Beheer > Relaties > Herstelfuncties

Herstel functies hebben allemaal betrekking op de bestanden in Relatiebeheer.

Deze functies kunnen worden opgestart in het Beheermenu, optie Herstelfuncties.

Op het scherm dat verschijnt kunnen 5 verschillende functies worden aangeroepen die hieronder worden beschreven:

1. Herstel tabelnummers in relatiebestanden

2. Herstel F90

3. Verwijder lege tabel codes

4. Verwijder lege relatie codes

5. Verwijder zwevende records

Alle functies kunnen allemaal tegelijk worden uitgevoerd door overal het vinkje aan te zetten.

Belangrijk: Maak voordat U een of meerdere functies uitvoert eerst een back up!

1. Herstel tabelnummers in relatiebestanden

Deze functie zorgt ervoor dat alle tabelnummers van alle voorkomende bestanden in Relatiebeheer worden gecontroleerd en indien nodig hersteld aan de hand van de tabelnummers in het bestand layout. Deze tabelnummers worden gebruikt in rapporten.

2. Herstel F90

In bestand F90 komen alle ingevoerde personen en firma's voor. Bestand F90 wordt opgebouwd aan de hand van bestanden Personen (F91) en Firmas (F92). De functie vergelijkt de waarden in F90 met de waarden in Personen en Firmas. Als een waarde uit F90 niet voorkomt in Personen en Firmas dan wordt de persoon of firma aangemaakt. Als er een code in Personen of Firmas voorkomt die niet in F90 staat dan wordt er een record in F90 aangemaakt.

3. Verwijder lege tabelcodes

In Relatiebeheer kunnen zelf tabellen worden onderhouden.

Als deze functie wordt uitgevoerd controleert Mill7 of er in deze tabellen records voorkomen waarvan het tabelnummer leeg is.

Als zo'n record voorkomt wordt deze verwijderd.

4. Verwijder lege relatiecodes

Met deze functie worden de bestanden Personen en Firmas gecontroleerd op code. Als deze code leeg is dan wordt het record verwijderd.

Bovendien worden alle Relatiebeheerbestanden (F110 t/m F147) doorgelopen. Als er een record voorkomt waarvan de firmacode leeg is dan wordt het record verwijderd.

Om notities in rapportages goed te tonen is het noodzakelijk dat creatiecodes in de records uniek zijn.

Met deze optie worden dubbele creatiecodes uniek gemaakt en de creatiecode in de notities aangepast.

5. Verwijder zwevende records

Deze functie controleert of er in bestanden records bestaan die gerelateerd zijn aan moederrecords die niet aanwezig zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om actiedetails die verwijzen naar een niet bestaande actie. De oorzaken van dit soort situaties kunnen uiteenlopen, maar het komt erop neer dat een proces niet volledig is uitgevoerd, bijvoorbeeld doordat er een fout is opgetreden. Als een actie moet worden verwijderd dan moeten ook de records met de details worden verwijderd. Dat zijn afzonderlijke stappen. Als er bij de verwijdering van het moederrecord of kort daarna een fout optreedt dan kan het gebeuren dat de onderliggende records, de actiedetails in ons voorbeeld, niet verwijderd worden. Die blijven dan "zweven". Om te voorkomen dat ze later per ongeluk verbonden worden aan een nieuw aangemaakt moederrecord is het verstandig om zwevende records te verwijderen. Om die reden is het aan te raden om deze functie af en toe uit te voeren.

Als er records voorkomen in deze bestanden waarvan de relatiecode niet in bestand F90 (Firma's en Personen) voorkomt wordt dit record gezien als een "zwevend record". Door het uitvoeren van deze functie wordt dit record dan ook verwijderd. Als deze functie wordt uitgevoerd wordt daarom allereerst de functie "Herstel F90" uitgevoerd. Deze optie wordt automatisch geselecteerd.

Zwevende records kunnen ook voorkomen in andere bestanden, zoals notities, documenten, acties en mailing. Zwevende records in deze bestanden kunnen ook worden verwijderd. Met een test kan vooraf worden gecontroleerd of er zwevende records aanwezig zijn.