In Mill7 kunnen conceptfacturen op basis van uren, verschotten of vaste vergoedingen worden gemaakt. Deze facturen kunnen worden geprint of opgeslagen buiten Mill7.
De account manager keurt de conceptfacturen goed, waarna de definitieve factuur opnieuw aangemaakt moet worden alvorens te kunnen worden geboekt.
Het proces van Facturering kan vertraging oplopen als niet alle concepten zijn goedgekeurd of gecorrigeerd.
Individuele concepten kunnen niet worden uitgesloten van het factuur proces. Het is wel mogelijk om per debiteur te factureren.
Alloceren conceptfacturen
Een andere mogelijkheid is om conceptfacturen te alloceren. Gealloceerde conceptfacturen worden in Mill7 opgeslagen en kunnen via het scherm worden gecontroleerd, gecorrigeerd en geaccordeerd.
Voordeel hiervan is dat facturen niet meer hoeven te worden geprint. Bovendien kunnen goedgekeurde conceptfacturen worden gefactureerd ook als nog niet alle concepten zijn goedgekeurd.
Uren, verschotten en vaste vergoedingen waarvoor een conceptfactuur is gemaakt worden geblokkeerd zodat ze niet gewijzigd of nogmaals gefactureerd kunnen worden.
Om gebruik te kunnen maken van deze vorm van conceptfacturen moet in de instellingen de optie 'Alloceer conceptfacturen' aan staan.
Tevens kan in de instellingen voor facturering gekozen worden voor de optie 'Accorderen concepten door twee gebruikers'.
Het aanmaken van de conceptfacturen staat beschreven in het help onderwerp Factureren uren, verschotten en vaste vergoedingen.
Accorderen conceptfacturen
Het controleren en accorderen van de conceptfacturen wordt uitgevoerd met de functie 'Accorderen conceptfacturen' in het menu Administratie> Uren.
Opmerking
•Deze optie is alleen beschikbaar in de Trust-versie.
•Alleen gebruikers met het recht 'Uren per debiteur wijzigen' en het recht 'Accorderen conceptfacturen' kunnen de functie 'Accorderen conceptfacturen' uitvoeren
•Het scherm 'Accorderen conceptfacturen' kan alleen in het huidige boekjaar worden geopend.
•Gealloceerde conceptfacturen worden, ongeacht hun status, verwijderd als voor alle service companies een nieuw boekjaar wordt aangemaakt. De betrokken uren en vaste vergoedingen worden daarbij vrijgegeven en kunnen in het nieuwe boekjaar worden gefactureerd.
Het scherm 'Accorderen conceptfacturen' laat in het bovenste deel van het scherm een lijst zien van alle conceptfacturen van relaties waarbij de geselecteerde persoon in de opgegeven functie is betrokken.
Met behulp van de rapportknop in de knoppenbalk wordt het overzicht geëxporteerd naar Excel.
Door (Account manager)
De accountmanager kan gekozen worden uit een lijst van Personen. De lijst wordt opgehaald met de keuze knop bij het veld 'Door' of met F4.
De lijst van personen kan worden beperkt door een filter in te voeren bij Soort. De lijst laat dan alleen personen zien die een overeenkomstige waarde hebben in het veld Soort in Relaties> Personen> Basisgegevens.
Functie
Gebruikers van de Mill7 Trust-versie met een licentie voor de Relatiebeheer module kunnen in het veld Functie als extra filter de functie van een Trustmedewerker (Relatie beheer bestand F116 veld 6 tabel 7).kiezen.
Selecteren en bekijken factuur details
Door een factuur te selecteren worden op het tabblad 'Uren in concept' alle uren regels getoond die horen bij de geselecteerde factuur.
Met de knop <Bewerk factuur> wordt bovendien het scherm <Concept> met alle factuur regels geopend.
Door een andere factuur te selecteren zullen zowel het tabblad 'Uren in concept' als het scherm <Concept> de detail informatie van de nieuw geselecteerde factuur vertonen.
Acc.door, Afgekeurd
Wanneer een conceptfactuur is goedgekeurd of afgekeurd staat de gebruikerscode van de gebruiker die heeft goedgekeurd / afgekeurd in de betreffende kolom.
Wanneer gekozen is voor de optie 'Accorderen concepten door twee gebruikers' zijn er 2 kolommen 'Acc.door'. De factuur is dan alleen accoord als twee verschillende gebruikers akkoord hebben gegeven.
Tabblad Uren in factuur
Op dit tabblad worden de urenregels betrokken bij de factuur getoond. Hier kan de omschrijving van de uren regels worden aangepast. Indien de optie 'Extra kolom omschrijving in lijst' bij de Uren instellingen aan staat wordt deze kolom ook getoond. De extra kolom kan bij het accorderen gebruikt worden voor het noteren van opmerkingen voor intern gebruik, bijvoorbeeld in geval van afkeuren van een conceptfactuur.
Tabblad E-mailadressen
Op dit tabblad staan de e-mail adressen vermeld waarnaar de factuur, bij verzenden per e-mail, wordt verzonden.
<Rapport>
Met behulp van de knop Rapport wordt van de geselecteerde conceptfactuur de Factuur en de eventuele Uren specificatie op het scherm getoond.
<Bewerk factuur>
Met deze optie worden de factuur details op het scherm <Concept> geopend.
De volgende velden kunnen worden aangepast: 'Datum', 'Periode', 'Factuuradres', 'Adres begeleidend schrijven' en 'Factuurtekst'.
Wijzigen met betrekking tot adressen gelden alleen voor de betrokken factuur. Indien de adressen ook voor toekomstige facturen gelden moeten ze gewijzigd worden bij de debiteur.
Als voor diverse facturen de datum en/of periode aangepast moet worden dan kan dat bij het boeken van de concept facturen.
<Akkoord>, <Afkeuren>
De conceptfacturen moeten per stuk worden goedgekeurd met de knop <Akkoord>.
Als gekozen is voor de optie 'Accorderen concepten door twee gebruikers' is een factuur alleen geaccordeerd als twee gebruikers akkoord hebben gegeven.
Het afkeuren van een individuele factuur kan met de knop <Afkeuren>.
Een akkoord of afgekeurd terugdraaien kan door nogmaals de betreffende knop te kiezen.
Dit kan alleen worden gedaan door dezelfde gebruiker die de akkoord/afgekeurd in eerste instantie heeft aangezet.
Een conceptfactuur die al is goedgekeurd kan alsnog worden afgekeurd met de knop <Afkeuren>.
<Alles afkeuren>
Met deze knop worden alle facturen die nog niet geaccordeerd zijn afgekeurd.
<Verwijder factuur>
Wanneer de optie 'Verwijderen concept factuur in scherm accorderen conceptfacturen' aanstaat kan met deze knop een draft factuur worden verwijderd.
Alleen gebruikers met het recht 'Verwijder concept factuur in scherm accorderen conceptfacturen' kunnen de knop gebruiken.
Verwerken conceptfacturen
Nadat de conceptfacturen zijn beoordeeld kunnen ze verder worden verwerkt (boeken, printen, e-mailen, verwijderen) via de factuur module.
Open het factuur venster door in de knoppenbalk op de knop factureren te drukken of kies Factureren in het Administratie menu. Kies daarna de printknop 
in de knoppenbalk.
Verwijderen concepten
Conceptfacturen die zijn afgekeurd moeten eerst worden verwijderd voordat onderliggende gegevens zoals uren, verschotten en vaste vergoedingen kunnen worden gewijzigd en de factuur opnieuw kan worden aangemaakt.