|
<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie: Rapporten > Mailing |
Met de Pro- of Trust-versie kunnen mailing- of verzendlijsten worden aangemaakt.
Via menu Administratie > Relaties > Mailing kunnen mailings worden aangemaakt.
Per mailing kan worden aangegeven naar welke personen deze mailing wordt gestuurd.
Elke mailinglijst wordt gekenmerkt door een nummer en een omschrijving.
Onderhoud
De knop Onderhoud dient voor het aanmaken, hernoemen, kopiëren en verwijderen van mailinglijsten.
Via de knop Kopiëren in het onderhoudsscherm kan de geselecteerde mailinglijst worden gekopieerd naar een nieuw aan te maken mailinglijst.
Bestaande mailinglijsten kunnen niet worden overschreven.
Toevoegen en verwijderen van personen
Personen kunnen eenvoudig worden toegevoegd of verwijderd door het selectievakje in de eerste kolom om te zetten, of via de selectieknop.
De knop Selectie roept de selectiefunctie op, waarmee personen op basis van diverse criteria kunnen worden toegevoegd of verwijderd.
Standaard worden alle personen geselecteerd. De selectie kan worden verfijnd door bij een bepaald criterium het vinkje bij Alle te verwijderen en een keuze te maken.
Bij de meeste criteria kunnen in een lijst die met een promptknop wordt opgeroepen een selectie van codes worden gemaakt.
Het is mogelijk om de selectie verder te verfijnen door ook op andere criteria te selecteren.
De samenstelling van de selecties kan worden uitgevoerd door op Toevoegen of Verwijderen te klikken.
Daarna kunnen meer personen worden toegevoegd of verwijderd door de functie Toevoegen/Verwijderen nog een keer op te roepen en een andere selectie toe te passen.
Als alle vinkjes bij de personen in de lijst in orde zijn gemaakt kan op de knop voor Aanmaken worden geklikt.
Er kunnen e-mails worden aangemaakt, of brieven, of etiketten. De keuze tussen de methoden wordt rechtsboven gemaakt.
Een mailinglijst wordt leeggemaakt via de knop Lijst leegmaken in het selectiescherm. Alle vinkjes worden dan verwijderd uit de geselecteerde lijst.
De resetfunctie is definitief en kan niet worden teruggedraaid.
Personen kunnen ook worden geselecteerd of gedeselecteerd voor mailinglijsten op het tabblad Mailing in het onderhoudsscherm van Firma's en Personen.
Selectie op Service Company
In het scherm Personen, tabblad Overig, kan worden aangegeven aan welke service company de persoon verbonden is.
Dit gegeven kan in de mailing gebruikt worden om een mailing meerdere malen uit te voeren telkens voor een andere service company. Dit kan handig zijn omdat klanten van verschillende service companies een andere kerstkaart krijgen of een brief of e-mail met een andere inhoud. Ook etiketten kunnen zo gesorteerd per service company worden afgedrukt.
Aanmaken mailing
Een mailing kan op drie manieren worden uitgevoerd.
Voor alle geselecteerde personen kunnen e-mails worden verstuurd, brieven worden gemaakt of etiketten.
De beschrijving op de knop rechtsonder in het scherm geeft aan welke methode rechtsboven in het scherm is geselecteerd.
Als op de knop wordt geklikt dan doemt er een nieuw venster op waarin opties voor de gekozen methode ingesteld kunnen worden.
Voor het gebruik van de e-mail-functionaliteit lees ook onderwerp E-mail.
E-mails kunnen alleen verstuurd worden naar personen waarbij het e-mailadres is ingevuld in het scherm Personen > Adressen.
Zet in het e-mailprogramma de optie direct verzenden uit om ervoor te zorgen dan de e-mails in het Postvak uit worden geplaatst. Daardoor kunnen ze worden gecontroleerd, aangepast of verwijderd voor verzending. Eventueel kan de mailing opnieuw gedaan worden, als blijkt dat er onvolkomenheden zijn, voordat de verzending wordt uitgevoerd.
- Stuur een E-mail per adres
Naar elk persoon in de selectie kan een persoonlijke e-mail worden verzonden. Het is dan mogelijk om de aanhef van een persoon in het bericht op te nemen.
Voor de wijze van verzending worden drie opties gegeven.
1.SMTP (hiervoor is een SMTP-server vereist, zie ook SMTP-instellingen)
Berichten worden direct verzonden. Vooraf wordt een melding gegeven met de mogelijkheid het proces te stoppen.
2.Gebruik lokale e-mail client
Per bericht wordt een e-mail aangemaakt en op het scherm getoond. De e-mail moet door de gebruiker worden verzonden.
3.Gebruik lokale e-mail client en verstuur direct
Per bericht wordt een e-mail gemaakt. Er kan een beveiligings waarschuwing komen die per e-mail geaccordeerd moet worden. Voor outlook kan deze beveiliging worden uitgezet in de instellingen.
- Stuur een e-mail via lokale client (BCC)
E-mails kunnen ook in bulk verzonden worden door alle geadresseerden in de BCC van de e-mail op te nemen.
