiten om de verwerking voort te zetten.