Installatie > Opschonen bestanden

Bestanden worden opgeslagen per boekjaar. Hierdoor kunnen de bestanden geschoond worden in een volgend boekjaar. In een volgend boekjaar worden mutaties (zoals journaalposten of gefactureerde uren) niet meegenomen, tenzij mutaties nog in het nieuwe jaar afgehandeld moeten worden, zoals onbetaalde openstaande posten of te factureren uren.

Met schonen wordt bedoeld het verwijderen van records die niet meer gebruikt worden. Bijvoorbeeld grootboekrekeningen of debiteuren.Het verwijderen van de records wordt toegestaan als in dat jaar geen mutaties bestaan. Door het schonen per jaar worden de bestanden kleiner, waardoor bijvoorbeeld rapporten sneller worden. Bijvoorbeeld historische facturen- of uren- bestanden blijven zo beperkt in omvang.

Totdat bestanden in het nieuwe boekjaar geschoond worden, kunnen records worden geblokkeerd door het kruisvakje blokkeren aan te zetten. Op een geblokkeerde grootboekrekening kan bijvoorbeeld niet meer geboekt worden, op een geblokkeerde debiteur kunnen geen uren meer worden geschreven.