In Mill7 kan vertrouwelijke contact informatie van contract partners worden opgeslagen en beschermd.
Alle relaties worden aangemaakt als firma of als persoon. De relatie tussen firma en persoon met een doel vennootschap wordt vastgelegd in relatiebeheer.
Basisgegevens van een relatie kunnen worden versleuteld. Hierdoor is het niet meer mogelijk om gegevens te rapporteren anders dan de naam.
Verder is het mogelijk om gegevens af te schermen met behulp van de gebruikers rechten.
Versleutelen van informatie
In de Trust-versie kan adres informatie van personen en firmas in de Service companies versleuteld worden.
De informatie wordt zodanig in de database opgeslagen dat ze niet leesbaar uit de database kan worden opgehaald zonder een encryption key of de hulp van Millogic Software.
Om gebruik te kunnen maken van deze functie moet in Instellingen> Trust> Basisgegevens de optie 'Versleutel adresinformatie relaties' aan worden gezet.
Als de optie aanstaat, verschijnt er een knop 
op tabblad Basisgegevens firma's en personen.
De knop is groen als de gegevens niet versleuteld zijn en rood als de gegevens wel versleuteld zijn.
Door op de knop te drukken verschijnt het scherm 'Versleutelde gegevens'.
De adres gegevens zijn alleen nog zichtbaar op dit scherm. De gegevens worden versleuteld opgeslagen in een ander deel van de database.
De adresvelden op het tabblad Adressen bij firmas en personen worden leeggemaakt en ontoegankelijk.
De velden Naam en Zoeknaam op het tabblad Basisgegevens bij firmas en personen worden niet leeggemaakt.
Indien een relatie ook niet herkend mag worden op naam, kan de naam ook versleuteld worden.
Dit kan door bij de relatie in het tabblad Basisgegevens in de velden Naam en Zoeknaam de naam te vervangen door bijvoorbeeld de Code van de relatie.
De werkelijke naam van de relatie is dan alleen nog zichtbaar via het scherm 'Versleutelde gegevens'.
Wij adviseren om geen Soort Firma of Soort Persoon als bijvoorbeeld UBO te gebruiken maar om de relatie met doel vennootschappen vast te leggen in relatiebeheer.
Gebruikers moeten het recht Basis> Relaties 'Toegang tot versleutelde NAW informatie' hebben om deze knop te kunnen zien en gebruiken.
Versleutelde informatie kan alleen worden bekeken via dit scherm.
Geen enkele Mill7 functionaliteit heeft toegang tot de versleutelde informatie behalve (in geval van voldoende rechten):
–De zoek functie (CTRL+F) zal in de velden Naam en Zoeknaam de naam van versleutelde relaties laten zien en geen code.
–De rapporten 'EU scan firma' en 'EU scan personen' laten de naam van de relatie zien.
Opslaan van een contract partner
De module Relatiebeheer is geïntegreerd in het scherm relaties.
Gebruikers kunnen de bestanden en velden zelf definieren met behulp van Beheer> Relatiebeheerinstellingen.
Het relatiebeheer bestand 136 is bedoeld om informatie in bij te houden met betrekking tot contacten zoals UBO's of UPC's.
Afhankelijk van de eigen instellingen kan de naam van het bestand verschillen maar het nummer blijft hetzelfde.
Het veld 10 in bestand 136 is een J/N veld waarmee een relatie kan worden aangewezen als UBO.
Het onderstaande scherm laat een voorbeeld zien van bestand 136. In dit voorbeeld heeft veld 10 het label UBO.
Gebruikers rechten Relatie beheer
Om er zeker van te zijn dat alleen gebruikers met de juiste bevoegdheden deze informatie kan zien en wijzigen is het mogelijk om per relatiebeheer bestand toegangsrechten aan en uit te zetten.
Gebruikers zonder rechten voor bestand 136 kunnen de informatie niet benaderen via het relatiebeheer scherm, op gerelateerde rapporten of via het tabblad Relaties bij firmas en personen