Persoonlijke aanhef is dan niet mogelijk omdat alle personen dezelfde e-mail ontvangen.
Zo zien andere personen niet in de e-mail staan door de adressering in de BCC.
Om een e-mail te kunnen versturen is het nodig om een e-mailadres in de Aan-adressering van een e-mail te plaatsen. Dat is afhankelijk van uw omgeving. Indien nodig kunt u dit adres invullen bij E-mail adres aan. Een bijbehorende naam kunt u vermelden in het veld eronder.
Via de BCC-optie zal de e-mail altijd via uw e-mailclient worden verstuurd, en nooit via SMTP.
Bij een bulkmailing kan het aantal adressen dat opgenomen wordt in één bericht worden gemaximaliseerd (tot 99). Als de selectie meer adressen oplevert dan het ingestelde maximum dan worden er meerdere berichten aangemaakt, steeds met een aantal adressen dat overeenkomt met het ingestelde maximum, totdat er niet meer adressen zijn. Bij 36 adressen en een maximum van 10 worden er dus vier berichten aangemaakt, drie met 10 adressen en één met 6 adressen.
Inhoud
–Bijlage
–Selecteer hier een bestand dat als bijlage wordt toegevoegd aan de e-mail.
Indien een HTML-document als bijlage wordt meegestuurd en er is geen gebruikerstekst geselecteerd om in de e-mail te tonen dan wordt automatisch het HTML-document in de e-mail weergegeven. Dit werkt niet in alle e-mailprogramma's, maar wel in Outlook Express. Hierdoor wordt het mogelijk om op HTML gebaseerde documenten prachtig opgemaakte e-mails aan te maken.
–Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail. Dit is een verplicht veld.
–Gebruikerstekst in body
Selecteer de gebruikerstekst die gebruikt moet worden als body-tekst van de e-mail.
–Tekst met opmaak in body
Met deze optie is het mogelijk om een tekst voor de e-mail-body te voorzien van verschillende opmaakeigenschappen zoals kleur en lettertype. Afbeeldingen worden ook ondersteund.
Gebruik de lijstknop om een body-tekst aan te maken, te selecteren of te onderhouden.
Met de knop Nieuw in de knoppenbalk kan een nieuwe tekst worden aangemaakt.
Engelse en Nederlandse teksten worden ondersteund. De taal die in de e-mail wordt toegepast wordt bepaald door de taalinstelling hieronder.
Body-teksten kunnen worden aangepast en opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Gebruik de knop Open in de knoppenbalk om een bestaande tekst te selecteren.
De tekst "{opening}" kan worden opgenomen in een body-tekst. Deze code wordt bij het aanmaken van een e-mail vervangen door de openingszin die hiervoor bij de persoon kan worden ingevoerd.
–Engels
Indien aangevinkt zal de Engelse tekst worden gebruikt in de e-mail-body.
–Persoonlijke aanhef opnemen in e-mail
Deze is optie is aan beschikbaar als gekozen is voor Gebruikerstekst.
Het veld Aanhef op het tabblad Personen > Overig wordt in de body-tekst getoond voor de gebruikerstekst.
Brieven
Bij het samenstellen van brieven kan worden aangegeven welke gebruikerstekst moet worden afgedrukt en in welke taal.
Daarnaast wordt gebruik gemaakt van printmarges. Hiermee kan de kantlijn en de plaats van het adres worden beïnvloed.
Bij gebruik van vensterenveloppen is dit erg handig.
Een aangemaakte brief is gebaseerd op een Crystal Reports rapport. Dit rapport wordt standaard meegeleverd bij Mill7.
Indien er een aangepaste versie beschikbaar is kan de optie Maatwerk rapport gebruiken worden aangevinkt.
Deze aangepaste maatwerkversie kunt u zelf maken met Crystal Reports 8 of 8.5, of u kunt het door Millogic laten doen.
Dit rapport moet de naam "mailing.rpt" krijgen en in de map Mill7\Reports\Custom worden geplaatst.
Etiketten
Voor etiketten zijn 5 formaten beschikbaar in zowel A4 als letter formaat.
Daarnaast kan het lettertype en de lettergrootte worden ingesteld, wat handig kan zijn bij lange adressen of kleine etiketten.
Druk eerst een voorbeeld af op een blanco vel om te testen of de etiketten goed gepositioneerd worden.
Leg deze afdruk op een vel met etiketten om te zien of het resultaat goed is.
Adressen
De adressen die worden getoond in de lijst bij brieven en etiketten zijn als volgt bepaald.
Als de werkgever bij een persoon niet is ingevuld dan wordt het adres van de persoon zelf toegepast.
Als de werkgever wel is ingevuld dan wordt in beginsel het postadres van deze firma gebruikt, maar als dat niet is ingevuld dan het bezoekadres van de firma.
De landcodes in de lijst komen op dezelfde wijze tot stand. Deze landcodes worden ook bij de selectie gebruikt.
Debiteuren en crediteuren
Debiteuren en crediteuren zijn herkenbaar in de lijst aan de hand van de toevoegsels [D] of [C] achter de namen.